آئين‌نامه قانون ثبت احوال مصوب ارديبهشت ماه 1319

در كليات

سند سجلي عبارت از سندي است كه مطابق مقررات قانون ثبت احوال به ثبت رسيده و مندرجات آن رسمي و معتبر است. نماينده ثبت احوال كارمندان است كه از طرف اداره ثبت احوال رسماً براي ثبت وقايع چهارگانه در دفاتر رسمي انتخاب مي‌شود.

اظهاركننده شخصي است كه واقعه را براي ثبت در دفاتر رسماً به نماينده ثبت احوال اطلاع مي‌دهد اظهاركننده ممكن است صاحب واقعه يا اشخاص ديگري باشند كه قانوناً داراي اين حق هستند.

گواه شخصي است كه در مورد ازدواج و طلاق به هويت و در مورد تولد و مرگ به صدق گفتار اظهاركننده گواهي مي‌دهد.

يك نفر نمي‌تواند در يك موضوع هم اظهاركننده و هم گواه واقع شود.

اظهاركننده و گواه بايد كميته 18 سال تمام داشته باشد ولي در صورتي كه قبل از رسيدن به سن 18 سال تمام ازدواج واقع شود پدر يا مادري كه سن آنها به 18 سال تمام نرسيده در مورد ثبت ولادت فرزند خود مي‌توانند اظهاركننده واقع شوند.

ثبت وقايع ولادت و مرگ در نخستين دفاتري كه نمونه آن ضميمه اين آئيننامه است (1ـ2) بعمل مي‌آيد و دفاتر مزبور بايد شماره‌گذاري و سرب و منگنه شده و عده صفحات آن در ابتدا و انتهاي دفتر تعيين و به امضاء رئيس اداره بازرسي كل آمار و دادستان شهرستان تهران يا نماينده آنها در اداره كل آمار و ثبت احوال برسد.

ثبت وقايع در روي اوراق آزاد به كلي ممنوع است.

تعداد برگهاي هر يك از دفاتر ثبت وقايع با نظر كميسيوني كه از رؤساي ادارات ثبت احوال و بازرسي و حسابداري در اداره كل آمار تشكيل مي‌شود تعيين و دستور تهيه آن به اداره حسابداري داده مي‌شود اداره مزبور مكلف است منتهي تا آخر آبان دفاتر و برگها را چاپ و حاضر نموده تحويل اداره بازرسي نمايد كه پس از اجراي مقررات ماده 4 تا آخر دي ماه سرب نموده و به اداره حسابداري بفرستد اداره مزبور بايد دفاتر را تا آخر بهمن به كليه ادارات آمار و ثبت احوال شهرستانها بفرستد. پس از وصول دفاتر رئيس آمار و ثبت احوال هر محل مكلف است وضعيت سرب و تعداد برگهاي هر جلد را بازبيني نموده و بين نمايندگان حوزه‌ها پيش از فروردين هر سال تقسيم نمايد و هرگاه در مجلدات اختلافي مشاهده نمود مراتب را به مركز گزارش دهد و نمايندگان مكلف هستند كه دفاتر مواليد را منتها تا پايان اسفند بين كدخدايان دهات قلمرو مأموريت خود توزيع و رسيد دريافت نمايند.

هرگاه در طي سال معلوم شود كه برگهاي دفتر براي ثبت وقايع كافي نيست نماينده ثبت احوال بايد قبل از اتمام دفتر مراتب را به اداره كل آمار و ثبت احوال گزارش داده درخواست دفاتر جديدي بنمايد. شماره ترتيب وقايعي كه در دفتر ثاني ثبت مي‌شود دنباله آخرين شماره دفتر سابق است.

اداره كل آمار و ثبت احوال مركب غيرقابل محوي براي ثبت وقايع معين مي‌نمايد و كليه اسناد با آن مركب نوشته خواهد شد.

ثبت وقايع به هيچ وجه نبايد به عهده تعويق افتد و در ثبت هر واقعه سال. ماه. روز و ساعت آن قيد مي‌گردد.

كليه تاريخها با تمام حروف نوشته مي‌شود در ثبت واقعه تعيين سال. ماه. روز و ساعت تحقيقي ضروري است.

نماينده ثبت احوال ذيل هر سند با تمام حروف نام و نام خانوادگي خود را نوشته و امضاء نموده و به مهر حوزه ممهور مي‌نمايد.

