آئين نامه حفظ و نگهداري اسناد و مدارك دفاع مقدس

مقدمه حفاظت و نگهداري از آثار و ارزش هاي دفاع مقدس و ثبت حماسه هاي جاودانه امت اسلام و آثار آن در شئون فرهنگي، سياسي، اجتماعي، اقتصادي و نظامي و جلوگيري از نابودي و تحريف و يا به فراموشي سپرده شدن ميراث گران بهاي خون پاك ايثارگران اسلام و دستاوردهاي دفاع مقدس در ماده (3) اساسنامه بنياد مصوب 1383/12/22 مقام معظم رهبري و فرماندهي كل قوا حضرت امام خامنه اي عزيز(مدظله العالي) تصريح شده است. اين آئين نامه در راستاي تداوم اقدامات بنياد و تحقق تدابير مقام معظم رهبري در بخش حفظ و نگهداري اسناد و مدارك دفاع مقدس تدوين مي شود.

هدف هماهنگي و ايجاد وحدت رويه براي مديريت بر فرآيند "شناسايي، جمع آوري، تنظيم، پردازش، ثبت، حفظ، نگهداري و بهره برداري از اسناد مرتبط با دفاع مقدس" براي جلوگيري از تحريف و فراموشي تاريخ، تسريع در بهره برداري از ميراث گران بهاي دفاع مقدس با مشاركت و همكاري دستگاه هاي مرتبط.

تعاريف و اختصارات

2 - بنياد: بنياد حفظ آثار و نشر ارزش هاي دفاع مقدس.

2 - اساسنامه بنياد: اساسنامه بنياد حفظ آثار و نشر ارزش هاي دفاع مقدس، مصوب 1383/12/22 مقام معظم رهبري و فرماندهي كل قوا.

2 - شوراي اسناد و مدارك: منظور شوراي اسناد و مدارك دفاع مقدس به عنوان مرجع سياستگذاري، هدايت، هماهنگي و نظارت در خصوص اسناد و مدارك دفاع مقدس است.

2 - كارگروه اسناد و مدارك استاني: منظور كارگروه تخصصي «آموزش، پژوهش و اسناد دفاع مقدس» يكي از زيرمجموعه هاي شوراي هماهنگي حفظ آثار و نشر ارزش هاي دفاع مقدس استان ها (مصوب هيئت امناي بنياد مورخ 1393/12/21) محسوب مي شود.

2 - سازمان اسناد: منظور سازمان اسناد و مدارك دفاع مقدس مي باشد كه در تابعيت بنياد حفظ آثار و نشر ارزش هاي دفاع مقدس قرار دارد.

2 - سازمان اسناد ملي: منظور سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران مي باشد.

2 - اسناد: كليه اطلاعات و آثار مكتوب و غيرمكتوب در هر شكل يا هر نوع رسانه كه در راستاي انجام وظايف قانوني يا فعاليت شخصي و سازماني توليد يا دريافت شده و محتواي آن قابل استناد، داراي ارزش حفظ و نگهداري و انتقال اطلاعات يا پيام باشد.

2 - اسناد و مدارك دفاع مقدس: هرگونه اطلاعات ثبت و ضبط شده در هر قالب و هر نوع رسانه (اعم از نوشتاري، ديداري، شنيداري و الكترونيكي) كه توسط اشخاص حقيقي و حقوقي يا سازمان ها، در راستاي انجام وظايف سازماني يا فعاليت ها و علائق شخصي ، ايجاد يا دريافت شده و موضوع آنها مستقيم و يا غير مستقيم در خصوص جنگ تحميلي هشت ساله (1359/06/31 لغايت 1367/05/27) و نيز رخدادهاي پيراموني و يا مرتبط با آن ، قبل از آغاز رسمي و بعداز پايان دفاع مقدس و اسناد جبهه مقاومت است كه به عنوان گواهي فعاليت براي مراجعه و يا استناد، واجد ارزش نگهداري دائمي مي باشد، نظير مكاتبات فرماندهان يگان هاي رزمي، وصيت نامه ها، دست نوشته ها و نامه شخصي رزمندگان، مصاحبه تاريخ شفاهي، فيلم ها، عكس ها، طرح ها، نقشه ها و كالك هاي عملياتي توليد يا دريافت مي شود را شامل مي گردد. اسناد مرتبط با بنياد شهيد و امور ايثارگران با هماهنگي آن بنياد انجام مي شود.

