دستورالعمل «برنامه ريزي و پايش بهره وري خدمات دولتي»

با سلام و احترام ؛ در راستاي اجراي جزء ۱ بند ب ماده ۱۱۱ قانون برنامه پنجساله هفتم پيشرفت و با هدف «ارتقاي حداقل ۱۰ درصد بهره وري خدمات دولتي»، به پيوست دستور العمل «برنامه ريزي و پايش بهره وري خدمات دولتي»، جهت عملياتي سازي در سطح آن دستگاه اجرايي محترم و دستگاه هاي اجرايي تابعه ارسال مي گردد. مستدعي است تا پايان دي ماه سال جاري برنامه پيشنهادي خود را براي بازه زماني سه ساله ۱۴07 -۱۴۰۵ در قالب فرمت پيوست شماره يك اين دستورالعمل، تدوين و به اين سازمان ارسال بفرماييد. لازم است اين برنامه به شكل تجميع شده، شامل برنامه ارتقاي بهره وري خدمات ستاد دستگاه اجرايي اصلي و دستگاههاي اجرايي تابعه، باشد. شايان ذكر است ارسال گزارش عملكرد برنامه هاي پيشين ارتقاي بهره وري، تا پايان سال جاري مبتني بر «نظام نامه چرخه مديريت بهره وري» ابلاغيه شماره ۷۰۷۱۷ مورخ 1402/06/26 خواهد بود.

محمدصالح اولياء

دستورالعمل «برنامه ريزي و پايش بهره وري خدمات دولتي»

فهرست مطالب -مقدمه.............................. 3 1- ضرورت............................. 4 2- اهداف............................. 4 3- تعاريف............................. 4 4- دامنه شمول............................. 5 5- اسناد بالادستي............................. 5 6- فرآيند برنامه ريزي ارتقاي بهره وري خدمات دولتي............................. 5 1-6- اولويت بندي خدمات............................. 5 2-6- تعيين شاخص هاي پيامد بهره وري............................. 6 3-6- هدف گذاري شاخص هاي پيامد بهره وري............................. 7 4-6- انتخاب رويكردهاي ارتقاي بهره وري خدمات دولتي............................. 7 5-6- تدوين برنامه عملياتي............................. 8 7- پايش و ارزيابي پيشرفت برنامه............................. 9 -پيوستها............................. 10 -پيوست1: كاربرگ تدوين برنامه ارتقاي بهره وري............................. 11 -پيوست2: كاربرگ پايش و ارزيابي برنامه ارتقاي بهره وري............................. 12 شكل 1- زنجيره نتايج خدمات............................. 3 جدول 1- شاخص هاي پيامد بهره وري پيشنهادي براي خدمات دولتي............................. 6 جدول 2- رويكردهاي پيشنهادي براي ارتقاي بهره وري خدمات دولتي............................. 8

