دستورالعمل هوشمندسازي و الكترونيكي شدن فرايندها و پرونده هاي قضايي

در اجراي بند ۲۶ سياست هاي كلي برنامه پنج ساله هفتم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران ابلاغي مقام معظم رهبري، ماده ۳۷ سند امنيت قضائي مصوب سال ۱۳۹۹ و در راستاي اجراي سند تحول قضائي به منظور تحقق نظام جامع دادرسي الكترونيكي، «دستورالعمل هوشمندسازي و الكترونيكي شدن فرايندها و پرونده هاي قضائي» به شرح مواد آتي است.

تعاريف و اختصارات:

مركز: مركز آمار و فناوري اطلاعات قوه قضاييه؛

مراجع قضائي: واحدهاي قضايي دادگستري كل استان و شعب حوزه هاي قضائي، شوراهاي حل اختلاف، ديوان عالي كشور، ديوان عدالت اداري، سازمان قضايي نيروهاي مسلح و ساير مراجعي كه به امور قضائي اشتغال دارند؛

اشخاص و مرتبطين پرونده: طرفين دعوا يا شكايت، وكلا يا نمايندگان قانوني يا قائم مقام آنها و ساير اشخاصي كه در فرايندهاي قضائي مداخله دارند از قبيل كارشناس، شاهد و مطلع، كفيل، وثيقه گذار؛

اوراق پرونده: كليه اسناد تنظيم شده توسط مراجع قضائي، مكاتبات و پيوست هاي آن، كه از طرف اشخاص و مرتبطين پرونده يا سايرين ارائه شده است؛

پرونده الكترونيكي: مجموعه اسناد قضايي و اطلاعات مربوط به موضوع مطروحه نزد مرجع قضائي كه با وسايل الكترونيكي، نوري و يا فناوري‏هاي نوين با رعايت سازكارهاي امنيتي، در سامانه هاي قضائي توليد، ارسال، دريافت، ذخيره يا پردازش مي‏شود؛

رقومي سازي: فرآيند تبديل اوراق پرونده و اطلاعات كاغذي به معادل نسخه الكترونيكي آن؛

خدمات قضائي: كليه خدماتي كه در رابطه با پرونده هاي مطروحه در قوه قضائيه به اشخاص و مرتبطين پرونده ارائه مي شود؛

دفاتر خدمات: دفاتر خدمات الكترونيك قضائي؛

درگاه استعلامات: درگاه الكترونيكي استعلامات قضائي است كه امكان استعلام و دريافت پاسخ را از طريق اتصال به سامانه هاي الكترونيكي دستگاه هاي اجرايي فراهم مي نمايد؛

سامانه هاي قضائي : سامانه هايي كه توسط مركز راه اندازي شده است، از قبيل سامانه خدمات الكترونيكي قضائي و سمپ ؛

فرايندهاي قضائي: مجموعه اي از اقدامات و تصميمات مرتبط با دادرسي، اجراي احكام يا ساير امور قضائي كه ايجادكننده يك خدمت به مراجعان يا اجراي تكاليف قانوني قوه قضائيه است؛

امضاء الكترونيكي: عبارت از هر نوع علامت منضم شده يا به نحو الكترونيكي متصل شده به اوراق پرونده است كه براي تاييد مفاد سند توسط امضاء كننده، مورد استفاده قرار مي گيرد؛

درگاه: محلي براي شروع و پيگيري امور قضائي.

: الكترونيكي شدن پرونده هاي قضائي

با ابلاغ اين دستورالعمل، تشكيل پرونده و فرايندهاي قضائي، ظرف مدت ۵ سال از تاريخ تصويب اين دستورالعمل، به تدريج الكترونيكي شده و جايگزيني كافي و معتبر براي شيوه جاري است.

