مصوبه قوه قضاييه در خصوص آيين نامه اجرايي درمورد دفاتر و كانون خدمات الكترونيك قضايي

در اجراي تبصره ۲ ماده ۶۵۵ قانون آيين دادرسي كيفري مصوب ۱۳۹۲، «آيين نامه اجرايي دفاتر و كانون خدمات الكترونيك قضايي» به شرح مواد آتي است.

عبارات اختصاري در اين آيين نامه در معاني زير به كار مي رود:

مركز: مركز آمار و فناوري اطلاعات قوه قضاييه؛

معاونت خدمات: معاونت خدمات الكترونيك قضايي مركز؛

دفتر / دفاتر: دفتر /دفاتر خدمات الكترونيك قضايي؛

كانون: كانون دفاتر خدمات الكترونيك قضايي؛

مدير /مديران دفتر: شخص /اشخاص داراي پروانه دفتر؛

درگاه: محلي براي شروع و پيگيري امور قضايي در فضاي مجازي؛

پروانه: مجوز تاسيس و بهره برداري دفتر؛

سامانه: سامانه خدمات الكترونيك قضايي؛

درخواست: تقاضاي استفاده از هر نوع خدمت قضايي؛

باجه: بخشي از دفتر كه در خارج از مكان اصلي آن قرار دارد؛

متقاضي: شخصي كه تقاضاي استفاده از خدمات را دارد؛

هيات بدوي: هيات بدوي رسيدگي به تخلفات دفاتر؛

هيات تجديد نظر: هيات تجديد نظر رسيدگي به تخلفات دفاتر.

هزينه خدمات قضايي: هزينه هايي كه جهت طرح و پيگيري امور قضايي به موجب قوانين و مقررات مربوط تعيين شده است.

خدمات الكترونيك قضايي

اشخاص حقيقي يا حقوقي جهت اقامه، طرح و پيگيري دعاوي، شكايات و ساير امور قضايي، از طريق دفاتر يا درگاه و با استفاده از سامانه هاي الكترونيكي و مخابراتي اقدام مي كنند.

در روش اقدام از طريق درگاه، درخواست به همراه مستندات مربوط، به سند الكترونيكي تبديل و پس از محاسبه هزينه خدمات قضايي توسط سامانه و پرداخت الكترونيكي آن، كد رهگيري اخذ و از طريق سامانه به مرجع مربوط ارسال مي ‌شود.

مركز مكلف است امكان استعلام اصالت اسناد را به صورت الكترونيكي فراهم و در صورت ممكن نبودن استعلام الكترونيكي، تاييد اصالت اسناد را از طريق سامانه امكان پذير نمايد.

در روش اقدام از طريق دفتر، متقاضي درخواست خود را به همراه مستندات آن به دفتر تحويل مي دهد. دفتر پس از احراز هويت و محاسبه هزينه خدمات قضايي از طريق سامانه و پرداخت الكترونيك آن، اسناد ياد شده را به سند الكترونيكي تبديل مي كند و به رؤيت متقاضي مي رساند. دفتر پس از مطابقت اسناد الكترونيكي با اوراق ابرازي توسط متقاضي، آن را از طريق سامانه به مرجع صالح ارسال مي كند.

سازمان هاي تابعه قوه قضاييه، ضابطان دادگستري، كارشناسان رسمي و ديگر اشخاص و نهادهاي مرتبط با دادرسي، مكلفند نتيجه اقدامات، گزارش ها و اجراي دستورات قضايي را پس از ثبت و اخذ كد رهگيري از طريق سامانه به مرجع مربوط ارسال كنند.

در مورد گزارش هاي داراي طبقه بندي مركز مكلف است تمهيدات مقتضي جهت عدم افشاي آنها را معمول نمايد.

ضابطان دادگستري مكلفند در جرايم مشهود و امور فوري مطابق قانون آيين دادرسي كيفري پس از انجام اقدامات اوليه و ضروري و تشكيل پرونده مقدماتي، نسبت به ثبت پرونده و انعكاس نتيجه اقدامات در سامانه و ارسال الكترونيكي آن به مرجع قضايي صلاحيت دار اقدام كنند.

