بمنظور جمعآوری و حفظ اسناد ملی ایران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرایط و امکانات مناسب برای دسترسی عموم باین اسناد و همچنین صرفه جوئی در هزینههای اداری و استخدامی از طریق تمرکز پروندههای راکد وزارتخانهها و موسسات دولتی و وابسته بدولت و امحاء اوراق زائد سازمانی بنام سازمان اسناد ملی ایران وابسته بسازمان امور اداری و استخدامی کشور تاسیس میگردد.
اسناد مذکور در این ماده شامل کلیه اوراق مراسلات، دفاتر، پروندهها، عکسها، نقشهها، کلیشهها، نمودارها، فیلمها، میکروفیلمها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی است که در دستگاه دولت تهیه شده و یا بدستگاه دولت رسیده است و بطور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری دائمی داشته باشند.
سازمان اسناد ملی ایران دارای یک رئیس و یک شوری و تشکیلات لازم خواهد بود.
رئیس سازمان اسناد ملی از بین مستخدمین عالیرتبه دولت که دارای تحصیلات عالی و سابقه تحقیق و تخصص در امور اداری و تشخیص و بایگانی اسناد باشند به پیشنهاد دبیرکل سازمان امور اداری و استخدامی کشور و بتصویب هیئت وزیران انتخاب میشود. رئیس سازمان اسناد ملی مامور اجرای مصوبات شوری و مسئول اداره امور سازمان است.
شورای سازمان مرکب از اشخاص زیر خواهد بود: 1 - وزیر امور خارجه 2 - وزیر فرهنگ و هنر 3 - دادستان کل 4 - دبیرکل سازمان امور اداری و استخدامی کشور 5 - دادستان دیوان محاسبات 6 - دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران به پیشنهاد وزیر علوم و آموزش عالی و تصویب هیئت وزیران که برای مدت سه سال انتخاب میشوند و انتخاب مجدد آنها بلامانع است. بجای اعضاء مذکور در چهار بند اول ممکن است معاونان آنها حضور یابند. اعضاء شورا از بین خود یکنفر را بعنوان رئیس انتخاب میکنند.
رئیس سازمان اسناد ملی ایران بعنوان دبیر شورا در جلسات شرکت میکند ولی حق رای نخواهد داشت.
نماینده وزارتخانه یا سازمانی که اتخاذ تصمیم درباره اوراق زائد و یا اسناد و پروندههای آن وزارتخانه یا سازمان در شورا مطرح است برای تبادل نظر بجلسات شورا دعوت میشود.
آئین نامه طرز تشکیل جلسات شورا و ترتیب انتخاب رئیس و نحوه اتخاذ تصمیمات به تصویب شورا خواهد رسید.
وظائف شوری بشرح زیر است:
تشخیص اوراق زائد قابل امحاء و تصویب فهرست مشروح آنها که قبلا از طرف سازمان اسناد ملی و وزارتخانه یا موسسه دولتی ذیربط طبق مقررات این قانون تهیه و تنظیم شده باشد.
تصویب آئین نامههای مربوط بنحوه بررسی و نقل و انتقال پروندههای راکد و اسناد ملی.
تصویب آئین نامههای مربوط به تنظیم و نگهداری اسناد ملی و گذاشتن آنها در دسترس عامه و همچنین مقررات مربوط باسناد محرمانه و نحوه مراجعه به آنها.
تصویب مقررات و ضوابط و معیارهائی که وزارتخانهها و موسسات وابسته بدولت باید در تنظیم و ضبط و نگهداری پروندهها و اسناد و مدارک رعایت کنند.
- تدوین تعرفه ایکه طبق آن سازمان اسناد ملی در ازای تهیه میکروفیلم و فتوکپی و رونوشت گواهی شده و یا انجام خدمات مشابه از اشخاص (اعم از حقیقی و حقوقی) حق الزحمه دریافت خواهد کرد.
وجوه حاصل از بند (ه) این ماده بحساب درآمد خزانه دولت منظور خواهد شد.
وزارتخانهها و موسسات دولتی و وابسته بدولت مکلفند طبق آئین نامهای که بتصویب هیئت وزیران برسد بایگانیهای خود را بر اساس اصول و روشهای متحدالشکلی که شورای سازمان طبق بند (د) از وظائف خود تهیه کرده در مدتی که در آئین نامه مزبور برای هر یک از سازمانها تعیین خواهد شد تنظیم و پروندههای راکد را از پروندههای جاری تفکیک و طبقهبندی کنند.
وزارتخانهها و موسسات دولتی و وابسته بدولت مکلفند کلیه اسناد و پروندههای راکد را که احتیاجی به نگهداری آنها در سازمانهای مربوط نیست برای نگهداری موقت بسازمان اسناد ملی بسپارند مگر آنکه از تاریخ تهیه و تنظیم سند و یا تاریخ آخرین برگ پرونده مدت چهل سال گذشته باشد که در اینصورت باید بطور دائم بسازمان اسناد ملی منتقل شود.
وزارتخانهها و موسسات دولتی و وابسته بدولت و همچنین شورای سازمان اسناد ملی مکلفند اسناد و پرونده هائی را که طبق این ماده در اختیار سازمان اسناد ملی قرار گرفته است و افشای مطالب آنها بحقوق اشخاص و یا مصالح دولت لطمه میزند برای مدت مقرر محرمانه محسوب دارند و سازمان مکلف است که این اسناد و پروندهها را بر حسب مورد تا انقضای مدت مقرر و یا اعلام ثانوی وزارتخانه یا موسسه مربوط و یا تصمیم مجدد شوری در دسترس مراجعان به استثنای مراجع صالحه قانونی قرار ندهد.
آئین نامه مربوط به تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحاء آنها به پیشنهاد رئیس سازمان اسناد ملی و تایید شورا بتصویب کمیسیونهای مربوط مجلسین میرسد.
ماده 8اصلاحی ۱۳۹۴/۱۲/۱۷
ستاد کل نیروهای مسلح، نیروهای مسلح جمهوری اسلامی ایران، وزارت دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح و سازمانهای وابسته به آنان که ماهیت و ماموریت نظامی و امنیتی دارند از شمول مقررات این قانون مستثنی هستند و ترتیب نگهداری، حفظ اسناد ملی و امحای اوراق زائد در سازمانهای یادشده با اطلاع سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران و با تشخیص هیاتهای صلاحیتداری است که به این منظور تشکیل میشوند. طرز تشکیل هیاتهای مزبور و نحوه اجرای مفاد این ماده به موجب آییننامهای است که ظرف مدت سه ماه از تاریخ لازم الاجراء شدن این قانون توسط وزارت دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح با هماهنگی ستاد کل نیروهای مسلح تهیه میشود و به تصویب فرماندهی کل قوا میرسد.
۱ رأی مرتبط
قانون فوق مشتمل بر هشت ماده و شش تبصره پس از تصویب مجلس سنا در تاریخ 22/1/1349 در جلسه روز پنجشنبه هفدهم اردیبهشت ماه یکهزار و سیصد و چهل و نه بتصویب مجلس شورایملی رسید.
رئیس مجلس شورایملی - عبداله ریاضی