مصوبات شماره دو جلسه هفدهم شوراي اجرايي فناوري اطلاعات كشور «دستور العمل اجرايي مديريت نظام مند اسناد الكترونيكي»

مقدمه شوراي اجرايي فناوري اطلاعات در هفدهمين جلسه مورخ 22/ 7/ 1399 بر اساس پيشنهاد سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران، سازمان اداري و استخدامي كشور و سازمان فناوري اطلاعات ايران و در راستاي اجرايي كردن مصوبه سيصد و سي و سومين جلسه شوراي اسناد ملي ايران مورخ 6/ 5/ 99 در خصوص يكسان سازي توليد اسناد و مدارك الكترونيكي و لزوم تدوين دستورالعمل هاي لازم براي ساماندهي اين گونه اسناد و مدارك و در راستاي اجراي قانون اسناد ملي ايران مصوب 17/ 2/ 1349 و تبصره ماده يك و شرح وظايف شورا از ماده (۵) قانون مذكور و با عنايت به بخشنامه شماره ۲۶۰۹۶۹ /38951 مورخ 26/ 12/ 1388 در خصوص اسناد الكترونيكي؛ دستورالعمل اجرايي مديريت نظام مند اسناد الكترونيكي ج.ا.ا به انضمام فرادادههاي ضروري براي توليد، نگهداري و تعيين تكليف اسناد و سوابق اداري، شيوه نامه فني پياده سازي آن‌ را تصويب نمود .

تعاريف اسناد الكترونيكي: به اسنادي اطلاق مي شود كه حاوي اطلاعاتي در مورد فعاليت ها و تصميم هاي دستگاه هاي اجرائي بوده و بر روي رسانه هاي الكترونيكي دريافت، ايجاد، ويرايش ، تبادل و ذخيره مي شوند . فراداده هاي اسناد الكترونيكي: عناصر داده اي مورد نياز براي توصيف هر سند مانند شناسه يكتا، دستگاه يا فرد توليدكننده، موضوع، تاريخ، حقوق دسترسي، اطلاعات تعيين تكليف (موضوع بند الف و ب ماده ۵ قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران)، و مانند آن است كه امكان بازيابي، انتقال و نگهداري نظام مند اسناد الكترونيكي را فراهم مي كنند . داده هاي پايه: داده هايي هستند كه به عنوان مقادير معين (مانند رديف هاي تعيين تكليف اسناد، اصطلاحات عمومي اداري، انواع طبقه بندي اسناد و ...) در سامانه هاي اسناد الكترونيكي مورداستفاده قرار مي گيرند . شمس: شناسه ملي سند كه به اختصار شمس ناميده مي شود، موضوع ماده ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ 15/ 12/ 1396 سازمان اداري و استخدامي كشور . دستگاه هاي اجرايي: دستگاه هاي موضوع ماده ۵ قانون مديريت خدمات كشوري به استثناي دستگاه هاي لايحه اصلاح ماده (۸) قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران . سازمان: سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران . سماد: سامانه مديريت اسناد الكترونيكي است كه اصول حاكم بر مديريت اسناد (دريافت، شناسايي، طبقه بندي، نگهداري و تعيين تكليف، اشاعه و تحويل و راهبري) را منطبق بر استاندارد ۱۶۱۷۵ ISO بر روي اسناد الكترونيكي اعمال مي كند .

اهداف 1 ـ استانداردسازي فراداده هاي ضروري توليد، نگهداري و تعيين تكليف اسناد الكترونيكي و به كارگيري آن در سامانه هاي مرتبط در دستگاه هاي اجرايي كشور . 2ـ تعيين قالب هاي فايل مورد تأييد در توليد اسناد الكترونيكي . 3ـ اختصاص شناسه ملي سند(شمس) به تمام اسناد الكترونيكي كشور در زمان توليد . 4ـ اعمال مصوبات شوراي اسناد ملي در خصوص امحاء يا انتقال اسناد الكترونيكي به سازمان از زمان توليد اين اسناد در سامانه هاي دستگاه هاي اجرايي كشور . 5ـ تسهيل و تسريع فرايندهاي مربوط به مديريت اسناد الكترونيكي و تضمين اصالت و اعتبار اسناد الكترونيكي براي بلندمدت قبل از انتقال به آرشيو سازمان .