نماينده ثبت احوال وقايع را حتي‌المقدور بايد شخصاً ثبت نمايد و هرگاه به واسطه عذر موجهي قادر به انجام وظيفه نباشد به كارمند رسمي حوزه اجازه ثبت واقعه را مي‌دهد. اين اجازه بايد كتبي و در دفتر ثبت مراسلات ثبت شده باشد.

نمايندگان ثبت احوال ثبت وقايع مربوط به خود و مربوط به اقرباي خود را تا درجه دوم (اعم از نسبي يا سببي) بايد با حضور رئيس آمار و ثبت احوال و در نقاطي كه اداره ثبت احوال نباشد با حضور بخشدار و در غير مراكز بخشداري با حضور كدخدا ثبت كرده و مراتب را در حاشيه اسناد قيد نموده به امضاء آنها برساند.

قبل از ثبت واقعه نماينده ثبت احوال مكلف است عواقب وخيم اظهارات كذب را به اظهاركننده و گواه تذكر داده اين موضوع را در دفتر ذكر نمايد.

در مواردي كه قانون ثبت احوال اجازه مي‌دهد ممكن است به وسيله وكالتنامه مسلم واقعه را به ثبت رسانيد.

نماينده ثبت احوال بايد قبل از آنكه ثبت را به امضـاء اظهاركننده و گواه برساند مندرجات آن را براي آنها بخواند و تمام جزئيات را به نحوي كه بفهمند توضيح نمايد پس از آنكه اطمينان كامل پيدا كرد كه مراتب ثبت شده مطابق اظهار ايشان است به امضاء برساند.

هرگاه اظهاركننده يا گواه سواد فارسي نداشته باشند به جاي امضاء با انگشت ابهام علامت خواهند گذاشت و مأمور ثبت احوال مكلف است علت عدم امضاء را پس از ثبت واقعه در حاشيه مستنـدات توضيح دهد.

اظهاركننده و گواه بايد بدواً نام خود را با تمام حروف نوشته و سپس امضاء نمايد.

در هر مورد كه نمايندگان ثبت احوال بر اثر اشتباه يا فراموشي اسنادي را كه مكلف به امضاء مي‌باشند امضاء نكنند جانشين آنان بايد با حضور كميسيون مركب از دادستان يا نماينده او و نماينده اداره كل آمار و ثبت احوال اسنادي كه قبلاً تنظيم شده و فاقد امضاء بوده نمايند و صورت‌مجلس تهيه و ضميمه اسناد مربوطه بنمايند.

در نقاطي كه دادسرا نباشد كميسيون با حضور رئيس دادگاه بخش و اگر دادگاه بخش هم نباشد با حضور بخشدار تشكيل خواهد شد.

هرگاه اظهاركننده كر يا گنك باشد بايد يك نفر كه با اشاره گفتار او را بفهمند همراه خود بياورد كه در موقع قرائت سند و امضاء آن شخص مزبور حاضر باشد و مطالب را به او تفهيم كند و نماينده نيز مكلف است چگونگي را در حاشيه مستندات قيد كند.

هرگاه به علتي ثبت يك واقعه ناتمام بماند نماينده ثبت علت را در دفتر قيد كرده و پس از ذكر تاريخ امضاء مي‌نمايد و به ثبت ناتمام ترتيب اثر داده نخواهد شد.

دفاتري كه در آخر سالي به كلي نانويس مي‌نماند با اجازه مركز و با حضور نماينده اداره كل آمار و ثبت احوال و دادستان يا نماينده او تاريخ پشت دفتر را اصلاح و امضاء نموده مورد استفاده قرار مي‌دهند و در نقاطي كه دادسرا نيست دفاتر به نزديكترين محلي كه دادسرا باشد فرستاده خواهد شد كه تشريفات نامبرده انجام شود.

صفحه آخر دفاتر اظهارنامه داراي فهرستي خواهد بود كه مطابق ستون‌هاي آن نمايندگان بايد تعداد وقايع سنوات مختلفه را تفكيكاً در فهرست مذكور ذكر نمايند.

در موقعي كه اسناد و دفاتر ثبت احوال كلاً يا بعضاً از بين برود كميسيون با حضور رئيس اداره آمار و ثبت احوال محل و نماينده وزارت كشور و نماينده دادسرا تشكيل و با مراجعه به ساير اسناد و دفاتر و برگها و پيشينه‌هاي موجوده اسناد جديدي به جاي اسناد از بين رفته تنظيم و به امضاي كميسيون مي‌رسد در صورتي كه صاحبان اسناد نسبت به اسناد جديد اعتراضي داشته باشند مي‌توانند به دادگاه صالحه رجوع و درخواست رسيدگي كنند.

