آيين نامه ساماندهي بايگاني هاي راكد، اسناد، اشياء و اموال آرشيوي قوه قضائيه

در اجراي بندهاي (۱۵)، (۱۷) و (۱۸) سياست هاي كلي نظام اداري ابلاغي ۱۴ / ۱ / ۱۳۸۹ ، بندهاي (۳) و (۴) سياست هاي كلي نظام در بخش پدافند غيرعامل ابلاغي ۲۹ / ۱۱ / ۱۳۸۹ مقام معظم رهبري و جزء (۲) بند (ت) ماده (۳۸) قانون احكام دائمي برنامه هاي توسعه كشور مصوب ۱۳۹۵ با لحاظ ماده (۱) قانون تاسيس سازمان اسناد ملي ايران مصوب ۱۷ / ۲ / ۱۳۴۹ و به منظور بهره گيري از فناوري هاي نوين، ساماندهي و ارتقاء ضريب حفاظت و امنيت اسناد و بايگاني هاي راكد قوه قضاييه، «آيين نامه ساماندهي بايگاني هاي راكد، اسناد، اشياء و اموال آرشيوي قوه قضاييه» به شرح مواد آتي است.

تعاريف و اختصارات

تعاريف و اختصارات به كار رفته در اين آيين نامه عبارت است از:

سند /اسناد: هر نوع نوشته اي از قبيل اوراق پرونده هاي مختومه، دفاتر، اسناد اداري و مالي، آيين نامه ، بخشنامه ، مصوبه، مكاتبه، صورتجلسه ، گزارش ، نمودار و نيز اسناد غيرمكتوب ديداري و شنيداري مانند عكس ، كليشه ، فيلم ، ميكروفيلم ، ميكروكارت و اسناد الكترونيكي كه تهيه، توليد، صادر يا دريافت شده و به صورت دائم يا غيردائم در تصرف قوه قضاييه است؛

اسناد و پرونده هاي مهم و ملي: سند يا پرونده اي كه مفاد و محتواي آن به هر نحو به بحث استيفاي حقوق ملت يا آشكار شدن پاره اي از وقايع مهم و ملي كشور كمك مي كند. پرونده ها و اوراق راجع به مقامات مهم مملكتي، جريان هاي تاريخي، سياسي، اجتماعي و اشخاص مشهور و پرونده هاي قضايي مربوط به قبل از سال ۱۳۲۰، جزء اسناد مهم و ملي تلقي مي شود؛

پرونده /پرونده هاي مختومه: پرونده يا پرونده هايي كه در مراجع قضايي، از قبيل دادسراهاي عمومي، انقلاب و نظامي، دادگاه هاي حقوقي و كيفري، واحدهاي اجراي احكام مدني و كيفري، دادگاه هاي تجديد نظر، دادگاه عالي انتظامي قضات، ديوان عالي كشور، ديوان عدالت اداري، شوراهاي حل اختلاف و سازمان ها و نهادهاي وابسته به قوه قضاييه با رأي يا تصميم يا دستور مقام صالح بايگاني قطعي (راكدي) شود؛

بايگاني راكد: اداره نگهداري اسناد و پرونده هاي مختومه؛

بايگاني نيمه جاري (موقت): مكاني كه در آن تمام اسناد و پرونده هاي قضايي كه دستور بايگاني موقت آن از سوي مقام قضايي صادر شده است، نگهداري مي شود؛

تاريخ بايگاني: تاريخ صدور دستور بايگاني قطعي اسناد و پرونده ها توسط مقام صالح؛

رقومي سازي: فرايند تبديل سند كاغذي به سند الكترونيكي (اسكن و يا ساير طرق ممكن)؛

كاربرگ: برگ كاغذي يا صفحه الكترونيكي مشتمل بر مشخصات كلي پرونده، شامل كلاسه پرونده، شماره دادنامه، تاريخ صدور، تاريخ بايگاني، تاريخ مختومه شدن، موضوع، تعداد اوراق، مشخصات طرفين، مرجع رسيدگي كننده، نتيجه رسيدگي، علت مختومه شدن، درجه اهميت، دسته بندي پرونده، پيوست ها، اموال و اشياء مرتبط با پرونده، موارد مذكور در ماده ۶ آيين نامه و يك قسمت تحت عنوان بايگاني راكد؛

