ضوابط مكاتبه با رييس جمهور، دفتر رييس جمهور و پاسخگويي به دستورات

سلام عليكم به منظور ساماندهي و نظام مند بودن مكاتبه با رئيس جمهور محترم و اين دفتر و همچنين ضرورت پاسخگويي دقيق و سريع آن دستگاه، موارد زير ابلاغ مي شود:

1. قبل از ارسال هرگونه درخواست، پيشنهاد و بيان مسايل و مشكلات موردنظر به اين دفتر، موضوع را از طريق مكاتبه و گفتگو با دستگاه ذي ربط پيگيري و حل و فصل نماييد. در صورت عدم حصول نتيجه، مراتب با ذكر گزارش پيگيري به عمل آمده، همراه با پيشنهادها و راهكارهاي كارشناسي به اين دفتر ارسال شود. در صورت عدم رعايت اين موضوع، نامه عودت داده مي شود.

2. مكاتبات در خصوص موضوعات مهم، طرح ها و پروژه هاي با اولويت خاص و نظام مسائل مهم كشور، همراه با پيشنهادها و راهكارهاي اجرايي و متناسب با منابع، محدوديت ها و اقتضائات كشور باشد. در ضمن پيامد پيشنهادهاي ارائه شده، به صورت دقيق بررسي و ارزيابي شود و چند راه حل در مورد مشكلات مطروحه با پيش بيني آثار آن، ارائه گردد.

3. به منظور تمركز در بررسي و رسيدگي به درخواست ها و پيشنهادهاي ارائه شده، از ارسال يك موضوع واحد به رئيس جمهور محترم و معاون اول محترم رئيس جمهور، اعم از مخاطب اصلي و يا رونوشت، خودداري گردد.

4. موضوعاتي كه نياز به طرح در جلسه دولت و صدور مصوبه هيئت وزيران دارد، براي استحضار معاون اول محترم رئيس جمهور ارسال شود.

5. موضوع مكاتبات در يك سطر مجزا و در ابتداي صفحه درج شود و همچنين گزارش هاي چند صفحه اي و تفصيلي، حاوي خلاصه مديريتي باشد.

6. درخواست ها، پيشنهادها و پاسخ هاي ارسالي با امضاي بالاترين مقام دستگاه باشد.

7. از ارسال رونوشت نامه هاي بين دستگاهي، درون دستگاهي، پاسخ هاي موقت و رونوشت هاي زائد پرهيز شود. بديهي است اينگونه نامه ها در دستور كار قرار نخواهد گرفت.

: آني، خيلي فوري، فوري، به ترتيب حداكثر 2، 5 و 7 روز كاري و در موارد عادي حداكثر 15 روز كاري است.

8. پاسخ ها و گزارش نتيجه اقدامات، دقيق، جامع، متقن و مستند به نظرات كارشناسي باشد.

8. در صورت عدم ارائه پاسخ مطابق زمان بندي مذكور، فرآيند پيگيري شروع مي شود كه البته در ارزيابي دستگاه به شدت اثرگذار خواهد بود. بالاترين مقام دستگاه ملزم به ارائه گزارش در خصوص علت تأخير مي باشد.

9. در صورتيكه پاسخ مكاتبات اين دفتر، توسط آن دستگاه براي افراد حقيقي و حقوقي ذي نفع ارسال مي شود، مراتب به اين دفتر منعكس گردد. در ضمن پاسخ نامه هاي نمايندگان مجلس شوراي اسلامي طي رونوشت همان نامه، به معاونت امور مجلس رئيس جمهور ارسال شود.

10. به منظور تعامل و هماهنگي بيشتر در پيگيري دستورات و اجراي اين بخشنامه، نماينده تام الاختيار با امكان دسترسي به كليه نامه هاي عادي و محرمانه، ظرف مدت يك هفته از تاريخ صدور اين ابلاغيه، به اداره كل پيگيري هاي ويژه اين دفتر معرفي شود.

شايان ذكر است، گزارش ارزيابي عملكرد دستگاه ها در خصوص اجراي هر يك از موارد ياد شده و نحوه پاسخگويي به دستورات رئيس جمهور محترم و مكاتبات اين دفتر، هر سه ماه تهيه و به استحضار رئيس جمهور محترم خواهد رسيد.

محسن حاجي ميرزايي