در نقاطي كه وسائل عكاسي موجود است از اشخاصي كه سن آنها به هيجده سال رسيده باشد در موقع صدور شناسنامه و يا المثني بايد سه عكس گرفته شود كه يك عكس به برگ شناسنامه و دو عكس ديگر به نخستين اظهارنامه و يا نخستين دفتر مواليد الصاق گردد.

اشخاص بي‏بضاعت كه نداشتن بضاعت آنها در شهرها به‏گواهي كلانتري و در دهات به‏گواهي بخشدار يا كدخدايان رسيده باشد از دادن عكس معاف هستند و در اين صورت نماينده ثبت احوال نشانيهاي مشخصه آنها را در پشت اظهارنامه و در محل مخصوص شناسنامه قيد مي‏نمايند.

در نقاطي كه وسائل عكاسي موجود نيست علائم مخصوص ظاهري اشخاصي كه سن آنها از 18 سال تجاوز كرده باشد بايد در حاشيه مستندات قيد شود.

در ثبت ولادت

تولد هر طفل بدواً در نخستين دفتر مواليد مقرر در ماده 4 ثبت سپس شناسنامه كه نمونه آن ضميمه اين آئيننامه است (3) براي طفل صادر مي‌شود.

اعلام‌كنندگان تولد طفل مكلفند در مدت مقرر براي ثبت تولد طفل با دو نفر گواه در حوزه ثبت احوال حاضر شده واقعه را به ثبت برسانند در صورتي كه اعلام كننده گواهينامه رئيس بنگاهي كه طفل در آنجا متولد شده يا گواهينامه از پزشك يا ماماي رسمي كه در موقع ولادت حاضر بوده در دست داشته باشد ثبت واقعه بدون حضور گواه به عمل خواهد آمد همچنين در مواردي كه اعلام‌كننده تولد طفل رئيس يكي از بنگاههاي رسمي باشد واقعه بدون حضور گواه ثبت مي‌شود.

گواهينامه ماما يا پزشكي كه در حين ولادت طفل حضور داشته همچنين گواهينامه رؤساي بنگاههاي رسمي از قبيل (بيمارستان ـ زايشگاه ـ مسكين‌خانه ـ زندان ـ بازداشتگاه و غيره) كه طفل در آنجا تولد يافته در برگهائي كه نمونه آن ضميمه است (4) در 3 نسخه تهيه نسخه سفيد را به شخصي كه مكلف به اعلام واقعه مي‌باشد و نسخه رنگين را در حوزه‌هاي شهري به نمايندگان ثبت احوال و در دهات به كدخدايان تسليم و نسخه سوم را نزد خود نگاه مي‌دارد.

كدخداي ده مكلف است نسبت به ولادت طفل طبق ماده (8) و (9) آئيننامه كدخدايان مصوب 19 آذرماه 1318 عمل نمايد.

اشخاصي كه مكلف به ثبت واقعه تولد طفل و دريافت شناسنامه مي‌باشند ولي خاص (پدرجد پدري وصي منصوب) سرپرست طفل يا سرپرست خانواده‌اي كه طفل در آنجا متولد شده و مادر طفل خواهند بود.

سرپرست طفل كسي است كه عهده‌دار امور طفل يا امور خانواده‌اي كه طفل در آنجا متولد شده مي‌باشد.

ثبت واقعه تولد در غير از حوزه محل تولد با انجام تشريفات مقرر مانعي ندارد.

نماينده ثبت احوال مكلف است به مجرد مراجعه اعلام‌كننده قانوني ولادت طفل نخستين دفتر مواليد را نوشته و مراتب را در شناسنامه ابوين (هر كدام حاضر باشد) قيد و شناسنامه صادر و به اعلام‌كننده تسليم نمايد.

هرگاه مولود توأم يا متعدد باشد براي هر يك سند جداگانه تنظيم و ساعت تقدم و تأخر تولد نيز بايد تعيين شود.

نخستين دفتر مواليد از اولين صفحه شروع و شماره نيز در هر سال و در هر ده از حوزه دهستاني و هر حوزه شهري از يك شروع و به‌آخرين واقعه ثبت شده در همان سال خاتمه مي‌يابد.

اگر پدر يا مادر طفل نامعلوم باشد پس از آنكه به وسيله اقرارنامه رسمي يا دادنامه نسبت طفل به كسي ثابت شد مراتب در حاشيه كليه مستندات ثبت ولادت توضيح و المثني شناسنامه بدون اينكه آثاري از نامعلوم بودن نام پدر و يا مادر در آن منعكس باشد صادر مي‌گردد.