ساماندهي اسناد: فرايند پالايش، ثبت اطلاعات در سامانه، رقومي سازي، انتقال يا امحاء اسناد؛

پالايش: فرايند شناسايي و تفكيك انواع اسناد و استخراج و درج اطلاعات آن ها در كاربرگ خلاصه وضعيت مربوط؛

سامانه: سامانه بايگاني الكترونيكي؛

سمپ: سامانه مديريت پرونده هاي قضايي؛

ثبت اطلاعات: فرايند درج اطلاعات اسناد در سامانه و الصاق تصاوير اسناد رقومي شده به آن؛

اشيا و اموال آرشيوي: اشياء و اموالي كه از نظر اهميت، ماهيت، قدمت يا ارزش تاريخي نگهداري آن ضرورت دارد؛

آيين نامه: آيين نامه ساماندهي بايگاني هاي راكد، اسناد، اشياء و اموال آرشيوي قوه قضاييه؛

هيأت مركزي: هيأت تشخيص اسناد قوه قضاييه، موضوع ماده ۲ آيين نامه؛

هيأت استاني: هيأت تشخيص اسناد دادگستري استان، موضوع ماده ۴ آيين نامه؛

معاونت: معاونت حقوقي و امور مجلس قوه قضاييه؛

سازمان: سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران؛

شورا: شوراي اسناد ملي ايران؛

مركز حفاظت: مركز حفاظت و اطلاعات قوه قضاييه؛

مركز آمار: مركز آمار و فناوري اطلاعات قوه قضاييه.

تشكيلات و وظايف

هيأت مركزي

به منظور سياست گذاري، برنامه ريزي و نظارت بر اجراي آيين نامه، «هيأت مركزي» با تركيب اشخاص زير تشكيل مي شود: الف ـ معاون اول قوه قضاييه (رئيس هيأت) ب ـ معاون حقوقي و امور مجلس قوه قضاييه (دبير هيأت)؛ پ ـ دادستان كل كشور؛ ت ـ معاون راهبردي قوه قضاييه؛ ث ـ رئيس مركز حفاظت؛ ج ـ رئيس مركز آمار؛ چ ـ رئيس سازمان.

رئيس هيأت حسب مورد و به تناسب موضوع مي تواند از افراد و مقامات براي شركت در جلسه دعوت به عمل آورد.

وظايف و اختيارات هيأت مركزي به شرح زير است: الف ـ سياست گذاري و تعيين خط مشي مرتبط با آيين نامه؛ ب ـ تعيين ميزان اهميت و مدت نگهداري پرونده هاي مختومه قطعي؛ پ ـ تعيين ضوابط انتقال اسناد و پرونده هاي مهم و ملي از مراجع و واحدهاي قضايي؛ ت ـ تعيين ضوابط ارسال پرونده هاي مختومه ضروري و مهم و ملي حسب مورد به معاونت و يا سازمان؛ ث ـ تعيين ضوابط ساماندهي اسناد و پرونده هاي اداري و مالي؛ ج ـ تعيين مرجع و ضوابط امحاي اسناد و پرونده هاي مختومه غيرضروري؛ چ ـ تعيين ضوابط انتقال اشياء و اموال آرشيوي مرتبط با قوه قضاييه و پيشنهاد تخصيص اعتبار لازم؛ ح ـ تصويب ضوابط ارائه خدمات آرشيوي براي امور آموزشي، پژوهشي، علمي و فرهنگي و غيره و استفاده از بخش خصوصي براي ارائه خدمات فوق؛ خ ـ پيشنهاد اصلاح آيين نامه به رئيس قوه قضاييه؛ د ـ ساير اموري كه توسط رئيس قوه قضاييه ارجاع مي شود.

هيات مركزي حداقل دو نوبت در سال برگزار و گزارش هر جلسه توسط رئيس هيات به رئيس قوه قضاييه ارائه مي شود.