مركز موظف است با همكاري مراجع قضايي، سازمان هاي تابعه قوه قضاييه و ديگر اشخاص و نهادهاي مرتبط ظرف يك سال از تاريخ تصويب اين آيين نامه، نسبت به شناسايي و ارائه خدمات و استعلامات الكترونيكي از طريق دفاتر يا درگاه اقدام كند.

تشكيلات دفتر

دفتر از مدير دفتر، كارشناس حقوقي و كاركنان دفتري تشكيل مي ‌شود.

شرايط مدير دفتر و كارشناس حقوقي به شرح زير است:

تابعيت كشور جمهوري اسلامي ايران؛

پايبندي به قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران؛

تدين به دين مبين اسلام و التزام عملي به احكام و اخلاق اسلامي؛

دارا بودن مدرك كارشناسي با بالاتر در رشته‌ هاي مرتبط با حقوق، فقه و مباني حقوق اسلامي و علوم قضايي از دانشگاه ها و مؤسسات آموزش عالي يا مدرك سطح دو يا بالاتر از حوزه هاي علميه؛

داشتن حداقل بيست و چهار سال سن براي مدير دفتر و حداقل بيست و دو سال براي كارشناس حقوقي؛

دارا بودن كارت پايان خدمت يا معافيت دائم از خدمت نظام وظيفه براي داوطلبان مرد؛

عدم محكوميت به انفصال دائم از خدمات دولتي و عمومي؛

دارا بودن مدرك مهارت كار با رايانه از مراجع معتبر؛

نداشتن سوء پيشينه موثر كيفري؛

عدم اعتياد به مواد مخدر؛

عدم وابستگي به احزاب و گروهك هاي مخالف نظام جمهوري اسلامي ايران با هواداري آنها.

صدور پروانه دفتر توسط رييس مركز منوط به احراز شرايط زير است:

شركت در آزمون تخصصي و كسب حداقل هفتاد درصد نمره تراز ميانگين يك درصد حائزان بالاترين نمره تراز؛

دارا بودن حداقل سه سال سابقه كار مرتبط براي دارندگان مدرك كارشناسي يا سطح دو حوزه علميه، دو سال براي دارندگان مدرك كارشناسي ارشد يا سطح سه حوزه علميه و يك سال براي دارندگان مدرك دكتري تخصصي يا سطح چهار حوزه علميه.

افراد زير نمي توانند به عنوان مدير و كارشناس حقوقي در دفتر فعاليت كنند:

مستخدمان دستگاه هاي موضوع ماده ۵ قانون مديريت خدمات كشوري و ماده ۲۹ قانون برنامه پنج ساله ششم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران؛

شاغلان به امر تجارت موضوع ماده ۲ قانون تجارت؛

وكلا و كارشناسان رسمي دادگستري.

در مواردي از قبيل فوت، حجر، استعفاء، لغو مجوز و ساير مواردي كه منجر به عدم امكان حضور مدير دفتر شود، نحوه اداره دفتر به موجب دستورالعملي است كه توسط رييس مركز ظرف يك ماه پس از ابلاغ اين آيين نامه تهيه و ابلاغ مي ‌شود.

امور مالي و تعرفه ها

هزينه شركت در آزمون و صدور پروانه، ميزان حق عضويت در كانون و تعرفه خدمات دفاتر با پيشنهاد كانون، تاييد رئيس مركز و تصويب رئيس قوه قضاييه تعيين مي‌ شود.

دريافت كليه وجوه صرفاً از طريق روش هاي تعيين شده از سوي مركز و با ارائه رسيد مراجعان انجام مي ‌شود.

دريافت وجه كمتر از تعرفه بابت خدمات ارائه شده بلامانع است.

افراد تحت پوشش كميته امداد امام خميني (ره)، مددجويان مستمري بگير سازمان بهزيستي و زندانيان بي بضاعت با تاييد سازمان زندان ها و اقدامات تاميني و تربيتي كشور از پرداخت تعرفه خدمات دفاتر معاف هستند. مركز مكلف است ظرف شش ماه از تاريخ ابلاغ اين آيين نامه، با هماهنگي مراجع مذكور، امكان استعلام الكترونيك افراد تحت پوشش را فراهم كند.كانون موظف است هزينه خدمات ارائه شده به اين اشخاص را به دفاتر پرداخت كند.