براي اطفالي كه پدر و مادر آنها معلوم نيست از طرف سرپرست آنها نام خانوادگي تعيين مي‌شود پس از آنكه پدر اين قبيل اطفال معلوم گرديد و طبق ماده 32 عمل شد نام خانوادگي طفل مزبور به‌نام خانوادگي پدر تبديل مي‌شود و در صورتي كه پدر معلوم نباشد و مادر معلوم گرديد به نام خانوادگي مادر ناميده مي‌شود.

ثبت تولد اطفال سرراهي مطابق ماده 7 قانون بنا به اظهار شخص يا رئيس بنگاهي كه طفل به او سپرده شده به عمل خواهد آمد و شناسنامه صادر و به اظهاركننده تسليم مي‌شود.

هويت ديوانه‌ها هرگاه قيم نداشته باشند برحسب اظهار مأمورين انضباطي پس از بازجوئي‌هاي لازم كه مأمورين نامبرده به‌عمل خواهند آورد در همان حوزه كه ديوانه مقيم است ثبت خواهد شده شناسنامه براي دادستان محل فرستاده مي‌شود. سن تقريبي ديوانه نام پدر و مادر هرگاه معلوم باشد نوشته مي‌شود. هرگاه پدر و يا مادر او معلوم نباشد در محل مربوطه نوشته مي‌شود كه اظهاركننده نام پدر و مادر او را نمي‌دانست.

در اسناد اين قبيل اشخاص به هيچ وجه نبايد كلمه ديوانه نوشته شود.

نماينده ثبت احوال مكلف است در هر موقع كه نخستين دفتر ولادت خاتمه پيدا كرد ذيل آخرين واقعه دفاتر مزبور را بسته دفاتر را به انضمام گزارش ماما يا پزشك يا بنگاهها به اداره آمار و ثبت احوال ارسال دارد.

نماينده حوزه موظف است به محض ثبت واقعه ولادت اعلاميه براي درج مراتب در مستندات پدر يا مادر مولود در روي نمونه كه ضميمه آئين‏نامه است (5) تنظيم و به اداره آمار و ثبت احوال محل ارسال دارد اداره آمار و ثبت احوال محل مكلف است پس از وصول اعلاميه چنانچه شناسنامه پدر و مادر طفل يا يكي از آنها در قلمرو آن اداره صادر شده باشد واقعه تولد را از روي اعلاميه در مستندات پدر و مادر طفل ثبت و هرگاه شناسنامه پدر و مادر يا يكي از آنها از محل ديگري صادر شده باشد اعلاميه واصله را عيناً به محل مربوط بفرستند.

دوائر آمار و ثبت احوال مكلفند در ظرف 15 روز مفاد اعلاميه‌ها واصله را در مستندات مربوطه ثبت نمايند.

نمايندگان حوزه‌ها مكلفند در آخر اسفند هر سال ذيل آخرين واقعه ولادت را بسته و دفاتر را به مركز اداره آمار و ثبت احوال ارسال دارند.

بايگاني اسناد پس از وصول دفاتر ولادت هر حوزه شهري يا هر ده مكلف اسـت دفاتر واصله را در دسترس كميسيـون مقرره در ماده 42 بگذارد.

كميسيون رسيدگي به اسناد تشكيل مي‌شود از رئيس آمار و ثبت احوال و متصدي بايگاني اسناد و سرپرست نويسندگان دفتر سجل شهرستان كه بايد با دقت مندرجات اسناد مربوطه به ولادت و فوت را با يكديگر تطبيق و هرگونه عيب و نقص آنها را در دو نسخه تدوين نمايند كه يك نسخه از آن به جلد مربوط و نقص آنها را در دو نسخه تدوين نمايند كه يك نسخه از آن به جلد مربوط ضميمه و نسخه ديگر به مركز ارسال گردد.

در اجراي ماده 10 قانون ثبت احوال نماينده ثبت اگر از وجوه صغيري كه محتاج به قيم باشد مطلع گردد اطلاع نامه روي نمونه كه ضميمه اين آئيننامه است (6) تهيه و به وسيله اداره آمار و ثبت احوال محل براي آگهي دادستان دادگاه شهرستان محلي يا كساني كه وظايف او را انجام مي‌دهند ارسال مي‌دارد.