هيأت هاي استاني و هيات هاي متناظر در ساير واحدهاي قضايي

به منظور تسهيل و تسريع اجراي آيين نامه و مصوبات هيأت مركزي در استان ها، «هيأت استاني» زير نظر هيات مركزي، با تركيب اشخاص زير در دادگستري كل استان ها تشكيل مي شود: الف ـ رئيس كل دادگستري استان (رئيس هيأت)؛ ب ـ معاون فناوري اطلاعات و برنامه ريزي دادگستري استان (دبير هيات)؛ پ ـ دادستان مركز استان؛ ت ـ مدير حفاظت و اطلاعات دادگستري استان؛ ث ـ معاون مالي، پشتيباني و امور عمراني دادگستري استان؛

رئيس هيأت حسب مورد و به تناسب موضوع مي تواند از افراد و مقامات براي شركت در جلسه دعوت به عمل آورد.

در صورتي كه حسب تشخيص رئيس هيات استاني دستور جلسه مربوط به سازمان باشد، نماينده سازمان با حق راي شركت مي كند.

هيات استاني هر سه ماه حداقل يك نوبت، نسبت به برگزاري جلسه اقدام و نتيجه جلسه را به معاونت اعلام مي كند. معاونت سالانه ضمن جمع بندي، نتايج حاصله را به هيات مركزي اعلام و رونوشتي از آن را به حوزه رياست ارسال مي نمايد.

هيأت استاني وظيفه نظارت بر آموزش و عملكرد كاركنان بايگاني راكد را مطابق آيين نامه، دستورالعمل ها و مصوبات هيأت مركزي برعهده خواهد داشت.

در واحدهاي قضايي، از قبيل ديوان عالي كشور، دادستاني كل كشور، ديوان عدالت اداري، دادگاه عالي انتظامي قضات و دادسراي انتظامي قضات، سازمان قضايي نيروهاي مسلح و همچنين مركز حل اختلاف، هيات متناظر زير نظر هيات مركزي طبق ضوابط آيين نامه تشكيل خواهد شد.

ساماندهي پرونده هاي قضايي، اسناد، اشياء و اموال

پرونده هاي قضايي

مرجع قضايي مختومه كننده پرونده پيش از صدور دستور بايگاني، ضمن حصول اطمينان از اجراي آراء و تصميمات قضايي، نسبت به موضوعاتي از قبيل موارد زير حسب مورد تعيين تكليف و يا نسبت به رفع اثر از آنها اقدام مي كند: الف ـ دستور ممنوعيت از معامله و نقل و انتقال؛ ب ـ قرار يا دستور ممنوعيت خروج از كشور؛ پ ـ اموال يا اشياء مرتبط با پرونده؛ ت ـ پرونده استنادي مطالبه شده؛ ث ـ اسناد، قبوض يا وجوه نقدي؛ ج ـ دستور انسداد حساب بانكي؛ چ ـ وثايق و تأمين خواسته؛ ح ـ اشخاص و همچنين موضوعاتي كه پرونده نسبت به آنها مفتوح است.

مركز آمار مكلف است در سمپ ترتيبي اتخاذ كند تا ارسال پرونده به بايگاني راكد، صرفاً پس از تعيين تكليف موارد فوق به صورت هوشمند يا اخذ تاييد مقام صالح امكان پذير باشد.

مدير دفتر شعبه مربوط يا جانشين وي پس از تصميم مقام قضايي مبني بر صدور دستور بايگاني قطعي، ضمن كنترل برگ شماري اوراق و مستندات پرونده، كاربرگ را در سمپ تكميل و در مواردي كه نسخه كاغذي پرونده به طور فيزيكي ارسال مي شود روگرفتي از كاربرگ تهيه و پس از امضاء و مهر به ضميمه پرونده، به بايگاني راكد ارسال مي كند. موارد مذكور در ماده 6 آيين نامه بايد به تاييد قاضي مربوط برسد.

در مواردي كه پرونده فاقد كاربرگ بوده يا كاربرگ ناقص يا مخدوش باشد و يا پرونده بدون صدور دستور بايگاني قطعي يا تاييديه مذكور در ماده 7 آيين نامه به آن مرجع ارسال گرديده است، مسئول يا متصدي بايگاني راكد با ذكر علت از پذيرش پرونده خودداري و آن را حسب مورد براي صدور، تكميل يا اصلاح كاربرگ يا تعيين تكليف به مرجع مربوط اعاده و در صورت تكميل بودن پرونده آن را بر اساس ضوابط، در رديف مربوط بايگاني مي كند.