2 - سازمان ها و دستگاه هاي مجري و مشمول: كليه دستگاه هاي لشگري و كشوري، سازمان ها، نهادهاي انقلاب اسلامي و شركت هاي تحت پوشش وابسته يا تابعه آنها و شركت هايي كه به نحوي از انحاء از بودجه عمومي استفاده مي نمايند، مؤسسات فرهنگي و سازمان هاي مردم نهاد، مؤسسات عمومي غيردولتي.

مستندات

بندهاي"الف، هـ ، و، ز" از ماده (3) اساسنامه بنياد

هدف هاي راهبردي(2 و3) از موضوع راهبردي شماره(1) سند راهبردي بنياد

فصل پنجم آئين نامه حفاظت اسناد، مدارك و اطلاعات طبقه بندي شده نوشتاري و الكترونيكي در نيروهاي مسلح ابلاغي 1393/05/18

آئين نامه حفاظت اسناد و مدارك طبقه بندي شده ابلاغي شوراي عالي امنيت ملي.

قانون اساسنامه سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران مصوب 1349/02/17 و اصلاحيه شوراي عالي اداري 1381/06/09

تركيب شوراي اسناد و مدارك دفاع مقدس

4 - رئيس بنياد حفظ آثار و نشر ارزش هاي دفاع مقدس (رئيس)

4 - معاون اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي

4 - رئيس شوراي اسناد ملي

4 - نماينده تام الاختيار دادستان كل كشور

4 - نماينده تام الاختيار رئيس ديوان محاسبات كشور

4 - نماينده تام الاختيار ستاد كل نيروهاي مسلح.

4 - نماينده تام الاختيار فرمانده كل آجـا

4 - نماينده تام الاختيار فرمانده كل سپـاه

4 - نماينده تام الاختيار فرمانده كل انتظامي

4 - نماينده تام الاختيار وزير جهاد كشاورزي

4 - نماينده تام الاختيار وزير دفاع و پشتيباني نيروهاي مسلح.

4 - نماينده تام الاختيار وزير امور خارجه.

4 - نماينده تام الاختيار وزير ميراث فرهنگي، صنايع دستي و گردشگري.

4 - نماينده تام الاختيار وزير فرهنگ و ارشاد اسلامي.

4 - نماينده تام الاختيار وزير بهداشت، درمان و آموزش پزشكي.

4 - نماينده تام الاختيار وزير علوم، تحقيقات و فناوري.

4 - نماينده تام الاختيار وزير كشور.

4 - نماينده تام الاختيار سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامي.

4 - نماينده تام الاختيار رئيس بنياد شهيد و امور ايثارگران.

4 - نماينده تام الاختيار رئيس سازمان ميراث فرهنگي، صنايع دستي و گردشگري.

4 - نماينده تام الاختيار رئيس سازمان صدا و سيما.

4 - نماينده تام الاختيار مديريت حوزه هاي علميه.

4 - نماينده تام الاختيار رئيس دفتر سياستگذاري و نظارت راهبردي حفاظت اطلاعات نيروهاي مسلح.

4 - نماينده تام الاختيار رئيس دفتر عقيدتي و سياسي فرماندهي كل قوا.

4 - رئيس سازمان اسناد و مدارك دفاع مقدس (دبير و عضو شورا).

: بنا به پيشنهاد دبير و موافقت رئيس شوراي اسناد و حسب ضرورت، از نمايندگان سازمان هاي لشكري و كشوري و كارشناسان خبره مرتبط با موضوع جلسه دعوت به عمل مي آيد.

: جلسات شوراي اسناد با حضور (نصف به علاوه يك اعضا) رسمي است و تصميمات آن با اكثريت آراء حاضرين اتخاذ مي گردد.

: مسئوليت دبيرخانه «شوراي اسناد» بر عهده رئيس سازمان اسناد و مدارك دفاع مقدس مي باشد.

وظايف و اختيارات شوراي اسناد

5 - سياستگذاري، هدايت، هماهنگي و نظارت بر فرآيند "شناسايي، جمع آوري، تنظيم، پردازش، ثبت، حفظ، نگهداري و بهره برداري از اسناد مرتبط با دفاع مقدس" در داخل و خارج از كشور.

5 - تصويب شيوه نامه نحوه شناسائي، دسترسي، بررسي، ارزشيابي و تعيين تكليف اسناد و مدارك دفاع مقدس.