مقدمه يكي از اصلي ترين وظايف دولت ها، ارائه خدمات عمومي (نظير آموزش و پرورش، بهداشت و درمان، ايجاد زيرساخت هاي تأمين انرژي، حمل و نقل عمومي، برقراري امنيت و ...) به شهروندان و كسب و كارها مي باشد. اين خدمات ممكن است به شكل مستقيم توسط دولت به مردم ارائه شود يا با پشتيباني دولت و توسط بخش خصوصي، انجام پذيرد. خدمات عمومي مي بايست با رويكرد شهروند محوري و با درنظرگرفتن نيازها و دغدغه هاي شهروندان، طراحي، اجرا و ارزيابي گردند و اولويت هاي شهروندان، به عنوان معيار اصلي در تصميم گيري ها مدنظر قرار گيرد. مطابق با ماده ۱۱۱ قانون برنامه پنج ساله هفتم پيشرفت، مقرر است بهره وري خدمات دولتي، حداقل به ميزان ۱۰ درصد ارتقا يابد. با توجه به اينكه بهره وري، نسبت ستانده به نهاده تعريف مي شود، تحقق هدف ارتقاي بهره وري خدمات دولتي، مستلزم آن است كه كميت و كيفيت خدمات (ستانده) افزايش يابد يا هزينه تمام شده خدمات (نهاده) كاهش يابد و يا تركيبي از اين دو حالت اتفاق افتد. نكته اي كه نبايد مورد غفلت قرار گيرد، اين است كه رويكردهاي اصلاح و بهبود، يك وسيله براي رسيدن به هدف ارتقاي بهره وري خدمات است و نبايد هدف و وسيله با هم اشتباه گرفته شود. براي مثال «هوشمندسازي خدمات»، مي بايست منتج به هدفي نظير كاهش هزينه تمام شده خدمات و يا ارتقاي رضايت مندي شهروندان شود و در غير اين صورت، اين رويكرد خود مي تواند به محلي براي اتلاف منابع تبديل شود. برنامه ريزي براي ارتقاي بهره وري خدمات دولتي، صرفا به معني تعيين اهداف كمي عملكردي ساليانه براي خدمات نيست، بلكه انديشيدن در اين خصوص است كه آيا روش بهتري براي ارائه اين خدمت وجود دارد؟ آيا مي توان با تغيير شيوه هاي انجام كار، خدمات عمومي را با اثربخشي بالاتر و هزينه هاي كمتر ارائه كرد؟ آيا مي توان از مسير خلاقيت و نوآوري، موجبات بهبود تجربه شهروندي و ارتقاي رضايت ارباب رجوع را فراهم نمود؟ برنامه هاي ارتقاي بهره وري خدمات مي بايست سرشار از ايده ها و خلاقيت ها براي حل مسائل و چالش هاي مردم باشد و ارزش بالاتري را به شهروندان ارائه نمايد. از طرفي ديگر، دولت بهره ور، مي تواند موجبات بهره ور شدن بخش هاي اقتصادي را نيز فراهم نمايد. اگر دولت از قابليت هاي اجرايي لازم برخوردار نباشد، بهترين برنامه هاي توسعه نيز، صرفا روي كاغذ، باقي خواهند ماند. در اين خصوص نيز برنامه هاي ارتقاي بهره وري بخش هاي اقتصادي، به شكل بين دستگاهي و با مشاركت بازيگران تدوين شده است و اجرايي شدن آن ها در دستور كار قرار دارد. شكل 1- زنجيره نتايج خدمات

ضرورت با توجه به الزام قانوني براي ارتقاي بهره وري خدمات دولتي و از طرفي با توجه به محدوديت هاي منابع مالي، انساني و زيرساختي، تدوين يك دستورالعمل براي اولويت بندي خدمات و تهيه برنامه ارتقاي بهره وري خدمات دولتي، ضروري مي باشد. فقدان چنين چارچوبي، موجب پراكندگي اقدامات و تفاوت در رويكردها خواهد شد. در اين سند تلاش شده است تا در چارچوب برنامه اصلاح نظام اداري دولت چهاردهم و ساير اسناد بالادستي، شيوه تدوين برنامه هاي ارتقاي بهره وري خدمات دولتي ارائه شود و اثربخشي اين برنامه ها در قالب شاخص هاي پيامدي بهره وري مورد پايش و ارزيابي قرار گيرد.

اهداف - افزايش بهره وري خدمات دولتي حداقل به ميزان ۱۰ درصد مطابق با بند (ب) ماده (111) قانون برنامه هفتم پيشرفت؛ - تقويت پاسخگويي و شفافيت در عملكرد دستگاه هاي اجرايي، افزايش رضايت ارباب رجوع و بطور كلي افزايش كارايي و اثربخشي نظام اداري.