پرونده هاي مهم و ملي پس از مختومه شدن و رعايت ماده 6 آيين نامه و تحويل به بايگاني راكد بايد بلافاصله توسط مرجع مذكور رقومي سازي شده و فهرست آنها به معاونت اعلام شود. معاونت پس از بررسي و شناسايي نهايي، نسبت به اتخاذ تصميم در خصوص محل نگهداري پرونده ها با رعايت ضوابط مربوط به نگهداري، موضوع ماده 15 آيين نامه اقدام و پس از سپري شدن مواعد قانوني با اخذ مجوز از هيات مركزي با رعايت ماده 24 آيين نامه به سازمان ارسال مي كند. ساير پرونده هاي مختومه پس از انقضاي مدت مقرر در دستورالعمل موضوع ماده 15 آيين نامه، طبق ضوابط مقرر در آيين نامه و دستورالعمل آن حسب مورد امحاء و يا به سازمان تحويل داده مي شود.

نگهداري پرونده هاي بايگاني نيمه جاري (موقت) مطابق دستورالعمل هاي مربوط، از جمله دستورالعمل ساماندهي و تسريع در اجراي احكام مدني، مصوب 1398 و دستورالعمل ساماندهي واحدهاي اجراي احكام كيفري، مصوب 1391 رئيس قوه قضاييه خواهد بود. اين پرونده ها بايد جداي از مخزن بايگاني راكد نگهداري شود.

اوراقي كه رقومي كردن آنها طبق دستورالعمل ماده 15 آيين نامه ضرورت دارد، بايد قبل از امحا يا انتقال به معاونت يا سازمان رقومي سازي شود.

دسترسي به اسناد و اوراق رقومي سازي شده از طريق سامانه و به نحوي كه سابقه ثبت شده قابل رؤيت و غيرقابل تغيير باشد، مجاز است. اين دسترسي و حدود آن با مجوز مقام صالح و به موجب ضوابط مصوب هيأت مركزي و با رعايت مقررات مربوط به حفاظت از اطلاعات و اسناد داراي طبقه بندي است.

محل نگهداري و ذخيره سازي اطلاعات اسناد و پرونده هاي رقومي سازي شده بايد منطبق با استانداردهاي فني، امنيتي و حفاظتي باشد.

هرگونه تغيير اطلاعات ثبت شده در سامانه فقط با تاييد قاضي مربوط امكان پذير است. تغيير در اطلاعات وارد شده بايد به نحوي باشد كه سوابق اين تغييرات قابل دستيابي و جست وجو باشد.

طبقه و دسته بندي پرونده ها حسب درجه اهميت، چگونگي رقومي سازي آنها، تعيين اوراق ضروري پرونده، مدت نگهداري و فرايند ساماندهي، همچنين استثنائات مربوط به موضوعات يا مصاديقي كه بايد در محل ديگري نگهداري شود و يا نگهداري و امحاء آن ها مستلزم شرايط خاص مي باشد و ساير امور مربوط به آيين نامه، به موجب دستورالعملي است كه ظرف سه ماه پس از تصويب آيين نامه، توسط معاونت با همكاري معاونت هاي راهبردي و مالي، پشتيباني و امور عمراني، مركز حفاظت و مركز آمار، تهيه مي شود و به تصويب رئيس هيات مركزي مي رسد .

اشياء و اموال

امور مربوط به اشياء و اموال داراي ارزش آرشيوي اهدايي به مسئولان قضايي تابع ضوابط «آيين نامه تبادل هدايا با مقامات خارجي مصوب 1370 و اصلاحات بعدي» است و ديگر اشياء متعلق به قوه قضاييه كه ارزش آرشيوي دارد، مطابق مقررات و بر اساس ضوابط مصوب هيأت مركزي نگهداري مي شود.

هيأت مركزي ظرف سه ماه از تصويب آيين نامه، ضوابط مربوط به چگونگي تحويل و انتقال اشياء و اموال موضوع اين ماده را با رعايت قوانين و مقررات تصويب مي كند.

