طرز عمل، نگاهداري و تهيه حساب و دفاتر محاسباتي و وظايف محاسبين و تحويلداران

در تعقيب متحدالمال نمره 14557- 32677 راجع به نظامنامة خرج وجوه مقدماتي منتشره در مجله شماره 1548 اينك طرز عمل نكاهداري [نگاهداري] و تهيه حساب و دفاتر محاسباتي و وظايف محاسبين و تحويلداران ذيلا تعيين مي شود كه از تاريخ وصول اين متحدالمال دستورات صادره را رعايت و اجراء نموده و منتهي در پانزدهم هر ماه حساب ماه گذشته مخارج مقدماتي را تنظيم و به عنوان اداره محاسبات ثبت گل [كل] به پست خانه تحويل نمائيد

طرز عمل نسبت بحساب عايدات:

تحويلدار وجوهي را كه دريافت مي نمايد بايستي رسيد چاپي صادر و در دفتر صندوق وارد نموده پس از امضاء سر چك را براي ثبت در دفتر محاسبات و امضاء محاسب ارسال دارد.

در شعبي كه محاسب و تحويلدار يكنفر است و داراي يكدفتر مي باشد تحويلدار پس از تحويل وجه قبض رسيد صادر و امضاء نموده پس از وارد نمودن در دفتر صندوق و ذكر نمره ترتيب (مقصود نمره رديف دفتر است كه براي تسهيل مقابله علاوه بر نمره اصلي قبض روي قبوض رسيد بايد گذارده شود) براي مقابله سر چك يا ته چك نزد مدير شعبه ارسال داشته و مدير شعبه موظف است كه پس از تطبيق ته چك با سر چك را امضاء و تة چك را نيز پاراف كند.

نمايندگانيكه براي توزيع اظهار نامه بقراء و قصبات اعزام ميشوند بمسئوليت خود مطابق قبوض رسيد چاپي عوايد حق الثبت و مخارج را صول نموده و طبق ته چك حساب خود را با صندوق شعبه يا اداره مربوطه تسويه مينمايند.

بديهي است وجوهيكه دريافت مي شود از همان بابت چك رسيد صادر ميشود و در مورد وجوه حق الثبت حتي الامكان بايد در موقع وصول تمبر نيز در روي اظهارنامه الصاق يا باطل شود.

طرز عمل نسبت بحساب مخارج.

سند خرج طبق نظام نامه خرج مقدماتي مزبور و قراردادها در محاسبات با امضاء گيرنده وجه در دو نسخه تهيه و رئيس ادارة يا شعبه پس از رسيدكي [رسيدگي] بايستي صريحا اجازه پرداخت ذيل سند خرج داده سپس در دفاتر محاسبات و صندوق وارد و پس از ذكر نمره ترتيب صفحه خرج دفتر مقدماتي و مهر تحويلخانه پرداخت كردد [گردد].

تبصره [1] كليه دوائر و شعب از محل مخارج مقدماتي بايستي يك مهر مطابق اين نمونه پرداخت شده نمرة ........ تهيه نمايند كه بلافاصله پس از پرداخت سند خرج در دفتر صندوق وارد شده و نمره دفتر صندوق در متن مهر سند خرج ذكر شود.

تبصره 1 [2] مديران جرايد و مطابع هفته يگمرتبه [يكمرتبه] صورت حساب خود را براي صدور سند خرج و دريافت حق الطبع بايستي باداره مربوطه تحويل نمايند و در صورتيكه پانزده روز بگذرد و صورت حساب را با اسناد آن تسليم ننمايند حق دريافت وجه طبع اعلانات را ندارند ايام تعطيل مستثني است.