تعاريف - خدمت: خروجي و تحويل دادني مشخص حاصل از اجراي زنجيره اي از فرآيندها در يك يا چند دستگاه اجرايي است كه بر اساس مأموريت هاي مبتني بر قوانين و مقررات بالادستي توسط عوامل دستگاه (كارمند و بستر ارائه (سامانه)) به منظور خلق ارزش به خدمت گيرنده ارائه مي شود. - بهره وري: به معناي استفاده كارا و اثربخش از منابع و عوامل توليد (شامل سرمايه انساني، سرمايه فيزيكي، انرژي، سرمايه ناملموس، كالا و خدمات واسطه اي) به منظور كسب ستانده بيشتر از منظر كمي و كيفي در راستاي نيل به اهداف پيامدي سيتسم مورد نظر است. - اثربخشي: ميزان برآورده كردن نيازها، اهداف و پيامدهاي مورد انتظار از طريق خلق ارزش. - كارايي: استفاده موثر از نهاده ها و منابع براي توليد ستانده بيشتر. - خدمات جمعي: خدمات جمعي، خدماتي هستند كه به طور همزمان براي كل جامعه يا بخش بزرگي از آن ارائه مي شوند و مصرف آن ها به افراد خاصي قابل نسبت دادن نيست. از جمله اين خدمات مي توان به دفاع ملي، امنيت عمومي، سياست خارجي، مديريت زيست محيطي و امور اقتصادي اشاره كرد. - خدمات فردي: خدمات فردي آن دسته از خدماتي هستند كه مصرف آن ها مستقيماً به افراد يا خانوارها قابل انتساب است. از جمله اين خدمات مي توان به آموزش، خدمات بهداشتي و درماني، مسكن و حمايت اجتماعي اشاره كرد. - زنجيره نتايج: چارچوبي تحليلي و منطقي است كه نشان مي دهد چگونه ورودي ها و فعاليت ها در يك برنامه به خروجي ها، پيامدها و نهايتاً نتايج نهايي منجر مي شوند. - خروجي: خروجي ها اقلامي هستند كه يك سازمان، پروژه و يا فرآيند توليد مي كند. ويژگي مهم اين اقلام «قابليت تحويل» و در اكثر اوقات «سهولت در اندازه گيري» است. به بيان ساده تر، آنچه به صورت مستقيم و در انتهاي فرآيند ارائه خدمت، قابل تحويل است را خروجي مي نامند. - پيامد: پيامدها نتايجي هستند كه به طور معمول با تأخير نسبت به خروجي حاصل مي شوند. آن ها اثرات كوتاه مدت و يا ميان مدت خروجي هاي فوري هستند. - اثر: نتايج بلندمدت و نهايي هستند كه متأثر از عوامل متعدد سيستمي و محيطي مي باشند. - خدمت برخط: خدماتـي كـه به صـورت برخـط و از طريق پورتال دسـتگاه مبتني بـر سـامانه هاي الكترونيكي و بر پايه گردش اطلاعات موجوديت هاي اطلاعاتي در قالب فرم هاي الكترونيكي ارائه مي شوند. - خدمت هوشمند: خدماتي كه تمام مراحل خدمت به صورت برخط، بدون دخالت عامل انساني و بدون اخذ هرگونه مدرك از متقاضي خدمت، مبتني بر داده و سوابق اطلاعاتي خدمت گيرنده و استفاده از داده و اطلاعات ملي موضوع قانون دوام و با بهره گيري از فناوري هاي نوين ارائه مي شود. - سازمان: منظور سازمان ملي بهره وري ايران است. - دستگاه اجرايي: بر اساس ماده (5) قانون مديريت خدمات كشوري، تمامي وزارت خانه ها، مؤسسات دولتي، مؤسسات يا نهادهاي عمومي غيردولتي، شركت هاي دولتي و تمامي دستگاه هايي كه شمول قانون بر آن ها مستلزم ذكر و يا تصريح نام است از قبيل شركت ملي نفت ايران، سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران، بانك مركزي، بانك ها و بيمه هاي دولتي دستگاه اجرايي ناميده مي شوند. - دستگاه اصلي: وزارتخانه ها و سازمان هاي مستقل زير نظر رئيس جمهور، مؤسسات دولتي زير نظر مستقيم قواي مقننه و قضائيه و با توجه به اهميت و ضرورت كاربست موضوع، بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران و بيمه مركزي ايران (كه در تصويب نامه نقشه راه دولت هوشمند دستگاه اصلي تلقي مي شوند.) - دستگاه تابعه: كليه تشكيلات اداري و نيز واحدهاي سازماني وابسته به يك دستگاه ستادي مي باشند.

دامنه شمول دامنه شمول اين سند، كليه دستگاه هاي اجرايي مي¬باشد. تعيين نحوه تعامل با دستگاه هاي اجرايي استان، بر عهده ستاد دستگاه اجرايي خواهد بود.

اسناد بالادستي - برنامه اصلاح نظام اداري دولت چهاردهم؛ - سند نقشه راه دولت هوشمند؛ - دستورالعمل تدوين برنامه عملياتي و نحوه استقرار نظام حكمراني داده مبنا؛ - نظام نامه سنجش بهره وري خدمات كليدي؛ - آئين نامه بودجه ريزي و پرداخت مبتني بر عملكرد؛ - نظام نامه مديريت توسعه فرهنگ سازماني؛ - آيين نامه اجرايي قانون انتشار و دسترسي آزاد به اطلاعات؛ - آئين نامه اجرايي مولدسازي دارايي هاي دولت.