اشياء، اموال مرتبط با پرونده ها مطابق قوانين و مقررات مربوط از جمله «آيين نامه اجرايي شيوه نگهداري اموال توقيف شده، مصوب 1394» و دستورالعمل ساماندهي فرآيند توقيف، انتقال، نگهداري و ترخيص وسايل نقليه، مصوب 1402 توسط مرجع قضايي تعيين تكليف مي شود.

حفاظت از اسناد، پرونده هاي مهم و ملي، اشياء و اموال آرشيوي

اسناد و پرونده هاي موضوع آيين نامه بر اساس سطح دسترسي براي ارائه خدمات آرشيوي به 3 طبقه زير تقسيم مي شود: طبقه اول: افشاء و بهره برداري از آنها منافع عمومي و امنيت ملي را تهديد مي كند: ارائه خدمات آرشيوي در مورد آن ها صرفاً پس از انقضاي دوره محدوديت امكان پذير است؛ طبقه دوم : افشاء و بهره برداري از آنها حقوق اشخاص را تهديد مي كند: ارائه خدمات آرشيوي در مورد آن ها پيش از انقضاي دوره محدوديت منوط به رضايت كتبي از اشخاص ذي نفع خواهد بود؛ طبقه سوم : افشاء و بهره برداري از آنها آسيبي به امنيت، مصالح ملي، منافع عمومي و فردي نمي رساند: ارائه خدمات آرشيوي بلامانع است.

دسترسي به اسنادي كه داراي طبقه بندي سري و به كلي سري است، صرفاً به دستور بالاترين مقام مسئول دستگاه امكانپذير مي باشد.

تعيين مصاديق و شاخص هاي محدوديت دوره و ضوابط دسترسي به اسناد و پرونده ها با رعايت مقررات مربوط و ملاحظات حفاظتي بر عهده هيأت مركزي است .

در صورتي كه ملاحظه اصل پرونده و اسناد نگهداري شده در معاونت يا تحويلي به سازمان ضروري باشد، قاضي مربوط ضمن ذكر علت آن در صورت مجلس، از مرجع نگهداري كننده مطالبه و پس از بهره برداري بلافاصله به مرجع ارسال كننده اعاده مي كند. در مورد نقل و انتقال پرونده ها مطابق ماده 24 آيين نامه عمل مي شود.

در مورد مطالبه اسناد سري و به كلي سري و پرونده هاي حاوي اينگونه اسناد، رعايت ماده 153 قانون آيين دادرسي كيفري، مصوب 1392 با اصلاحات و الحاقات بعدي الزامي است.

اسناد و پرونده هاي مهم و ملي و اشياء و اموال آرشيوي با رعايت ضوابط قانوني و همكاري سازمان يا ديگر مراكز مربوط ، آفت زدايي و در صورت نياز مرمت مي شود .

دسترسي اشخاص به اسناد و پرونده ها با رعايت «قانون انتشار و دسترسي آزاد به اطلاعات، مصوب 1388» و آيين نامه ها و شيوه نامه هاي آن خواهد بود.

دسترسي اتباع بيگانه به اطلاعات اسناد و پرونده هاي مهم و ملي ممنوع است، مگر با دستور مقام صالح مربوط بر اساس مصوبات هيأت مركزي و تأييد مركز حفاظت.

پرونده هاي داراي اسناد طبقه بندي شده، مطابق آيين نامه «طرز نگهداري اسناد سري و محرمانه دولتي و طبقه بندي و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات، مصوب 1354» و اصلاحات آن و ضوابط مربوط به حفاظت از اسناد و اطلاعات طبقه بندي شده ابلاغي توسط «شوراي عالي امنيت ملي»، حفاظت و نگهداري مي شود. دسترسي، انتقال، مدت نگهداري، امحاء و به طور كلي اعمال مقررات آيين نامه در مورد اسناد مذكور تابع مصوبات هيأت مركزي است.

مركز حفاظت به منظور حفاظت از بايگاني هاي راكد، پرونده ها و اسناد مهم و ملي، اشياء و اموال آرشيوي، تدابير امنيتي و حفاظتي لازم را اتخاذ و نواقص و ايرادهاي موجود را حسب مورد به هيأت مركزي، استاني يا هيات هاي موضوع ماده 5 آيين نامه اعلام و مراتب را تا حصول نتيجه پيگيري مي نمايد. همچنين، در كليه مواردي كه نقل و انتقال پرونده ها يا امحاء آنها ضروري باشد، حسب مورد مركز حفاظت يا حفاظت و اطلاعات دادگستري كل استان و واحد مربــوط نظارت لازم را به عمل مي آورند.