معاونت خدمات

وظايف معاونت خدمات به شرح زير است:

آموزش، توسعه كمي و كيفي خدمات، ايجاد رويه واحد در حوزه خدمات قضايي و اداري دفاتر؛

پيشنهاد برنامه و دستورالعمل هاي مربوط به خدمات الكترونيك قضايي و دفاتر به رئيس مركز؛

ايجاد هماهنگي بين دفاتر با مراجع قضايي و ديگر مؤسسات دولتي و عمومي؛

بررسي تقاضاي صدور پروانه، استعفاء و انتقال و پيشنهاد آن به رئيس مركز؛

نظارت بر حسن اجراي وظايف دفاتر و كانون و گزارش آن به رئيس مركز؛

نظارت بر فرايند ثبت نام متقاضيان پروانه و بررسي صلاحيت آنان؛

ارائه راهكارهاي افزايش رضايت مراجعان؛

ارزيابي عملكرد و رتبه بندي دفاتر.

معاونت خدمات مي تواند از ظرفيت معاونت فناوري اطلاعات و برنامه ريزي دادگستري كل استان ها و يا كانون جهت اجراي وظايف خود بهره گيرد. روساي كل دادگستري استان ها در اجراي اين مقررات، با معاونت خدمات و كانون همكاري لازم را به عمل مي آورند.

بازرسي و نظارت

بازرسي و نظارت بر حسن انجام امور دفاتر به طور مستمر از سوي معاونت خدمات با استفاده از تجهيزات الكترونيكي متعارف و هوشمند انجام مي شود. در صورت نياز، بازرسي ميداني به صورت دوره اي يا موردي نيز انجام مي شود. مدير دفتر و كاركنان دفتر موظف اند همكاري لازم را با بازرس يا هيأت بازرسي به عمل آورند.

بازرسي از دفاتر با رتبه پائين تر از ميانگين كشوري، بايد حداقل يك نوبت در سال به صورت ميداني انجام شود.

هرگونه بازرسي از دفاتر از حيث وظايف محول شده، با هماهنگي مركز انجام مي شود.

رتبه بندي دفاتر بر اساس شاخص هايي از قبيل ميزان رضايت مندي مراجعان، تعداد و نوع تخلفات انتظامي، گستره و تنوع خدمات رايگان ارائه شده به افراد محروم، گزارش هاي بازرسي و ميزان پايبندي به مقررات و نظامات انجام مي شود. نتيجه رتبه بندي از طريق پايگاه اطلاع رساني به اطلاع مديران دفتر مي رسد.

مركز مي تواند متناسب با رتبه بندي دفاتر، امتيازهايي از قبيل تخفيف در حق عضويت و مجوز تاسيس باجه به دفاتر اختصاص دهد.

مركز موظف است زيرساخت لازم جهت دريافت گزارش ها و شكايت هاي مردمي از دفاتر را با رعايت اصل محرمانگي هويت گزارش دهنده و ايجاد نظام انگيزشي متناسب فراهم كند.

مقررات انتظامي

شكايت انتظامي و گزارش تخلف مديران دفاتر در هيات بدوي رسيدگي مي شود. در صورتي كه شكايت به معاونت خدمات با كانون و يا ديگر مراجع ارائه شود، جهت رسيدگي به هيأت بدوي ارسال مي گردد.

هيات هاي بدوي و تجديد نظر در تهران مستقر است. مركز در صورت نياز مي تواند در مراكز استان ها هيات بدوي را تشكيل دهد.

هيأت بدوي مركب است از دو قاضي با انتخاب رييس قوه قضاييه و يك نماينده كانون كه مطابق اساسنامه از ميان مديران دفتر غير از اعضاي هيأت مديره انتخاب مي شود.

هيات تجديد نظر مركب از دو قاضي با انتخاب رييس قوه قضاييه و يك نماينده مركز است. قضات تجديد نظر هيأت مذكور بايد حداقل داراي پايه ۹ قضايي باشند.

هر يك از هيأت هاي بدوي و تجديد نظر داراي يك قاضي و حسب مورد يك نماينده كانون و نماينده مركز به عنوان عضو علي البدل مي باشند.