نسبت به استرداد وجوه اماني كه صاحبان آن به صندوق مراجعه مي گنند [مي كنند] بايد با رعايت حواله و تصديق صاحب محضر و يا مقام صلاحيت دار مربوطه و ذكر نمره ورقه هويت كيرنده [گيرنده] در ظهر چك و اجازه پرداخت رئيس اداره و ثبت در دفتر پرداخت گردد (اين ورقه پس از پرداخت در حكم سند خرج است)

وجوهي گه [كه] بابت عايدات عمومي و قيمت تمبرهاي الصاقي بماليه محل تحويل مي شود قبض رسيد ماليه در حكم سند خرج و بايستي با مهر تحويل خانه و ذكر نمره صفحه ارسالي دفتر حق الثبت بعنوان مدارك عايدات ضميمه صورت حسابيكه باداره ماليه ميدهيد بشود.

تحويل دار حق ندارد بدون اجازه كتبي رئيس خود وجهي پرداخت نمايد.

در آخر هر روز صفحه جمع و خرج دفتر صندوق و در آخر هر هفته صفحه جمع و خرج دفتر محاسبات بايستي بسته شده و در آخر هفته جمع و خرج هر دو دفتر با يكديكر [يكديگر] مطابقه [مطابق] و صورت وضعيت براي ملاحظه رئيس اداره يا شعبه مربوطه ارسال شود و براي آن گه [كه] در دفاتر اختلافي حاصل نشود لازم است كه در آخر وقت هر روز جزء ارقام دو دفتر با هم مقابله شود.

طرز تهيه و تنظيم صورت حساب

شعب تابعه موظفند منتهي تا دهم هر برج راپرت جمع و صورت خرج خود را طبق اسناد خرج به اداره مركزي تسليم نمايند.

ادارات مركزي بلافاصله جمع هر شعبه را طبق راپرت شعبه بجمع دفتر محاسباتي كرفته [گرفته] و اسناد خرج را پس از رسيدكي [رسيدگي] بخرج دفتر كذارده [گذارده] و در نتيجه موجودي نقدي اول ماه شعبه را معين و حساب شعبه را تسويه مينمايد.

ادارات مركزي نهايت تا پانزدهم هر برج بايد بطوري كه در مقدمه اين دستور ذكر شده حساب مخارج مقدماتي حوزه ثبتي خود را با تفكيك عايدات هر شعبه تهيه و در صفحه دوم صورت حساب تحرير و به اداره محاسبات ثبت كل ارسال دارند.

ارقام اسناد خرج بايد در ورقه نماينده مدل نمره با رعايت هر صفحه براي يكي از مواد مندرجه در متحدالمال نمره 14557- 32677- ذكر و بضميمه يك ورقه از هر يك از اسناد بمركز ارسال كردد [گردد] خرج و جمع كل مخارج را كه مربوط بيك نوع خرج است بصفحه سوم صورت حساب نقل دهيد. (مثلا ماده يك راجع بفوق العاده است يك صفحه يا بيشتر مطابق احتياج براي فوق العاده اختصاص داده و كليه ارقامي گه [كه] بابت فوق العاده پرداخت شده در اين صفحه نماينده تحرير و جمع آن را بصفحه سوم صورت حساب نقل مي دهيد)

- كليه ارقام را جمعا و خرجا در صفحه چهارم صورت حساب گه [كه] صفحه خلاصه حساب است نقل داده و در نتيجه موجودي را تعيين مينمائيد.

در صفحه اول صورت حساب جاي مخصوصي براي هر گونه توضيح پيش بيني گرديده كه براي توضيحات محتاج به تهيه مراسله جداكانه [جداگانه] نباشيد و ضمنا همه ماهه بايستي ريز كل موجودي را توضيح بدهيد كه چه مبلغ در بانك وجه و چه مبلغ در صندوق و يا در هر يك از شعب ميباشد.

در خاتمه مقدار .......... نسخه صورت حساب و مقدار ......... نسخه نماينده اسناد براي آن اداره بوسيله بار نامه پستي ارسال كرديد [گرديد].

مديركل ثبت مملگتي [مملكتي] – كاظم سميعي