در ثبت فوت

مرگ هر شخص در نخستين دفتر مردگان ثبت و مراتب در شناسنامه درگذشته قيد و به اظهاركننده واقعه تسليم مي‌شود.

اشخاصي‌كه قانوناً مكلف به اعلام ثبت واقعه مرگ مي‌باشند بايد در ظرف 48 ساعت به اتفاق يك يا دو گواه به نماينده ثبت احوال مراجعه نموده واقعه را به ثبت برسانند.

اگر اعلام‌كنندگان واقعه فوت به تصديق پزشك معالج و يا تصديق ماماي رسمي را (در صورتي كه ما در حين وضع حمل فوت كند يا طفل مرده به دنيا آمده باشد) تسليم كند نماينده ثبت احوال واقعه را بدون حضور گواه ثبت مي‌نمايد.

در دهات در صورت نبودن مأمور ثبت احوال اشخاصي كه مكلف به اعلام واقعه مي‌باشند در مدت مقرره بايد واقعه را به كدخداي محل اعلام دارند كدخدا طبق مواد 8 و 9 آئين‏نامه وظائف كدخدايان رفتار خواهد نمود.

رؤساء بنگاههاي رسمي و شهرباني يا بخشداري در مواردي كه مكلف به اعلام فوت هستند مي‌توانند به جاي اينكه شخصاً نزد نماينده ثبت احوال حاضر شوند واقعه فوت را طي نمونه‌اي كه ضميمه اين آئين‏نامه است (7) با تعيين مشخصات كامل متوفي و تاريخ فوت شماره شناسنامه محل صدور و علت فوت به نماينده ثبت احوال اعلام دارند. در اين مورد در دفتر متوفيات به جاي امضاء اعلام‌كننده شماره و تاريخ اعلاميه واصله قيد و عين نامه به دفتر ثبت فوت‌الصاق و در حاشيه توضيح داده مي‌شود (نامه ...... ضميمه است).

متصديان غسل و كفن و دفن مكلفند در ظرف 24 ساعت واقعه فوت را روي نمونه‌اي كه ضميمه اين آئيننامه است (8) در شهرها به حوزه‌هاي ثبت احوال و در دهات در صورتي كه نماينده ثبت احوال حاضر نباشد به كدخدا اطلاع دهند.

واقعه مرگ مواليد سال جاري در نخستين دفاتر ثبت مردگان كه تماماً سرب شده است ثبت مي‌شود و شماره در هر سال در هر حوزه شهري و هر ده از حوزه‌هاي دهستاني از يك شروع و به آخرين واقعه ثبت شده در همان سال خاتمه مي‌يابد.

طرز سرب و بازبيني دفاتر ثبت مرگ و ارسال آن به ادارات ثبت احوال شهرستانها طبق مقرراتي است كه در فصل ولادت تصريح شده است.

در مواقعي كه واقعه فوت به موجب ماده 17 قانون بر طبق اظهار كساني كه مكلف به بازجوئي و اعلام آن هستند به ثبت مي‌رسد ثبت واقعه بدون حضور گواه به عمل مي‌آيد.

در موردي كه جسدي كشف شود و هويت او معلوم نباشد صورت‌مجلسي كه مطابق ماده 20 قانون تنظيم و به نماينده ثبت احوال داده مي‌شـود ضميمه نسخـه اول دفتر متوفيـات بايگانـي و محتويـات صورت‌مجلس آنچه ممكن است و با نمونه دفتر وفق مي‌دهد در نخستين دفتر مربوطه درج و جاهائي كه در دفتر نانويس مي‌‌ماند خط كشيده مي‌شود و هرگاه بعداً مشخصات جسد كشف شده معلوم گرديد مراتب در حاشيه دفتر قيد خواهد شد.

نسبت به اشخاصي كه در حين مسافرت در راهها يا منزلگاهها فوت مي‌نمايند پس از وصول اطلاعنامه از طرف مأمورين صلاحيت‌دار نماينده حوزه مكلف است واقعه فوت را ثبت و عين اطلاع‏نامه را به دفتر ثبت مرگ ضميمه نمايد و در حاشيه مراتب را توضيح دهد.

فوت اشخاصي كه در كشتي واقع مي‌شود و محل اقامت آنها معلوم نيست در دفتر مخصوصي در اداره كل آمار و ثبت احوال به ثبت مي‌رسد و نسبت به اشخاصي كه محل اقامتشان معلوم است پس از وصول مستخرجه ناخداي كشتي اداره مركزي مستخرجه را به دفاتر مربوطـه اعلام مي‌دارد.