ديگر مقررات

مركز آمار مكلف است ظرف شش ماه پس از تصويب آيين نامه، به شرح زير اقدام كند: الف ـ ايجاد قابليت هاي لازم براي مشخص كردن طبقه، دسته و مدت نگهداري پرونده هاي ثبت شده در سمپ با در نظر گرفتن امكان تغيير آن توسط مقام صالح؛ ب ـ فراهم كردن زمينه دسترسي معاونت به سامانه در حدود تكاليف مندرج در آيين نامه؛ پ ـ فراهم كردن دسترسي به سامانه براي انجام ماموريت هاي ابلاغي به معاونت راهبردي قوه قضاييه؛ ت ـ پشتيباني و ذخيره سازي داده ها در محلي امن مطابق ضوابط مربوط و تحت نظر مركز حفاظت؛ ث ـ تهيه استانداردهاي حفاظت و ايمني با كسب نظر از مركز حفاظت ؛ ج ـ الكترونيكي كردن كامل فرايند تكميل كاربرگ خلاصه وضعيت پرونده؛ چ ـ فراهم سازي شبكه و زيرساخت هاي نرم افزاري و سخت افزاري لازم.

گرد آوري، انتقال، مرمت، حفاظت، ثبت، معرفي و نمايش عمومي اسناد، اشياء و اموالي كه داراي ارزش آرشيــوي است، برعهده معاونت مي باشد. معاونت مالي، پشتيباني و امــور عمراني قوه قضاييه مكلف است به منظور فراهم نمودن امكانات لازم، تجهيز بايگاني ها و ساماندهي اسناد، تهيه مكان مناسب جهت نگهداري اسناد و تشكيل موزه به پيشنهاد هيات مركزي، نسبت به تخصيص و تامين منابع مالي مربوط اقدام كند.

هيات هاي استاني و هيات هاي موضوع ماده 5 آيين نامه مكلف اند ظرف يك ماه پس از تصويب آيين نامه، فهرست نيازها، چالش ها و برنامه هاي خود جهت ساماندهي بايگاني ها را تهيه و براي بررسي به معاونت ارسال كنند و معاونت با همكاري معاونت هاي ذيربط پس از جمع بندي، مراتب را جهت اتخاذ تصميم به هيات مركزي اعلام مي كند.

معاونت راهبردي قوه قضاييه اقدامات زير را به عمل مي آورد: الف ـ در ارزيابي واحدهاي قضايي و روسا و مديران مربوط، ساماندهي پرونده هاي بايگاني و اجراي صحيح و مناسب مفاد آيين نامه را به عنوان يكي از شاخص هاي ارزيابي ملاك عمل قرار مي دهد. ب ـ با همكاري معاونت ظرف حداكثر 3 ماه پس از تصويب آيين نامه، كاربرگ هاي مربوط را تهيه يا اصلاح كند.

معاونت منابع انساني و امور فرهنگي قوه قضاييه با همكاري معاونت، ضمن تهيه محتواي آموزشي مناسب، دوره هاي آموزشي لازم را برگزار مي كند.

مسئوليت حسن اجراي آيين نامه در واحدهاي ستادي و قضايي با عالي ترين مقام آن مرجع و در استان ها با رؤساي كل دادگستري استان و نظارت بر اجراي آن در قوه قضاييه با معاونت است.

اين آيين نامه در ۳۰ ماده و ۱۱ تبصره در تاريخ ۱۴ / ۹ / ۱۴۰۲ به تصويب رئيس قوه قضاييه رسيد و از تاريخ ابلاغ، لازم الاجرا است. از تاريخ لازم الاجرا شدن اين آيين نامه، «آيين نامه اجرايي بند الف ماده ۱۳۱ قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران مصوب ۱۳۸۵ رئيس قوه قضاييه» و اصلاحيه و دستورالعمل هاي آن ملغي است.

رئيس قوه قضائيه ـ غلام حسين محسني اژيه