در صورت عدم دسترسي يا اختلال فني در سامانه هاي قضائي، تكاليف مقرر در اين ماده به صورت غير برخط، كاغذي يا ساير روش هايي كه مركز فراهم مي نمايد انجام و پس از رفع موانع، سوابق مذكور به پرونده الكترونيكي الحاق مي شود.

فرايند الكترونيكي شدن پرونده هاي قضائي بايد به نحوي انجام شود كه موجب اختلال در امور نشود. مركز موظف است ابتداي هر فصل متناسب با زيرساخت هاي فني و امكانات مورد نياز، تشكيل پرونده الكترونيكي بر اساس موضوع و مرجع رسيدگي كننده را به مراجع قضايي اعلام نمايد.

در صورتي كه به جهت الكترونيكي نبودن برخي از مراجع قضائي، تهيه اوراق كاغذي از پرونده الكترونيكي لازم باشد فقط اوراق ضروري و مورد نياز چاپ مي شود.

گزارش ها، مكاتبات و استعلامات موضوع ماده ۶۵۲ قانون آيين دادرسي كيفري بين مراجع قضائي با دستگاه هاي اجرايي و ضابطان دادگستري به صورت الكترونيكي و برخط در بستر شبكه ملي عدالت انجام مي شود.

در جرائم مشهود پس از انجام اقدامات اوليه توسط ضابطان، پرونده الكترونيكي متعاقب آن به مرجع قضائي ارسال مي شود.

اشخاص و مرتبطين پرونده مكاتبات خود با مراجع قضائي را از طريق دفاتر يا درگاه و با استفاده از سامانه هاي الكترونيكي و مخابراتي انجام مي دهند .

امضاء الكترونيكي بايد با رعايت تمهيدات امنيتي مطمئن كه مركز فراهم مي نمايد انجام شود.

چنانچه در فرايندهاي قضائي دسترسي به پرونده الكترونيكي مرجع قضائي ديگري ضرورت داشته باشد مرجع رسيدگي كننده با اعلام موضوع به مرجع ذي ربط، دسترسي به پرونده را درخواست مي نمايد. مرجع مذكور با رعايت طبقه بندي اسناد و اطلاعات، دسترسي به تمام يا بخشي از اوراق پرونده را براي مدت متعارف به شعبه متقاضي مي دهد.

ارسال پرونده جهت رسيدگي به اموري از قبيل تجديدنظرخواهي، فرجام خواهي يا صدور قرار عدم صلاحيت، به صورت الكترونيكي انجام مي شود.

: هوشمندسازي و الكترونيكي شدن فرايندهاي قضايي

به منظور افزايش آگاهي مراجعان به قوه قضائيه از فرايندهاي دادرسي، كاهش طرح دعاوي و شكاياتي كه به جهت عدم رعايت تشريفات قانوني يا فقدان دلايل اثباتي به رد دعوا يا شكايت منتهي مي شود ؛ مركز در سامانه هاي قضائي اين امكان را فراهم مي نمايد كه قبل از طرح دعوا يا شكايت راهنمايي و مشاوره هوشمند در مورد تشريفات مربوط به طرح دعوا، مرجع صالح، دلايل اثباتي، فرايندهاي قانوني، رويه قضائي، ميانگين زمان رسيدگي و شيوه هاي رسيدگي مراجع غيرقضائي، به اشخاص ارائه شود.

در مواردي كه درخواست متقاضي صرفاً اعلامي بوده و مستلزم اقدام قضائي نيست، مانند رد تركه، مراتب در سامانه مربوط ثبت و اطلاعات آن بدون تشكيل پرونده قضائي نگهداري مي شود.

در فرايندهاي قضائي انجام استعلام يا دريافت اطلاعات مورد نياز به صورت خودكار خواهد بود. چنانچه به تشخيص مرجع رسيدگي كننده مكاتبه يا استعلام ديگري ضرورت داشته باشد اين اقدام از طريق درگاه استعلامات انجام مي شود.