نسبت به كساني كه در جنگ يا لشكركشي مي‌ميرند هرگاه هويت مرده معلوم باشد مراتب از طريق وزارت جنگ به موجب اطلاعنامه‌اي كه نمونه آن ضميمه اين آئيننامه است (9) به اداره كل آمار و ثبت احوال اعلام و اداره مركزي نيز عيناً به محل صدور شناسنامه متوفي مي‌فرستد تا فوت به موجب اطلاعنامه ثبت شود اگر هويت متوفي معلوم نباشد پس از وصول رونوشت گواهي شده صورت مجلسي تنظيم و در دفتر مخصوصي كه در اداره كل آمار و ثبت احوال مي‌باشد قيد و هر وقت هويت مرده معلوم گرديد مراتب به اداره محل صدور شناسنامه مرده براي ثبت اعلام مي‌گردد.

ثبت فوت كساني كه از مأمورين صلاحيتدار دولت شاهنشاهي در خارجه شناسنامه گرفته‌اند و در جنگ يا لشكركشي مي‌ميرند در تهران به عمل مي‌آيد.

مفاد فوت غائب مفقودالاثر به استناد دادنامه دادگاه در نخستين دفتر ثبت مردگان و مستندات سجلي متوفي و دفتر ثبت شهرستان درج شماره و تاريخ دادنامه در محل درج مشخصات اظهاركننده ثبت و چنانچه دادنامه موصوف ابطال شود مراتب در دفاتر فوق‌الذكر و مستندات سجلي قيد مي‌گردد.

براي طفل مرده به دنيا آمده يا طفلي كه قبل از اطلاع ولادت به نماينده ثبت احوال مرده باشد سند ولادت تنظيم نمي‌شود و بايد واقعه فوت در دفتر متوفيات قيد گردد.

رؤساي بنگاههاي رسمي مكلفند اطفال مرده به دنيا آمده را به نماينده ثبت احوال اعلام دارند.

بسته‌شدن دفاتر و صدور اعلاميه و ارسال به ادارات ثبت احوال محل طبق مقرراتي كه در فصل ولادت ذكرشده نمونه اعلاميه ضميمه اين آئين‏نامه است (10).

ثبت فوت در غير از محل وقوع با انجام تشريفات مقرره مانعي ندارد.

در مورد فوت زوج يا زوجه نماينده ثبت احوال بايستي پس از ثبت واقعه فوت اعلاميه كه نمونه آن ضميمه اين آئين‏نامه است (11) صادر و به مركز آمار و ثبت احوال ارسال كه اگر شناسنامه طرفي كه حيات دارد از اداره محل ثبت فوت صادر شده باشد مراتب در مستندات او قيد و الا عين اعلاميه را به اداره محل صدور شناسنامه ارسال دارد.

به طور كلي ثبت فوتهاي معوقه در نخستين دفتر فوت معوقه كه نمونه آن ضميمه آئيننامه است به ثبت خواهد رسيد و شماره در هر حوزه شهري و در هر ده از حوزه‌هاي دهستاني در اول هر سال از يك شروع شده به آخرين واقعه در آن سال خاتمه مي‌يابد (12).

در مواقعي كه فوت در اثر جنايتي واقع شده باشد مأمورين شهرباني و امنيه بر طبق ماده 47 مكلف به اعلام واقعه به نماينده ثبت احوال مي‌باشند.

ثبت واقعه توسط مأمورين شهرباني و امنيه مانع از اين نخواهد بود كه ديگران هم به طريق معمول واقعه را در همان حوزه به ثبت برسانند. بديهي است نماينده ثبت احوال بيش از يكبار واقعه را ثبت نخواهد كرد.

علت فوت نبايد به هيچ وجه در اسناد سجلي درگذشتگان ذكر شود.

در ثبت ازدواج و طلاق

دفاتر رسمي ازدواج و طلاق بايد هر نوع عقد ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت را كه در دفاتر ثبت مي‌كنند در روي نمونه كه ضميمه اين آئين‏نامه است (13 ـ 14) تنظيم و در روز پانزدهم و آخر هر ماه به نماينده حوزه مربوطه ثبت احوال تسليم نمايند.

نماينده ثبت احوال اعلاميه‌هاي واصله از دفاتر رسمي ازدواج و طلاق را در آخر هر ماه عيناً به اداره آمار و ثبت احوال متبوع خود مي‌فرستد تا خلاصه واقعه در مستندات مربوطه ثبت شود.