تكاليف دستگاه هاي موضوع مصوبه :

سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران 1- 1 تهيه و به روزرساني استاندارد فراداده هاي ضروري اسناد الكترونيكي و شيوه نامه فني پياده سازي آن، اولويت هاي قالب فايل هاي اسناد الكترونيكي، رديف هاي تعيين تكليف اسناد و شيوه نامه ها و راهنماهاي كاربردي لازم، حداكثر تا ۵ ماه پس از ابلاغ اين مصوبه . 1- 2 پيگيري پياده سازي و استفاده از سامانه هاي استاندارد توليد اسناد الكترونيكي در دستگاه هاي اجرايي با هماهنگي كارگروه تعامل پذيري دولت الكترونيكي و سازمان اداري و استخدامي كشور، حداكثر تا ۱۵ ماه پس از ابلاغ اين مصوبه . 1- 3 ايجاد و استقرار سماد و برقراري ارتباط برخط آن با سامانه هاي استاندارد توليد اسناد الكترونيكي در دستگاه هاي اجرايي، حداكثر تا ۱۸ ماه پس از ابلاغ اين مصوبه . 1- 4 تهيه شيوه نامه استاندارد فراداده هاي رايانامه هاي سازماني دستگاه هاي اجرايي با همكاري وزارت ارتباطات و فناوري اطلاعات و سازمان اداري و استخدامي كشور حداكثر تا ۶ ماه پس از ابلاغ اين مصوبه . 1- 5 ارائه گواهي نامه استاندارد اسناد الكترونيكي با همكاري وزارت ارتباطات و فناوري اطلاعات حداكثر ظرف مدت ۱ ماه از تاريخ درخواست شركت توليدكننده سامانه . 1- 6 تهيه و تدوين اصطلاح نامه عمومي اداري و به روزرساني آن حداكثر ظرف مدت ۶ ماه پس از ابلاغ مصوبه .

وزارت ارتباطات و فناوري اطلاعات 2- 1 فراهم نمودن زيرساخت ها و بستر ارتباطي امن و پايدار براي تبادل اسناد الكترونيكي بين دستگاه هاي اجرايي و سازمان . 2- 2 همكاري با سازمان جهت حصول اطمينان از رعايت معيارها و استاندارد سامانه هاي توليد اسناد الكترونيكي در دستگاه هاي اجرايي .

سازمان اداري و استخدامي كشور 3- 1 ارائه عناوين و شناسه خدمات دستگاه هاي اجرايي به منظور استفاده در تدوين اصطلاح نامه هاي اداري عمومي و تخصصي . 3- 2 اعلام شناسه يكتاي پست سازماني و شناسه يكتاي واحد سازماني به منظور استفاده در ساختار شمس و فراداده هاي ضروري اسناد الكترونيكي . 3- 3 لحاظ نمودن شاخص هاي مرتبط با موضوع اين مصوبه به پيشنهاد سازمان در ارزيابي عملكرد ساليانه دستگاه هاي اجرايي . 3- 4 دريافت و بررسي پيشنهادات و تهيه و تدوين پيش نويس كليه مصوبات مربوط به اسناد الكترونيكي با همكاري سازمان و پيگيري تصويب و ابلاغ آن ها .

سازمان ثبت اسناد و املاك كشور 4- 1 ارائه شناسه ملي اشخاص حقوقي براي استفاده در ساختار شمس .

وزارت صنعت، معدن و تجارت : 5- 1 استقرار و كاربردي شدن امضاي الكترونيكي در كليه تبادلات و اسناد .

دستگاه هاي اجرايي

1 استفاده از سامانه هاي داراي گواهي نامه استاندارد اسناد الكترونيكي حداكثر ظرف مدت يك سال از تاريخ ابلاغ اين مصوبه .

2 انتقال داده ها و اسناد الكترونيكي توليد شده قبل از اين مصوبه به سامانه هاي استاندارد حداكثر ظرف مدت يك سال پس از ابلاغ .

سازمان برنامه ‌و بودجه كشور هزينه هاي لازم براي اجراي تكاليف اين ماده را در لايحه بودجه سنواتي دستگاه هاي اجرايي پيش بيني نمايد .

3 توليد اصطلاح نامه اختصاصي در چارچوب شيوه نامه هاي استاندارد (۲۵۹۶۴ ISO ) با همكاري سازمان.

4 استفاده از شمس در توليد اسناد الكترونيكي .

5 اتصال به سماد براي تعيين تكليف و انتقال اسناد الكترونيكي بر اساس قانون اسناد ملي ايران و به روزرساني داده هاي پايه در سامانه هاي خود پس از استانداردسازي، حداكثر ظرف مدت ۲۴ ماه پس از ابلاغ مصوبه .

6 استفاده از گواهي امضاي الكترونيكي در كليه سامانه هاي توليد اسناد الكترونيكي، حداكثر ظرف مدت ۱۲ ماه پس از ابلاغ مصوبه .