فرآيند برنامه ريزي ارتقاي بهره وري خدمات دولتي

1 - اولويت بندي خدمات در گام اول برنامه ريزي براي ارتقاي بهره وري خدمات دولتي، مي بايست خدمات داراي اولويت براي ارتقاي بهره وري، از ميان خدمات مصوب هر كدام از دستگاه هاي اجرايي، با معيارهاي زير (مبتني بر نظرات اعضاي كميته بهره وري دستگاه اجرايي) انتخاب شود: - سهم قابل توجه از بودجه عمومي يا از دارايي هاي عمومي داشته باشد. - تعداد خدمات گيرندگان زياد باشد. - امكان استفاده از داده هاي ثبتي و قابل استخراج از سامانه هاي موجود (مبتني بر داده) فراهم باشد. - پتانسيل بهبود و ارتقاي بهره وري بالايي مبتني بر تحليل عملكرد گذشته خدمت، برآورد گردد. - خدمات زنجيره اي (خدماتي كه دريافت آن، مستلزم اجراي زنجيره اي از خدمات متوالي در ساير دستگاه هاي اجرايي به عنوان پيش نياز دريافت خدمت است)، با اولويت بالاتري در نظر گرفته شود. - خدمات فردي (در مقابل خدمات جمعي) با اولويت بالاتري در نظر گرفته شوند.

توصيه مي شود از نظرات خبرگان و نمايندگان ذي نفعان دستگاه هاي اجرايي نيز براي اين اولويت بندي استفاده گردد.

2 - تعيين شاخص هاي پيامد بهره وري بعد از انتخاب خدمات/ زيرخدمت هاي داراي اولويت براي ارتقاي بهره وري، در قالب جلسات كميته بهره وري، فرآيند مسئله يابي به تفكيك هر خدمت/ زيرخدمت انجام مي پذيرد. از منابع اصلي مسئله يابي مي توان به موراد زير اشاره نمود: - تحليل ميزان رضايت ارباب رجوع و ساير ذي نفعان و بررسي نظرات و شكايات آنان؛ - تحليل گزارشات عملكرد خدمات و بررسي ميزان تحقق اهداف و روندهاي تاريخي آن؛ - گزارشات نهادهاي بالادستي و نظارتي؛ - تحليل كارشناسي و نظرات خبرگان؛ - مطالعات تطبيقي؛ - پيشنهادهاي اصلاحي كاركنان؛ - بازديدهاي ميداني و ... . بعد از شناسايي، اولويت بندي و ريشه يابي مسائل، «شاخص هاي پيامد بهره وري» متناسب با نوع مسئله و همچنين متناسب با ماهيت خدمت/زيرخدمت، تعيين مي گردد. شاخص هاي پيامد بهره وري، در حقيقت ترجمان مفاهيم بهره وري در سطح عملياتي مي باشد. هر يك از برنامه هاي ارتقاي بهره وري خدمات، نهايتاً مي بايست منتج به بهبود حداقل يكي از شاخص هاي پيامد بهره وري شود تا از اثربخش بودن برنامه ها، اطمينان حاصل شود. در جدول 1 برخي از «شاخص هاي پيامد بهره وري» خدمات معرفي شده است. بديهي است شاخص هاي پيامدي بهره وري مي تواند فراتر از اين جدول نيز انتخاب گردد، مشروط بر اينكه شاخص انتخابي بيان گر پيامد برنامه بهبود (Outcome) بوده و از جنس خروجي (Output) نباشد. جدول 1- شاخص هاي پيامد بهره وري پيشنهادي