تكميل دستورات صادره راجع به وظايف نمايندگان تحديد حدود و اشتباهاتي كه مرتكب مي شوند

نظر باينگه [باينكه] بعضي از نمايندگان و مامورين ثبت كه براي توزيع اظهارنامه و تحديد حدود بمحل اعزام ميشوند در انجام ماموريت خود مراقبت هاي لازمه را نكرده و در اظهارنامه هاي واصله و صورت مجلس هاي مدونه اغلب نقائصي موجود است كه براي رفع آن لازم ميشود مجددا نماينده بمحل اعزام شود و بديهي است اين عمل علاوه براينكه موجبات بطوء جريان ثبت املاك را فراهم ميكند مستلزم مخارج زائدي از حيث پرداخت فوق العاده و خرج سفر و غيره است كه با وجود قطعي شدن مخارج مقدماتي و دريافت حداقل مخارج ثبت يك ملك ايجاد اينگونه اضافه مخارج موجب خسارت صندوق وجوه مقدماتي كرديده [گرديده] و محلي جهت جبران آن نخواهد بود لذا در تعقيب و تكميل دستورات صادره راجع بوظائف نمايندگان تحديد حدود و اشتباهاتيكه مرتكب ميشوند از اين تاريخ مقرر ميدارد: اولا- مامورينيكه براي توزيع اظهارنامه بمحل اعزام ميشوند بايد مراقبت نمايند در اظهارنامه هاي واصله حدود و حقوق و مشخصات ملك طبق مقررات معلوم و نيز اسامي مالكين با اوراق هويت آنها منطبق باشد. ثانيا- مامورين تحديد حدود پس از انجام عمليات تحديد از حيث معاينات محلي و تحقيق راجع بسهام و حقوق ارتفاقي و استيضاح مربوطه بانتقالات و تطبيق حدود با حدود مجاورين و هر گونه اطلاعات لازمه ديكري [ديگري] را كه بايد در محل تهيه كرد يا سرع وقت تحصيل نموده و پس از تگميل [تكميل] صورت مجلس خلاصه عمليات را از دوسيه مربوطه در اداره مركزي يا شعبه محلي استخراج و مطابقه حدود را با حدود املاك مجاور و نمره املاك مجاور را صراحتا در مينوت مستخرجه قيد كرده و بلافاصله مينوت ورقه مالكيت را هم تهيه و بشعبه ضبط حوزه مربوطه تسليم و از متصدي ضبط تصديقي دائر بر اتمام عمليات مربوطه دريافت نمايند تا با ارائه تصديق مزبور بتواند فوق العاده و خرج سفر خود را برطبق مقررات و متحدالمال هاي صادره دريافت كند و ادارات ثبت و شعب آن ميتوانند نصف فوق العاده نماينده را بطور مساعده پرداخته و پس از آنكه بشرح فوق نماينده دوسيه را تكميل و بشعبه ضبط تحويل كرد دستور پرداخت بقيه فوق العاده را صادر كنند- و در صورتيكه معلوم شود نماينده در تطبيق دوسيه با املاك مجاور خبط و اشتباه نموده و يا اينكه احيانا بدون اينكه عمل تطبيق را اجرا نموده باشد از پيش خود نمرة را تعيين و قيد نموده و بطور كلي هرگاه معلوم شود كه نماينده در تهيه صورت مجلس تحديد حدود يا تهيه مينوت مستخرجه و با تطبيق با دوسيه هاي مجاور مرتكب خبط و اشتباهي شده است هر نوع مخارجي گه [كه] از اين راه بصندوق مخارج مقدماتي تحميل بشود مسئوليت پرداخت آن بعهدة نماينده بوده و ادارات تابعه ثبت گل [كل] مكلف هستند گه [كه] مخارج مزبوره را از حقوق نماينده كسر بكذارند [بگذارند] و وقوع غفلت و اشتباه را هم با تعيين اسم نماينده بمرگز [بمركز] راپورت بدهند. بمحاسبات ثبت مملكتي دستور داده ام كه از اين ببعد مراتب فوق را كاملا مورد توجه و دقت قرار داده و در صورت حساب هاي واصله تفتيشات لازمه بنمايند. بايستي آقايان نمايندگان مامور تحديد حدود و توزيع اظهارنامه بطور قطع بدانند گه [كه] اندك غفلت و مسامحه در انجام وظيفه قطع نظر از مسئوليت مالي كه ممگن [ممكن] است در بعضي موارد خيلي سنكين [سنگين] باشد مسئوليت اداري هم داشته و غفلت و مسامحه آنها علاوه بر اينكه در دادن اضافه حقوق و ترفيع رتبه مدخليت تامه خواهد داشت موجب صدور ابلاغ انتظار خدمت يا معافيت از خدمت و غيره خواهد بود. وصول اين متحدالمال و ابلاغ آن را بنمايندكان [بنمايندگان] كتبا اطلاع بدهيد.