رييس هيأت هاي بدوي و تجديد نظر از بين قضات عضو و با رأي اكثريت اعضا انتخاب مي شود.

آراي هيأت هاي بدوي و تجديد نظر بايد مستدل و مستند به مقررات قانوني باشد.

جلسه هيأت با حضور كليه اعضا تشكيل و رأي اكثريت معتبر است.

مجازات هاي انتظامي به قرار زير است: درجه يك: تذكر شفاهي؛ درجه دو: اخطار كتبي؛ درجه سه: توبيخ كتبي با درج در پرونده؛ درجه چهار: توبيخ با درج در پايگاه اطلاع رساني مركز؛ درجه پنج: تعليق موقت به مدت سه ماه تا يك سال از مديريت دفتر؛ درجه شش: تعليق موقت بيش از يك سال تا سه سال از مديريت دفتر؛ درجه هفت: لغو دائم پروانه.

مسئوليت تخلفات انتظامي در دفاتر به عهده مدير دفتر است.

در موارد زير تعقيب انتظامي موقوف مي شود:

تخلف، مشمول امر مختومه باشد؛

تخلف، مشمول مرور زمان شده باشد؛

منفك شدن دائم از مديريت دفتر؛

فوت مدير دفتر.

مدت مرور زمان تعقيب انتظامي، دو سال از تاريخ وقوع تخلف و يا آخرين اقدام تعقيبي است.

در تخلفات مشمول مجازات هاي درجه يك تا چهار، هيات مي تواند با ملاحظه وضعيت فردي و اجتماعي مدير دفتر، سوابق و اوضاع و احوالي كه موجب تخلف شده است، پيش بيني اصلاح، اظهار ندامت وي، جبران خسارت شاكي يا گذشت وي، تعقيب انتظامي را به مدت يك تا دو سال معلق كند. هرگاه مدير دفتر از تاريخ صدور قرار تعليق تعقيب تا پايان آن مرتكب تخلف منجر به محكوميت قطعي شود، هيات قرار تعليق تعقيب را لغو و به موضوع رسيدگي مي كند و در صورت محكوميت، مطابق ماده ۴۴ اين آيين نامه عمل مي شود.

هيأت مي تواند با توجه به مدت فعاليت دفتر، نداشتن سابقه محكوميت انتظامي، ملاحظه وضعيت فردي و اجتماعي، اوضاع و احوال وقوع تخلف، پيش بيني اصلاح، اظهار ندامت و جبران خسارت شاكي يا گذشت وي، مجازات مرتكب را يك تا دو درجه تخفيف دهد.

آراء هيات بدوي قطعي است؛ مگر در مجازات درجه چهار تا هفت كه توسط محكوم عليه يا رييس مركز ظرف مهلت بيست روز از تاريخ ابلاغ قابل اعتراض در هيأت تجديد نظر مي باشد. آراء برائت در خصوص تخلفات مستوجب مجازات درجه پنج تا هفت ظرف مهلت مذكور توسط رييس مركز قابل اعتراض است.

مرتكبان هر يك از تخلفات زير به مجازات درجه يك محكوم مي شوند:

عدم نصب دستگاه نوبت دهي يا عدم استفاده از سامانه نوبت دهي؛

فراهم نكردن زمينه استفاده از امكانات رفاهي براي مراجعان؛

عدم نصب اطلاعيه هاي مركز يا كانون ويژه مراجعان؛

عدم نصب تعرفه خدمات در محل مناسب.

مرتكبان هر يك از تخلفات زير به مجازات درجه دو محكوم مي شوند:

ترك محل خدمت در خلال ساعات موظف اداري توسط مدير دفتر بدون عذر موجه؛

تأخير در ارسال آمار و اطلاعات درخواستي به مراجع صلاحيت دار؛

عدم رعايت نوبت مراجعان در ارائه خدمات؛

عدم تسليم قبض رسيد وجوه به مراجعان.