هرگاه مستندات سجلي زوجين يا يكي از آنها از اداره آمار و ثبت احوال محل وقوع واقعه صادر نشده باشد اداره ثبت احوال بايد مستخرجه اعلاميه واصله را روي نمونه‌اي كه ضميمه اين آئيننامه است (15 ـ 16) تهيه نموده به اداره مربوطه ارسال دارد اداره آمار و ثبت احوال محل صدور سند مكلف است خلاصه واقعه را در مستندات سجلي مربوطه قيد كند.

كليه ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت كه تا تاريخ اجراي مقررات ماده (1) قانون اصلاحي قانون ازدواج مصوب 29 ارديبهشت 1316 و جمله الحاقيه آن مصوب 13 آذر ماه 1317 در هر محل واقع شده در صورت درخواست زوجين و تسليم رونوشت مصدق مهرنامه و يا اقرارنامه كه در دفترخانه رسمي تنظيم شده باشد از طرف نماينده حوزه محل اقامت آنها در شناسنامه زوجين ثبت و مراتب با ارسال عين درخواست‏نامه و مدارك به اداره ثبت احوال براي ثبت واقعه در مستندات ارسال مي‌گردد. اگر مستندات سجلي زوجين يا يكي از آنها از اداره ثبت احوال ديگري صادر شده باشد طبق ماده بالا بايد اعلاميه صادر گردد.

ثبت طلاق و بذل مدت بنا به درخواست زوجه با انجام تشريفات مقرره فوق مانعي ندارد.

وقايع ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت كه برخلاف مقررات قانون ازدواج واقع و موضوع در مراجع قضائي تعقيب گرديده است با تسليم رونوشت مصدق دادنامه يا قرار صادر از دادگاه در شناسنامه و مستندات سجلي زوجين به ثبت مي‌رسد.

بايگاني آمار و ثبت احوال مكلفند در مورد اعلاميه‌هاي دفاتر رسمي ازدواج و طلاق گزارشهاي نمايندگان حوزه‌ها كه راجع به ثبت ازدواج و يا طلاق يا بذل مدت منتها در يك ماه از تاريخ وصول اقدام و مراتب را در مستندات مربوطه قيد و يا براي ثبت در دفاتر محل صدور شناسنامه اعلاميه صادر نمايند.

مقررات راجع به اتباع خارجه مقيمين ايران

واقعه ولادت اطفالي كه از پدر و مادر خارجي در ايران متولد مي‌شوند و پدر و مادر آنها پروانه اقامت از دولت ايران در دست دارند در دفتري كه نمونه آن ضميمه آئيننامه است به ثبت مي‌رسد. (17)

ولادت اطفالي هم كه در ايران از پدر و مادر خارجي به‌وجود آمده‌اند و به سن 18 سالگي تمام نرسيده‌اند با ارائه مدارك در دفتر مزبور به ثبت مي‌رسد.

براي اطفال مذكور در مواد بالا پس از ثبت در دفتر گواهينامه كه نمونه آن ضميمه اين آئيننامه است (18) صادر مي‌شود.

هرگاه صاحبان گواهينامه ولادت طبق تشخيص مقامات صلاحيتدار تبعه ايران معرفي شدند. در اين صورت گواهينامه از آنها اخذ و در حاشيه دفتر ولادت مراتب قيد و طبق مندرجات دفتر مواليد و گواهينامه اسناد تنظيم و شناسنامه صادر مي‌شود.

چنانچه پدر و مادر طفلي كه از اتباع خارجه هستند هر دو يا يكي از آنها در ايران متولد شده باشند پس از ثبت در دفتر مواليد براي طفل آنها شناسنامه صادر مي‌گردد در اين مورد در بالاي صفحه دفتر مواليد و صفحه سفيد شناسنامه قيد مي‌شود (طبق جزء 4 ماده 976 قانون مدني براي اين طفل شناسنامه صادر گرديد) و در محل مخصوص ذكر شماره شناسنامه پدر و مادر شماره پروانه اقامت قيد مي‌گردد.

اشخاصي كه براي ثبت مواليد خود به مأمور ثبت احوال مراجعه مي‌نمايند و مدعي تابعيت خارجي هستند در صورتي كه مدرك كافي از مقامات صلاحيتدار ايران در دست نداشته باشند كه تابعيت خارجي آنها را روشن نمايد مأمور ثبت احوال مكلف است مراتب را به شهرباني يا فرمانداري يا بخشداري و يا امنيه گزارش دهد تا تابعيت او محرز گردد.

