دستورالعمل درج شناسه ملي سند (شمس) در كليه مكاتبات دستگاه هاي اجرايي

در اجراي بند 5 بخشنامه شماره 1739836 مورخ 15/ 12/ 1396 اين سازمان با موضوع "دستورالعمل مكاتبات اداري در سامانه رصد و پيگيري الكترونيكي و برخط مكاتبات دستگاه هاي اجرايي"، دستورالعمل درج شناسه ملي سند (شمس) در كليه مكاتبات دستگاه هاي اجرايي براي اجراء ابلاغ مي گردد:

اهداف: • ارتقاي شفافيت اداري؛ • استنادپذيري الكترونيكي مكاتبات و اسناد؛ • ايجاد شناسه يكتا و قابل پيگيري براي كليه مكاتبات و اسناد دستگاه هاي اجرايي؛ • افزايش سرعت و سهولت در ثبت مكانيزه مكاتبات و اسناد و ايجاد وحدت رويه در ورود اطلاعات و كاهش خطاي انساني.

تعاريف: • شمس: شناسه ملي سندي است كه بر اساس تركيب چندين قلم از اقلام اطلاعاتي سند، توليد و هويت يكتايي براي آن ايجاد مي نمايد. • باركد دوبعدي (QR code): حاوي داده (هاي) نهفته است كه ميتوان آن را با اسكنرهاي مربوط يا دوربين تلفن همراه بازخواني نمود. • پروتكل ECE) Electronic Correspondence Exchange): پروتكل تبادل الكترونيكي مكاتبات جهت تبادل اطلاعات ميان سامانه هاي نرم افزاري، بالاخص سامانه هاي مكاتبات اداري است.

تكاليف:

دستگاه هاي اجرايي مكلفند نسبت به درج شمس در كليه مكاتبات و اسناد خود از طريق تجهيز كليه سامانه هايي كه منجر به توليد مكاتبات و اسناد مي شود، به نحوي اقدام نمايند كه قابليت درج اين شناسه طبق الگوي پيوست (۶ قلم اطلاعاتي اول جدول شماره ۱ پيوست) حداكثر ظرف مدت ۶ ماه و تكميل شناسه با قلم اطلاعاتي هفتم، حداكثر ظرف مدت يكسال از ابلاغ اين بخشنامه فراهم شود.

دستگاه هاي اجرايي جهت تأمين هزينه و تعهدات مالي مربوطه، لازم است نسبت به لحاظ نمودن موضوع اين مصوبه در اعتبارات سالانه سامانه هاي ذيربط و قراردادهاي پشتيباني اين سامانه ها اقدام نمايند.

در اجراي مصوبه مديريت نظام مند اسناد الكترونيكي به شماره 124697/ 1 مورخ 28/ 07/ 1399 شوراي اجرايي فناوري اطلاعات، دستگاه هاي اجرايي مكلفند به منظور ارسال مكاتبات، اسناد و مدارك به سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران جهت آرشيو، امكانات لازم براي درج ۴ قلم اطلاعاتي از شمس شامل "شماره نامه، شناسه حوزه صدور، تاريخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه حقوقي دستگاه" از جدول شماره ۱ پيوست را در سند موردنظر فراهم نمايند.

به منظور آرشيو ملي مكاتبات و اسناد، سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران مسئول هماهنگي و نظارت بر دستگاه هاي اجرايي در تجهيز سامانه هاي ذيربط به شمس، مطابق با موضوع اين ماده بوده و موظف است گزارش هاي دوره اي اجراي آن را در بازه هاي زماني 6 ماهه به دبيرخانه شوراي اجرايي فناوري اطلاعات و دبيرخانه شوراي عالي اداري ارائه نمايد.

دبيرخانه مركزي نهاد رياست جمهوري، مسئوليت راهبري دستگاه هاي اجرايي در تجهيز سامانه هاي مكاتبات اداري به شمس و موارد مندرج در بخشنامه ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ 15/ 12/ 1396 را بر عهده داشته و مكلف است تمهيدات لازم جهت ايجاد هماهنگي و يكپارچگي در شركت هاي دارنده سامانه هاي مكاتبات اداري جهت درج شمس در كليه مكاتبات و اسناد دستگاه هاي اجرايي را فراهم سازد.

دستگاههاي اجرايي مكلفند پس از درج ۶ قلم اطلاعاتي اول در باركد دوبعدي شمس (موضوع بند اول ماده ۳ اين بخشنامه)، نتيجه را جهت بررسي و دريافت تاييديه، به دبيرخانه مركزي نهاد رياست جمهوري اعلام نمايند.