مرتكبان هر يك از تخلفات زير به مجازات درجه سه محكوم مي شوند:

عدم رعايت استانداردها و نصب تجهيزات اعلام شده از سوي مركز؛

تكرار تاخير در ورود به محل خدمت يا تعجيل در خروج از آن؛

عدم حضور فعال در دوره هاي آموزشي مربوط؛

به كارگيري افراد فاقد گواهي مهارت در دفتر؛

عدم نظارت منتهي به بي نظمي در امور دفتر؛

عدم رعايت عفاف، حجاب و شعائر اسلامي؛

سهل انگاري در ثبت اطلاعات.

مرتكبان هر يك از تخلفات زير به مجازات درجه چهار محكوم مي شوند:

عدم رعايت نكات امنيتي در حفاظت از اطلاعات و استفاده از سامانه مطابق با ضوابط ابلاغي مركز؛

تقصير در درج اطلاعات يا اسناد در سامانه و يا تأخير غيرموجه در ارسال آنها در امور فاقد مهلت؛

خودداري از ارائه تمام يا بخشي از خدمات به مراجعان بدون عذر موجه در ساعت كار دفتر؛

ثبت اطلاعات غلط مستوجب رد درخواست در مرجع قضايي؛

به كارگيري افراد ممنوع از خدمت در دفاتر؛

غيبت مدير دفتر تا سه روز بدون عذر موجه؛

رفتار خارج از نزاكت با مراجعان و همكاران؛

امتناع از واريز وجوه به حسابهاي مربوط؛

ايجاد بدبيني يا بي اعتمادي در مردم؛

اهمال در انجام وظايف محوله؛

عدم همكاري با بازرسان.

مرتكبان هر يك از تخلفات زير به مجازات درجه پنج محكوم مي شوند:

تأخير غيرموجه در ارسال يا درج اطلاعات يا اسناد مربوط در سامانه در انجام امور داراي مهلت قانوني؛

افشاي اطلاعات اصحاب دعوا به افراد غيرمسؤول و عدم رعايت حريم خصوصي؛

رفتار خلاف شأن و عرف مسلم مديران دفاتر در فضاي مجازي يا واقعي؛

اشتغال به فعاليت هاي شغلي يا حرفه اي ممنوع موضوع اين آيين نامه؛

محكوميت قطعي كيفري در ارتكاب جرم عمدي فاقد مجازات تبعي؛

استفاده از استعلامات بدون جهت قانوني يا به صورت غيرمجاز؛

غيبت مدير دفتر بيش از سه روز تا ده روز بدون عذر موجه؛

ثبت اطلاعات غلط موجب سقوط حق درخواست كننده؛

تعطيل خدمت در اوقات اداري دفتر تا يك روز؛

جابجايي دفتر پيش از تائيد معاونت خدمات

دريافت وجه بيشتر از هزينه هاي تعيين شده؛

سوء استفاده از موقعيت شغلي.

مرتكبان هر يك از تخلفات زير به مجازات درجه شش محكوم مي شوند:

تعطيل خدمت در اوقات اداري دفتر بيش از يك روز تا سه روز؛

غيبت مدير دفتر بيش از ده روز تا يك ماه بدون عذر موجه؛

محكوميت قطعي به جرايم داراي مجازات تبعي؛

ارتكاب هرگونه اعمال خلاف شرع يا تظاهر به آن؛

ارتباط نامتعارف با مراجعان؛

صدور گواهي خلاف واقع.

مرتكبان هر يك از تخلفات زير به مجازات درجه هفت محكوم مي شوند:

عضويت يا همكاري با فرقه هاي ضاله و جمعيت هاي مخالف نظام جمهوري اسلامي ايران؛

ثبت نام يا تغيير اطلاعات در ثنا بدون درخواست شخص صاحب اطلاعات؛

تعطيل خدمت در اوقات اداري دفتر بيش از سه روز؛

توهين به مقدسات و ارزش هاي اسلامي و انقلابي؛

غيبت مدير دفتر بيش از يك ماه بدون عذر موجه؛

تبليغ عليه نظام جمهوري اسلامي ايران؛

اشتهار به فساد اخلاقي يا مالي.

تخلف از مقررات و ضوابط مرتبط با وظايف مدير دفتر كه در اين آيين نامه براي آن مجازات پيش بيني نشده است، با توجه به اهميت و شرايط ارتكاب، مستلزم يكي از مجازات هاي انتظامي درجه دو تا چهار است.