براي خدمات دولتي رديف شاخص پيامد بهره وري واحد اندازه گيري تعريف شاخص 1 شاخص رضايت ارباب رجوع درصد نشان دهنده ميزان رضايت شهروندان از خدمات دولتي مي باشد كه بر اساس نظرسنجي و يا تحليل شكايات و انتقادات قابليت ارزيابي دارد. 2 نرخ خطا درصد توانايي سيستم يا كاركنان در انجام وظايف بدون اشتباه، از طريق استانداردسازي فرآيندها، استفاده از فناوري هاي پشتيبان و آموزش مستمر؛ به گونه اي كه ميزان خطاهاي ثبت شده يا گزارش شده كاهش يابد. 3 قيمت تمام شده خدمات ميليون ريال كاهش هزينه هاي مستقيم و غيرمستقيم ارائه خدمات (مانند نيروي انساني، تجهيزات، مواد مصرفي و زمان) از طريق بهينه سازي فرآيندها و استفاده كارآمد از منابع، به طوري كه هزينه نهايي براي سازمان يا مردم كمتر شود. 4 زمان ارائه خدمات ساعت/ روز به معني كوتاه تر شدن فاصله زماني بين درخواست خدمت و دريافت پاسخ يا نتيجه، از طريق ساده سازي مراحل، حذف دوباره كاري ها و استفاده از ابزارهاي ديجيتال مي باشد. اين شاخص شامل زمان چرخه خدمت و همچنين زمان انتظار مشتري است. 5 نرخ دسترس پذيري درصد فراهم نمودن امكان استفاده برابر از خدمات براي همه اقشار جامعه، بدون محدوديت مكاني، زماني يا توانايي جسمي؛ به ويژه از طريق خدمات آنلاين، زبان ساده و طراحي فراگير. اين شاخص از تقسيم مدت زمان امكان ثبت درخواست خدمت بر 24 ساعت شبانه روز محاسبه مي گردد و تحت تاثير دو زيرشاخص «درصد دسترس پذيري سيستم» و «نرخ زمان خرابي» است. 6 ميزان مصرف انرژي (آب/ برق/ گاز) مترمكعب/ كيلووات ساعت مديريت هوشمند مصرف انرژي و كاهش ميزان مصرف آب، برق، گاز در ساختمان ها و فعاليت هاي دولتي، با استفاده از فناوري هاي كم مصرف، مديريت هوشمند انرژي و تغيير الگوهاي رفتاري كاركنان. در صورت امكان سرانه مصرف انرژي به ازاي هر خدمت محاسبه خواهد شد. 7 مساحت ساختمان ها و فضاهاي اداري مترمربع كوچك سازي و ادغام فضاهاي فيزيكي مورد استفاده سازمان ها، از طريق توسعه دوركاري، خدمات الكترونيك و اشتراك گذاري زيرساخت ها؛ به گونه اي كه هزينه نگهداري و بهره برداري كاهش يابد. اين شاخص تحت تاثير دو زير شاخص «سرانه فضاي اداري» و «نرخ بهره وري فضاي اداري» خواهد بود. 8 ميزان تحقق اهداف درصد ميزان دستيابي واقعي سازمان به اهداف تعيين شده در برنامه ها و سياست ها به گونه اي كه خروجي ها و نتايج حاصل از فعاليت ها با اهداف پيش بيني شده همخواني داشته و اثر ملموس بر جامعه يا ذي نفعان ايجاد كند. اين شاخص از طريق محاسبه «درصد تحقق اهداف» و همچنين «نرخ پيشرفت پروژه ها» حاصل مي گردد.