ارجاع پرونده پس از سابقه يابي با رعايت قواعد صلاحيت، تعداد پرونده هاي ارجاع شده يا مرتبط، فعال يا بلاتصدي بودن شعبه و ساير ملاحظات مربوط به آن واحد قضائي كه توسط رئيس يا معاون ارجاع در بخش تنظيمات سامانه اعمال شده است به صورت خودكار انجام مي شود.

تعيين اوقات و نوبت‏ رسيدگي به پرونده‏ها با رعايت مقررات مربوط، توسط سامانه انجام مي شود.

هزينه هاي قانوني از قبيل هزينه دادرسي، حق الاجراء، حق الزحمه كارشناس، تمبر مالياتي، خسارت احتمالي و ساير وجوهي كه در فرايندهاي قضائي دريافت يا پرداخت مي شود با استفاده از سامانه هاي قضائي محاسبه و به صورت الكترونيكي و غيرحضوري واريز مي شود.

در صورت دسترسي به اطلاعات بانكي اشخاصي كه وجهي به عنوان محكوم به يا ساير عناوين بايد به آنان پرداخت شود، مرجع قضائي ترتيبي اتخاذ مي نمايد كه انتقال وجه بدون واريز به حساب سپرده، مستقيماً به حساب ذينفع انجام شود.

در نيابت هاي قضائي، مرجع معطي بايد پيوست هاي ضروري را به صورت الكترونيكي ارسال يا امكان مشاهده پرونده را براي مرجع مجري نيابت، مجاز نمايد.

انجام مكاتبات يا دستورات در خارج از حوزه قضائي كه مستلزم اقدام اجرائي از سوي مرجع مخاطب نباشد بدون نياز به نيابت قضائي، به صورت الكترونيكي انجام مي شود.

سامانه هاي قضائي بايد به نحوي ارتقاء يابد كه با استفاده از فناوري هاي نوين از جمله هوش مصنوعي، با تحليل اطلاعات ثبت شده، تصميمات سابق و با رعايت مباني قانوني و اصول حقوقي مربوط به موضوع، توانايي تشخيص و پيشنهاد تصميم مناسب اعم از اعدادي يا نهائي را داشته باشد.

در اموري از قبيل صدور گواهي حصر وراثت، اجرائيه چك، اجرائيه هاي كارگري، دستور تخليه، محاسبه ديه و خسارت تأخير تأديه، تصميمات قضائي با استفاده از فناوري هاي نوين و تائيد مقام قضائي صالح انجام مي شود.

در كليه فرايندهاي قضائي چنانچه انجام اقدامي از قبيل صدور ابلاغيه، مكاتبه، ارسال پيامك، ابقاء يا رفع اثر از تصميمات يا هرگونه اقدام بعدي ضرورت داشته باشد حتي الامكان به صورت خودكار از طريق سامانه انجام مي شود.

سامانه هاي قضائي بايد به نحوي ارتقاء يابد كه با بررسي اطلاعات پايگاه هاي داده، امكان تشخيص ملائت يا عدم تمكن مالي اشخاص پرونده يا مرتبط كه اطلاع از آن در فرايندهاي قضائي ضرورت دارد به صورت برخط فراهم شود.

در كليه فرايندهاي قضائي چنانچه به موجب قانون براي اتخاذ تصميم يا اقدام، مهلت تعيين شده است، مانند صدور رأي، ابقاء يا فك قرار تأمين، آزادي محكوم عليه، انجام رفع نقص، تبادل لوايح و ساير موارد در صورت انقضاء مهلت و عدم اقدام، سامانه هاي قضائي بايد به كاربر مربوط و مسئول مستقيم وي هشدار دهند.

گواهي هاي قانوني، از قبيل گواهي طرح دعوا يا قطعيت حكم كه امكان صدور آن بر اساس اطلاعات ثبت شده در سامانه هاي قضائي و بانك هاي اطلاعاتي وجود دارد به درخواست اشخاص مجاز، توسط سامانه مربوط صادر مي شود.