چنانچه هيأت هاي بدوي و تجديد نظر حين رسيدگي به تخلفات، از وقوع جرم واجد جنبه عمومي مطلع شوند، مكلفند مراتب را به مرجع قضايي صلاحيت دار اعلام كنند. رسيدگي به جرائم توسط مرجع مذكور، مانع از رسيدگي به تخلف انتظامي نخواهد بود.

در صورتي كه مدير دفتر به محكوميت هاي انتظامي مذكور در درجه يك تا چهار محكوم و پس از اجراي حكم ظرف دو سال مجددا مرتكب تخلف شود، مجازات وي يك درجه تشديد مي شود.

در مواردي كه مدير دفتر مرتكب تخلفات متعدد شود، چنانچه تخلفات ارتكابي مستوجب مجازات از يك درجه باشند، مجازات وي يك درجه تشديد مي شود و در غير اين صورت، به مجازات درجه بالاتر محكوم مي شود. در اين مورد، هيات مي تواند مجازات وي را يك درجه تشديد كند.

در صورتي كه هيات بدوي احراز نمايد كه مدير دفتر شرايط مقرر در اين آيين نامه را از دست داده يا از ابتدا فاقد شرايط بوده است، راي به لغو پروانه صادر خواهد كرد. اين راي ظرف بيست روز قابل اعتراض در هيأت تجديد نظر است.

مقررات عمومي

مقررات مربوط به كانون و هيات مديره آن مطابق اساسنامه كانون مركزي دفاتر خدمات الكترونيك قضايي است.

مركز مكلف است:

حداقل هر دو سال يك نوبت آزمون موضوع اين آيين نامه را از طريق مراجع صلاحيت دار برگزار كند.

سالانه اطلاعات مربوط به تعداد پروانه هاي صادره و در انتظار صدور، درصد متقاضيان پذيرفته نشده، توزيع جغرافيايي، ميانگين درآمد منطقه اي، اسامي و نشاني دفاتر، عناوين و تعداد خدمات ارائه شده از طريق دفاتر، ميزان حق عضويت در كانون و ديگر اطلاعات مؤثر براي تأسيس دفتر را به صورت عمومي در پايگاه اطلاع رساني مركز منتشر نمايد.

به منظور ارائه خدمات متناسب به افراد ناتوان يا كم توان جسمي و ذهني، سياستگذاري و نظارت لازم به عمل آورد.

مركز مي تواند مجوز ارائه خدمات الكترونيكي، از قبيل محاسبه ارزش منطقه اي املاك، تبديل گفتار به متن و احراز هويت در فضاي مجازي را با استفاده از فناوري هاي نوين و هوش مصنوعي و با رعايت الزامات فني و امنيتي صادر كند.

به منظور تسهيل دسترسي به خدمات قضايي، مركز مي تواند با توجه به رتبه بندي و امتياز دفـاتر، مجوز تاسيس باجه را صادر كند. دستورالعمل تاسيس باجه ظرف يك ماه پس از ابلاغ اين آيين نامه، توسط رئيس مركز تهيه و ابلاغ خواهد شد.

به منظور ارائه خدمات الكترونيك قضايي در خارج از كشور، مركز مي تواند با همكاري مراجع ذي ربط، امكان استفاده از خدمات را فراهم كند.

رؤساي حوزه هاي قضايي، سازمان ها و مراكز تابعه قوه قضائيه موظف به همكاري با مركز براي اجراي اين آيين نامه مي باشند.

مركز مسئول تأمين امنيت و سطوح دسترسي به سامانه و ايجاد تمهيدات لازم جهت اجرا و نظارت بر حسن اجراي اين آيين نامه است.

گزارش اقدامات اجرايي آيين نامه هر سال يك بار توسط مركز به رئيس قوه قضاييه ارائه مي شود.

اين آيين نامه جايگزين «آيين نامه اجرايي ايجاد دفاتر خدمات الكترونيك قضايي و كانون آنها مصوب 26 /12 /1396» است و در ۵۴ ماده و ۸ تبصره در تاريخ ۲۳ /5 /١۴٠١ به تصويب رييس قوه قضاييه رسيد.

غلامحسين محسني اژيه