3 - هدف گذاري شاخص هاي پيامد بهره وري بعد از تعيين شاخص پيامد بهره وري براي خدمت/زيرخدمت هاي منتخب و اندازه گيري يا برآورد «وضع موجود»، هدف گذاري براي بازه زماني سه ساله انجام مي پذيرد. تعيين اهداف كمي براي وضع مطلوب، مي تواند مبتني بر استاندارهاي ملي/ بين المللي، مطالعات تطبيقي، قوانين و مقررات بالادستي، روند عملكرد گذشته و ... و همچنين با درنظر گرفتن ظرفيت ها و منابع در اختيار، تعيين گردد.

4 - انتخاب رويكردهاي ارتقاي بهره وري خدمات دولتي پس از شناسائي و ريشه يابي مسائل و تعيين «شاخص هاي پيامد بهره وري» متناسب با آن، رويكردهاي ممكن براي حل ريشه اي اين مسائل و ارتقاي بهره وري، شناسايي و اولويت بندي مي شود. اين رويكردها بايد به گونه اي انتخاب شوند كه ضمن همسويي با سياست هاي كلان كشور، قابليت اجرايي در سطح دستگاه هاي اجرايي را نيز داشته باشند. در همين راستا، برخي از رويكردهاي پيشنهادي در جدول 2 ارائه شده است. به منظور حصول اطمينان از همراستايي برنامه ها با اسناد بالادستي، رويكردهاي پيشنهادي براي ارتقاي بهره وري خدمات دولتي مبتني بر محورهاي سند «اصلاح نظام اداري دولت چهاردهم» و ساير اسناد بالادستي تدوين شده اند. لكن تعريف رويكردهايي فراتر از اين جدول نيز امكان پذير مي باشد. اولويت بندي و انتخاب رويكرد ارتقاي بهره‎ وري، از طريق روش هايي نظير «تحليل هزينه-فايده» و با در نظر گرفتن معيارهاي مانند موارد زير انجام مي پذيرد: - توانايي (در اختيار داشتن دانش فني و زيرساخت فناوري، امكان تامين منابع مالي و انساني، اختيار قانوني)؛ - جذابيت (ارزش افزوده ايجاد شده براي شهروندان، ميزان صرفه جويي حاصله و ...)؛ - پذيرش (ميزان پذيرش و همراهي ذي نفعان)؛ - مقياس پذيري و قابليت الگونمايي در سطح دولت. جدول 2-رويكردهاي پيشنهادي براي ارتقاي بهره وري خدمات دولتي رديف -عنوان رويكرد اسناد بالادستي برنامه هاي عملياتي 1 اصلاح ساختار و معماري كلان دولت محور اول برنامه اصلاح نظام اداري دولت چهاردهم اصلاح ساختارهاي تصميم گيري و اجرايي دولت با رويكرد چابك سازي ساختارها و حذف واحدها و فعاليت هاي غيرضرور 2 مديريت سرمايه انساني محور دوم برنامه اصلاح نظام اداري دولت چهاردهم اصلاح، الگوسازي و راهبري نظام هاي برنامه ريزي، تامين، سنجش و ارزيابي نيروي انساني توسعه منابع انساني توسعه فرهنگ سازماني و ارتقاء اخلاق حرفه اي در نظام اداري بازآرايي نظام مشاغل بخش دولتي اصلاح نظام جبران خدمت 3 توسعه دولت هوشمند محور سوم برنامه اصلاح نظام اداري دولت چهاردهم تدوين و اجراي نقشه راه جامع حكمراني هوشمند و داده مبنا 4 ارتقاء سلامت اداري و رفع زمينه هاي فساد محور چهارم برنامه اصلاح نظام اداري دولت چهاردهم شناسايي ورفع گلوگاه هاي فسادخيز و موقعيت هاي تعارض منافع 5 ارتقاء نظام مديريت عملكرد و بهبود كيفيت خدمات محور پنجم برنامه اصلاح نظام اداري دولت چهاردهم مديريت عملكرد يكپارچه دولت (سازمان، مديران، كاركنان) استانداردسازي خدمات و پرداخت مبتني بر عملكرد. 6 بهره وري انرژي محور ششم برنامه اصلاح نظام اداري دولت چهاردهم بازآرايي مكاني و فضايي ساختمان هاي دستگاه هاي اجرايي طراحي و اجراي برنامه هاي آموزشي، فرهنگي و ترويجي صرفه جويي در مصرف انرژي طراحي و اجراي سازوكارهاي تشويقي و تنبيهي براي نهادينه سازي صرفه جويي مصرف انرژي هوشمندسازي ساختمان ها، هوشمندسازي و بهينه سازي مستمر تاسيسات مكانيكي و برقي و نصب سامانه هاي كنترلي مصرف انرژي بهره گيري از منابع انرژي هاي تجديدپذير براي تامين بخشي از انرژي موردنيار ساختمان هاي دولتي مميزي انرژي و تهيه طرح هاي بهينه سازي به منظور كاهش اتلاف انرژي از مسير اجراي كامل مبحث 19 مقررات ملي ساختمان در ساختمان هاي دولتي 7 مولدسازي دارايي هاي دولت آئين نامه اجرايي مولدسازي دارايي هاي دولت شناسايي و ارزيابي دارايي ها ارزش گذاري و امكان سنجي واگذاري و بهره برداري پايش و گزارش دهي