به منظور كاهش اشتباهات و ارتقاء هوشمندسازي فرايندهاي قضائي، در صورت تغيير پيشنهاد سامانه توسط كاربر، علت آن ثبت مي شود. اين تغييرات توسط روساي واحدهاي قضائي بررسي و پيشنهاد اصلاحي به مركز اعلام مي گردد.

تشكيل جلسات تحقيق و رسيدگي الكترونيكي به ترتيب مقرر در دستورالعمل نحوه تحقيق و رسيدگي با استفاده از سامانه هاي ارتباط الكترونيكي مصوب ۱۳۹۹ انجام مي شود.

: خدمات الكترونيك قضايي

مركز كليه خدمات قضائي كه ارائه آن به صورت الكترونيكي يا غيرحضوري به كليه ايرانيان داخل يا خارج از كشور امكان دارد را شناسايي و با همكاري مراجع ذيربط نسبت به راه اندازي آن اقدام مي نمايد.

در مورد اشخاصي كه به تشخيص مركز داراي دانش و توانائي حقوقي كافي باشند و همچنين در اموري كه به لحاظ سادگي امكان استفاده از آن براي عموم مردم وجود دارد، خدمات قضائي از طريق خودكاربري يا به صورت غيرحضوري ارائه مي شود.

مركز مي تواند در راستاي ارتقاء و توسعه الكترونيكي شدن فرايندها و پرونده هاي قضائي از ظرفيت دفاتر خدمات استفاده نمايد.

مركز موظف است به منظور فراهم سازي امكان ارائه حداكثري خدمات مرتبط با پذيرش و تشكيل پرونده ها در بستر سكوهاي (پلتفرم هاي) بخش خصوصي، ضوابط فعاليت و نظارت بر سكوهاي بخش خصوصي ارائه دهنده خدمات قضايي و مجوز لازم به آنها را تعيين نمايد.

: مقررات عمومي

مركز به منظور اجراي اين دستورالعمل نسبت به فراهم نمودن امكانات و انجام امور زير اقدام مي نمايد:

قابليت پويش و رقومي سازي اوراق كاغذي و الحاق آن به پرونده الكترونيكي با كنترل وضوح و شفافيت اوراق رقومي سازي شده؛

امكان نگهداري و استفاده از فايل هاي صوتي يا تصويري و ساير ادله الكترونيكي ارائه شده به عنوان ضمائم و مستندات پرونده؛

تأمين تجهيزات مورد نياز از قبيل پويشگر، ميكروفن، پد امضاء و اثر انگشت يا ساير تجهيزات زيست سنجي؛

ثبت و نگهداري اطلاعات مربوط به ورود هر يك از كاربران به پرونده الكترونيكي، تغييرات در پرونده با درج زمان و كاربر تغييردهنده و شناسايي تخلفات احتمالي و دسترسي غيرمجاز به اطلاعات؛

امكان سابقه يابي خودكار جهت شناسايي پرونده هاي مرتبط و ادغام پرونده ها براي رسيدگي توأمان؛

فراهم نمودن تمهيدات امنيتي براي امضاي الكترونيكي مطمئن، احراز هويت و احراز اصالت؛

قابليت مرتب نمودن اوراق و نمايش اطلاعات بر اساس تاريخ يا موضوع جهت سهولت دسترسي و مطالعه براي اشخاص مجاز؛

امكان مطالعه و دريافت الكترونيكي تمام يا بخشي از أوراق پرونده براي اشخاص مجاز؛

امكان استفاده از سامانه هاي قضائي به صورت غير برخط و تهيه نسخه قابل حمل از پرونده با رعايت ساز و كار امنيتي؛

امكان اطلاع رساني و مشاهده خلاصه پرونده براي اشخاص مجاز؛

ساده سازي كاربري سامانه هاي قضائي و ارائه امكانات لازم از جمله دستيار هوشمند قضائي و نرم افزار تبديل گفتار به متن؛