5 - تصويب دستورالعمل ها، شيوه نامه هاي ساماندهي، تنظيم، توصيف، پردازش، نگهداري و اطلاع رساني اسناد و مدارك دفاع مقدس داراي طبقه بندي و عادي.

5 - تصويب آيين نامه امحاء اوراق زائد و نظارت بر اجراي آن.

5 - تشخيص و تائيد اوراق، زائد قابل امحاء كه توسط دستگاه هاي مشمول موضوع اين آيين نامه و با همكاري سازمان اسناد تهيه و تنظيم شده است، پس از انجام بررسي هاي لازم و صدور مجوز امحاي آنها.

5 - استانداردسازي و تصويب برگه ها(فرم ها)ي موردنياز در حوزه اسناد و مدارك دفاع مقدس.

: مصوبات شوراي اسناد براي اجرا در سازمان هاي لشكري از طريق رئيس ستاد كل نيروهاي مسلح و رئيس هيئت امناي بنياد ابلاغ مي شود.

: مصوبات شوراي اسناد، دريافتي از طريق ستادكل نيروهاي مسلح براي اجرا در سازمان هاي كشوري از طريق رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران با توجه به اختيارات قانوني برابر «ماده3» قانون تأسيس آن سازمان ابلاغ مي شود.

وظايف دبيرخانه:

6 - نظارت بر حُسن اجراي اين آئين نامه و هماهنگي بين كليه دستگاه هاي مشمول در خصوص اسناد و مدارك دفاع مقدس.

6 - تهيه گزارش نوبه اي در خصوص چگونگي اجراي مفاد آئين نامه و مصوبات شوراي اسناد.

6 - دريافت و بررسي فهرست اسناد امحائي ارسالي از دستگاه هاي مشمول و تطبيق با مجوزهاي صادره از سوي شوراي اسناد و اعلام موافقت كتبي به دستگاه هاي مجري.

6 - اعلام نحوه امحاء اوراق زائد به دستگاه هاي مشمول پس از دريافت صورتجلسه شورا در خصوص اوراق امحائي.

6 - اعلام نظر و پيشنهادهاي لازم در خصوص درخواست تعيين تكليف اسناد راكد سازمان هاي لشگري و ارائه در شورا براي تصميم گيري.

6 - انجام امور مربوط به دبيري شوراي اسناد و آماده سازي دستور جلسات شورا براي بحث و بررسي و تصميم گيري.

6 - ارائه مشاوره، كمك و راهنمايي و هماهنگي ،هم افزايي، مشاركت و همكاري في مابين سازمان اسناد و كليه دستگاه هاي مشمول اين آئين نامه.

6 - ايجاد هماهنگي در حفظ اسناد و مدارك دفاع مقدس در جهت پيشگيري از پراكندگي و فرسودگي آنها با استفاده از مناسب ترين روش هاي علمي و فناوري برابر شيوه نامه هاي مربوط به حفظ و نگهداري منابع آرشيوي، تهيه و تنظيم شده توسط اداره كل مرمت و حفاظت معاونت اسناد ملي «سازمان اسناد ملي».

6 - تشكيل و فعال سازي كارگروه هاي علمي، فني و تخصصي حسب مورد با مشاركت اشخاص حقيقي و حقوقي و نمايندگان نهادها و سازمان هاي ذي ربط در راستاي اجراي مفاد اين آئين نامه.

6 - بهره برداري مناسب از امكانات و توانمندي هاي كليه سازمان ها و نهادها، نيروهاي مسلح و مؤسسات فرهنگي.

6 - هماهنگي ايجاد پايگاه آرشيو جامع رقومي(آرشيو ديجيتال) اسناد و مدارك دفاع مقدس به منظور دسترسي و بهره برداري اشخاص حقيقي و حقوقي به صورت نظام مند و آسان به مدارك مزبور برابر دستورالعمل مربوطه.

وظايف سازمان ها و دستگاه هاي مجري و مشمول:

7 - سازمان ها و دستگاه هاي لشكري و كشوري مجري و مشمول اين آئين نامه كه امكانات لازم جهت حفظ و نگهداري اسناد و مدارك دفاع مقدس مطابق با دستورالعمل ها و استاندارهاي سازمان اسناد ملي و ستاد كل نيروهاي مسلح را دارند موظفند يك نسخه الكترونيكي از اسناد مذكور تهيه و به سازمان اسناد تحويل نمايند.