5 - تدوين برنامه عملياتي كاربرگ تدوين برنامه ارتقاي بهره وري، به عنوان بخش عملياتي اين دستورالعمل، چارچوبي دقيقي براي تبديل اهداف كلان به اقدامات اجرايي فراهم مي آورد. اين قالب، تمامي مراحل از تعيين خدمت و شاخص هاي پيامد بهر وري تا تعريف راهبردها، اقدامات، نماگرهاي پيشرفت برنامه ها و زمان بندي را در يك ساختار منسجم (مطابق جدول پيوست 1) گردآوري مي كند. هدف از طراحي اين فرمت، ايجاد زبان مشترك ميان دستگاه هاي اجرايي و سازمان است تا امكان پايش، مقايسه و ارزيابي عملكرد در طول دوره برنامه هفتم فراهم شود. برنامه مي بايست براي بازه زماني سه ساله 1407-1405 تدوين شود، ليكن امكان بازبيني و بازنگري ساليانه (در صورت تغيير شرايط محيطي و اولويت بندي ها) فراهم خواهد بود. وزن هر اقدام با توجه به پيچيدگي، زمان و منابع مورد نياز، مي بايست به گونه اي تعيين گردد كه جمع اوزان كليه اقدامات، به عدد ۱۰۰ برسد. دستگاه هاي اجرايي اصلي، موظف اند برنامه ارتقاي بهره وري خدمات ستاد و دستگاه هاي اجرايي تابعه را (پس از سير مراحل تدوين و تصويب در كميته هاي بهره وري دستگاه هاي تابعه و اصلي)، به شكل تجميع شده، با امضاي بالاترين مقام دستگاه، به سازمان ارسال نمايند.

مطابق با ماده 20 نقشه راه دولت هوشمند، دستگاه هاي اجرايي مي بايست، قبل از نهايي سازي و تصويب برنامه ارتقاي بهره وري خدمات، آن دسته از پيشنهاد هاي ارتقاي بهره وري خدمات دستگاه، كه از طريق رويكردهاي واگذاري خدمات به بخش غيردولتي و هوشمندسازي و به كارگيري هوش مصنوعي، عملياتي مي شود را جهت طرح و تصويب در كارگروه هوشمندسازي نظام اداري، به سازمان ارسال نمايند.

پايش و ارزيابي پيشرفت برنامه دستگاه هاي اجرايي اصلي، موظف اند هر شش ماه يك بار، ضمن بررسي و صحه گذاري گزارش پيشرفت برنامه ارتقاي بهره وري خدمات ستاد و دستگاه هاي اجرايي تابعه، گزارشي مستند از اقدامات انجام شده و نتايج حاصله را تدوين و به شكل تجميع شده به سازمان ارائه نمايند. گزارشات عملكرد مي بايست در قالب كاربرگ پايش و ارزيابي برنامه ارتقاي بهره وري (پيوست ۲) تدوين شده و علاوه بر تشريح وضعيت پيشرفت برنامه ها، ميزان تحقق اهداف تعيين شده براي شاخص هاي پيامد بهره وري را نيز منعكس نمايد. سازمان، پس از دريافت و بررسي گزارشات عملكرد دستگاه هاي اجرايي، گزارش تحليلي از وضعيت بهره وري خدمات دولتي (مشتمل بر روند طرح ريزي و اجراي برنامه هاي ارتقاي بهره وري خدمات دولت، نتايج حاصله، شناسايي و ريشه يابي موانع و چالش هاي پيش رو، پيشنهادهاي سياستي و ...)، را در بازه زماني سالانه تدوين و به شوراي عالي اداري ارائه مي نمايد.

پيوست ها

پيوست1: كاربرگ تدوين برنامه ارتقاي بهره وري رديف خدمت/زيرخدمت شاخص پيامد بهره وري وضع موجود وضع مطلوب رويكرد ارتقاي بهره وري اقدامات وزن اقدام نماگر پيشرفت هدف كمي دوره زماني مسئول 1405 1406 1407 شروع پايان 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

پيوست2: كاربرگ پايش و ارزيابي برنامه ارتقاي بهره وري -عنوان دستگاه اجرايي دوره پايش رديف خدمت/زيرخدمت شاخص پيامد بهره‌وري هدف شاخص ميزان محقق شده[پاورقي1] درصد تحقق موانع و چالش‌ها راهكارهاي پيشنهادي 1405 1406 1407 1 رديف رويكردهاي ارتقاي بهره‌وري اقدامات وزن اقدام شروع پايان نماگر پيشرفت هدف كمي محقق شده درصد تحقق مستندات پيشرفت[پاورقي2] موانع/چالش‌ها راهكارهاي پيشنهادي 1 2 3 4 5

پاورقي1- مستندات محاسبه شاخص‌هاي پيامدي بهره‌وري به همراه تشريح روش محاسبه پيوست گردد.

پاورقي2- شماره پيوست مربوطه در جدول درج شده و مستندات و شواهد پيشرفت، پيوست گردد