فراهم سازي امكان درج اطلاعات و موضوعات لازم الاجراي دادنامه ها از قبيل ميزان محكوميت ها و مجازات ها و مبلغ محكوم به در قالب جدول ساخت يافته و ماشين خوان در دادنامه ها؛

ايجاد امكان ثبت زمان، مكان، نوع، شيوه و ابزار وقوع جرم و علل ايجاد دعاوي؛

فراهم نمودن امكان نظارت الكترونيكي بر فرايندهاي قضائي و اعلام خطاها و اقدامات خلاف مقررات به كاربر؛

شناسايي و تبديل فرايندهاي قضائي با قابليت اجراء به شكل الكترونيكي و هوشمند؛

هماهنگي با مراجع ذيربط در رفع مشكلات اجرايي اين دستورالعمل و تدوين شيوه نامه هاي اجرايي مورد نياز؛

ارجاع به كارشناس بر اساس رتبه بندي و شاخص هايي نظير صحت، دقت و امتياز قاضي به نظرات كارشناسي، رعايت مهلت تعيين شده، ارائه گزارش در قالب كاربرگ استاندارد، تعداد ارجاعات قضايي و غيرقضايي و ميزان تخلفات انتظامي توسط سامانه و بدون مداخله عامل انساني؛

ايجاد سازكار ارتباط مؤثر بين سامانه ابلاغ الكترونيك قضايي با سامانه هاي مراجع حاكميتي و سكوهاي بخش خصوصي به منظور گسترش تنوع دسترسي مردم به ابلاغيه هاي قضايي با رعايت ملاحظات امنيتي و حفظ حريم خصوصي؛

فراهم نمودن امكان سپردن تأمين و ضمانت الكترونيكي از قبيل كفالت و توديع وثيقه با توسعه استفاده از اطلاعات مربوط به اموال و اعتبار اشخاص متقاضي و ايجاد ظرفيت ارزيابي و توقيف وثايق به صورت برخط و غيرحضوري؛

فراهم سازي امكان صدور برگ جلب سيار همراه با نيابت سراسري و استعلام برخط و انعكاس نتيجه به مراجع قضايي صادركننده جلب؛

ارتقاي سامانه ثبت نام الكترونيكي (ثنا) با ثبت شماره تلفن همراه متعلق به شخص؛

فراهم نمودن امكان اشتراك گذاري دانش و تجربيات قضات؛

انجام ساير امور لازم براي اجراي اين دستورالعمل.

معاونت راهبردي قوه قضاييه متناسب با توسعه دادرسي الكترونيكي نسبت به ايجاد پست هاي مورد نياز در مركز و مراجع قضائي اقدام و معاونت منابع انساني و امور فرهنگي قوه قضاييه نيز شرح وظايف كاركنان را، متناسب با اين دستورالعمل اصلاح مي نمايد.

معاونت منابع انساني و امور فرهنگي و دانشگاه علوم قضايي و خدمات اداري قوه قضائيه حسب مورد نسبت به برنامه ريزي و برگزاري دوره هاي آموزشي و واحدهاي درسي مرتبط با اين دستورالعمل اقدام مي نمايند.

معاونت مالي، پشتيباني و امور عمراني قوه قضائيه اعتبارات لازم را براي اجراي اين دستورالعمل تأمين و تخصيص مي نمايد.

رئيس مركز مسئول ارائه گزارش مستمر از ميزان پيشرفت و همكاري مراجع ذي ربط به رئيس قوه قضاييه مي باشد.

اين دستورالعمل در ۳۴ ماده و ۳ تبصره در تاريخ 1403/3/27 به تصويب رئيس قوه قضائيه رسيد و از تاريخ ابلاغ لازم الاجرا است.

رئيس قوه قضائيه ـ غلامحسين محسني اژيه