دبيرخانه مركزي نهاد رياست جمهوري موظف است گزارش هاي دوره اي مبني بر اجراي مفاد اين دستورالعمل در دستگاه هاي اجرايي را در بازه هاي زماني ۶ ماهه به دبيرخانه شوراي عالي اداري ارائه نمايد.

اين بخشنامه براي تمامي دستگاه هاي اجرايي لازم الاجراست و حسن اجراي آن در ارزيابي سالانه دستگاه هاي اجرايي لحاظ مي گردد.

بالاترين مقام دستگاه اجرايي، مسئول اجراي اين بخشنامه بوده و واحدهاي فناوري اطلاعات و مسئولان سامانه هاي موردنظر دستگاه هاي اجرايي موظفند تمهيدات لازم به منظور اجراي مؤثر و دقيق آن را طبق زمان بندي اعلام شده فراهم سازند.

جمشيد انصاري

پيوست: اقلام اطلاعاتي شناسنامه ملي سند (شمس) اقلام اطلاعاتي كه مي بايست در شناسنامه ملي سند درج شوند، شامل موارد زير است: 1- شماره نامه كه توسط سازمان ايجادكننده، توليد و عموما در سربرگ نامه چاپ مي شود. اين شماره حداكثر 20 كاراكتر خواهد بود. 2- تاريخ و ساعت ثبت و صدور كه بر اساس استاندارد ISO8601 در قالب روز، ماه، سال و ساعت مي باشد. اين قلم اطلاعاتي، دقيقا 19 كاراكتر است و بر اساس تاريخ شمسي به صورت زير در نظر گرفته مي شود: [YYYY]-[MM]-[DD]T[hh]:[mm]:[ss] مثال 15:02:17T28-06-1399 3- شناسه يكتاي عمومي (GUID) كه در قالب معرفي شده در اسناد ECE و شامل 36 كاراكتر بوده و توسط سامانه‌هاي مكاتبات اداري توليد مي‌شود. 4- كد ملي امضاكننده نامه/سند كه شامل حداكثر 20 كاراكتر بوده و چنانچه نامه داراي دو امضاكننده باشد 10 رقم اول، كد ملي امضاكننده اول و 10 رقم بعدي، كد ملي امضاكننده دوم خواهد بود. 5- نشاني پست الكترونيك سازمان ايجادكننده نامه/سند كه حداكثر 29 كاراكتر است. اين نشاني همان نشاني پست الكترونيك تعريف شده براي دستگاه در شبكه دولت است. 6- شناسنامه حقوقي دستگاه اجرايي ايجادكننده مكاتبه/سند كه يك كد 11 رقمي است كه سازمان ثبت اسناد و املاك كشور (اداره كل ثبت شركت ها و موسسات غيرتجاري) به هر سازماني اختصاص داده است 7- شناسه حوزه صدور شامل دو عنصر اعم از شناسه يكتاي واحد سازماني (شناسه اي منحصر به فرد كه به هر واحد سازماني در ساختار تشكيلاتي اختصاص داده مي شود) و شناسه يكتاي پست سازماني (شناسه اي منحصر به فرد كه به هر پست سازماني اختصاص داده مي شود) است كه توسط سازمان اداري و استخدامي كشور تخصيص مي يابد. جدول 1- اقلام اطلاعاتي مندرج در شناسه شمس كد شناسايي قلم داده نام قلم داده تعداد كاراكتر 1 شماره نامه 20 2 تاريخ و ساعت ثبت و صدور 19 3 شناسه يكتايي(GUID) 36 4 كد ملي امضاكننده 20 5 نشاني پست الكترونيك شبكه دولت دستگاه اجرايي ايجادكننده نامه/سند 30 6 شناسه حقوقي دستگاه اجرايي ايجادكننده نامه/سند 11 7 شناسه حوزه صدور (شامل شناسه يكتاي واحد سازماني و شناسه يكتاي پست سازماني) 16 • روش تشكيل باركد دوبعدي (QR code) در شناسه شمس براي ايجاد اين باركد از قالب زير استفاده خواهد شد: شناسه حوزه صدور(7)كد ملي امضاكننده(6)شناسه حقوقي(5)پست الكترونيك(4)شناسه يكتايي(3) تاريخ و ساعت ثبت و صدور(2)شماره نامه(1)