7 - آن دسته از سازمان ها و دستگاه هاي مجري و مشمول كه به هر علت امكان حفظ و نگهداري اسناد مرتبط با دفاع مقدس را به صورت مناسب و استاندارد ندارند، موظفند كاربرگه درخواست تعيين تكليف اسناد و مدارك دفاع مقدس را تكميل و به سازمان اسناد ارسال تا نسبت به تعيين تكليف آن ها اقدام لازم به عمل آيد.

7 - در صورت عدم تأييد فهرست ها، دستگاه مجري مكلف است نسبت به رفع نقايص طبق نظر سازمان اسناد اقدام نمايند.

7 - مسئوليت ارزشيابي اوليه اسناد دفاع مقدس (اعم از اداري و استنادي اسناد و سوابق) به عهـده سازمان يا دستـگاه مجري مربوط مي باشـد.

7 - پس از تأييد فهرست، دستگاه مجري مكلف است ضمن تطبيق فهرست اسناد و مدارك مربوط را در داخل كارتن هاي ويژه بسته بندي و به همراه كاربرگه صورتجلسه تنظيمي به سازمان اسناد تحويل نمايند.

7 - سازمان اسناد موظف است پس از دريافت اسناد از سازمان ها و دستگاه هاي مجري و مشمول، آن ها را براي نگهداري در مخزن آرشيو دفاع مقدس، تحويل سازمان اسناد ملي دهد.

7 - سازمان اسناد ملي مكلف به تأمين مخازن و محل هاي نگهداري مناسب براي اسناد و مدارك دفاع مقدس دستگاه هاي مشمول اين آئين نامه مي باشد و اين مخازن در اختيار سازمان اسناد و مدارك دفاع مقدس خواهد بود.

7 - اسناد تحويلي به سازمان اسناد ملي، مشمول مقررات قانون اسناد ملي ايران، مقررات مربوط به اسناد طبقه بندي شده و مصوبات شوراي عالي امنيت ملي خواهد بود.

7 - كليه سازمان ها و دستگاه هاي مجري اين آئين نامه موظفند يك نسخه روگرفت از اصل تمام اسناد و مدارك معتبر گردآوري شده خود را در قالب لوح فشرده يا نرم افزار به سازمان اسناد تحويل دهند.

وظايف كارگروه اسناد و مدارك استاني: كارگروه اسناد و مدارك استاني درچارچوب مقررات سازمان اسناد، وظيفه هدايت و هماهنگي بين سازمان ها و دستگاه هاي مجري و مشمول در سطح استان را براي اجراي اين آئين نامه بر عهده دارد.

دستورات هماهنگي:

9 - سازمان هاي مشمول اين آيين نامه تا زماني كه اسناد و مدارك دفاع مقدس را در اختيار دارند و روند تحويل و انتقال آنها به سازمان اسناد و مدارك دفاع مقدس به انجام نرسيده، موظفند نسبت به آن دسته از اسنادي كه افشاي مطالب آنها به حقوق اشخاص و يا منافع ملي لطمه مي زند، برابر مقررات مربوط به اسناد طبقه بندي شده و مصوبات شوراي عالي امنيت ملي و نيز دستورالعمل مصوب شوراي اسناد و مدارك دفاع مقدس عمل نمايند.

9 - فرايند شناسايي، جمع آوري، ساماندهي و پردازش، حفاظت، ثبت، نگهداري و بهره برداري از اسناد و مدارك دفاع مقدس در دستگاه هاي مشمول انجام خواهد شد.

9 - به منظور استفاده بهينه از منابع موجود، پرهيز از دوباره كاري و در راستاي تحقق شبكه جامع اسنادي كشور، كليه امور مربوط به نحوه ساماندهي، تنظيم، توصيف، پردازش و تهيه نُسخ پشتيبان در چهارچوب اين آئين نامه انجام خواهد شد.

9 - كليه سازمان ها و دستگاه هاي مجري موظفند از امحاء اوراق زائد، خارج از ضوابط و مقررات اين آئين نامه جلوگيري نمايند.

اين آئين نامه در10 ماده و 5 تبصره در تاريخ 1395/12/05 به تصويب هيئت امناي بنياد حفظ آثار و نشر ارزش هاي دفاع مقدس رسيد و در تاريخ 1403/11/28 مورد بازبيني، اصلاح و تصويب دوباره هيات امناي بنياد قرارگرفت كه از تاريخ تصويب لازم الاجرا مي باشد.

رئيس ستاد كل نيروهاي مسلح و رئيس هيأت امناي بنياد سرلشكر پاسدار محمٌد باقري