ثبت فوت اتباع خارجه به موجب اطلاعنامه شهرباني محل در نسختين دفاتر فوت كه نمونه آن ضميمه آئين‏نامه است در مراكز آمار و ثبت احوال طبق مقررات فصل فوت به عمل مي‌آيد (19).

ادارات آمار و ثبت احوال مكلفند از روي مندرجات دفتر فوت گواهينامه‌اي كه نمونه آن ضميمه اين آئين‏نامه است (20) در 3 نسخه صادر يك نسخه به اداره كل آمار و ثبت احوال براي ارسال به وزارت امور خارجه و يك نسخه به دادسرا و نسخه ديگر را به اداره شهرباني محل تسليم نمايند.

اشخاص ذي‏نفع در صورتي كه تصديق اداره امور كنسولي وزارت امورخارجه را ابراز نمايند مي‌توانند رونوشت مصدق ثبت فوت را تحصيل نمايند.

ازدواج و طلاق اتباع خارجه مقيمين ايران طبق اعلاميه واصله از دفاتر رسمي ازدواج و طلاق و يا با ارائه مدارك طبق ماده 970 قانون مدني در نسختين دفاتر مخصوصي كه نمونه آن ضميمه اين آئين‏نامه است (21 ـ 22) در مراكز آمار و ثبت احوال محل به ثبت مي‌رسد.

زن تبعه ايران كه به موجب اجازه‌نامه مقامات صلاحيتدار با مرد تبعه خارجه ازدواج مي‌نمايد هرگاه ازدواج از مواردي باشد كه تابعيت زوج به زوجه تحميل شود و مراتب از طرف اداره شهرباني اعلام و شناسنامه زن را فرستاده باشند ادارات آمار و ثبت احوال مكلف هستند چگونگي ازدواج را بطور خلاصه در حاشيه مستندات زن قيد و شناسنامه را بايگاني نمايند و اگر در اثر فوت شوهر يا وقوع طلاق و تقديم درخواست نامه زن به‌تبعيت اصلي خود بازگشت نمود مجدداً بازگشت او در مستندات ذكر و از روي مستندات مزبور المثني شناسنامه صادر و به او تسليم مي‌شود.

زن تبعه خارجه كه با مرد ايراني ازدواج مي‌نمايد و از طرف شهرباني محل و يا مقامات صلاحيتدار ايران در خارجه مراتب اعلام شده باشد ادارات آمار و ثبت احوال مكلف هستند پس از وصول اعلاميه براي زن شناسنامه صادر و در حاشيه نسختين دفتر اظهارنامه و ستون ملاحظات و صفحه سفيد شناسنامه درج كنند (طبق جزء 6 ماده 976 قانون مدني شناسنامه صادر گرديد.)

در تنظيم اسناد سجلي

هويت كساني كه ولادت آنها در سالهاي قبل بوده و به اخذ شناسنامه موفق نشده‌اند بدواً در نسختين دفتر اظهارنامه كه نمونه آن ضميمه اين آئين‏نامه مي‌باشد «23» ثبت سپس شناسنامه صادر و به‌اظهاركننده تسليم مي‌شود.

شماره سند در هر حوزه شهري و هر ده از حوزه‌هاي دهستاني تعقيب آخرين شماره دفتر اظهارنامه در حوزه شهري و هر ده خواهد بود.

اشخاص مذكوري كه به سن 18 سال تمام رسيده‌اند بايستي شخصاً با دو نفر گواه به نماينده ثبت احوال مراجعه و شناسنامه دريافت كنند.

نماينده ثبت احوال مكلف است به مجرد مراجعه اشخاصي كه فاقد شناسنامه هستند با انجام تشريفات قانوني اسناد تنظيم و شناسنامه صادر نمايند.

اگر در موقع تنظيم اسناد سجلي اختلافي بين نماينده و اظهاركننده در موقع سن ايجاد شود نماينده واقعه را مطابق تشخيص مزبور به دادگاه صالحه شكايت كند نماينده ثبت احوال بايد پس از ثبت تاريخ تولد تصديقي به اظهاركننده در موضوع اختلاف مطابق نمونه ضميمه (24) تسليم و در آن تصريح كند كه مشاراليه مي‌تواند براي اثبات اظهارات خود نسبت به تاريخ تولد به دادگاه مراجعه نمايد.

هرگاه شخصي براي اخذ شناسنامه به نماينده ثبت احوال مراجعه نمايد كه تبعيت ايراني او به جهاتي مشكوك به نظر برسد نماينده مكلف است شخص مزبور را قبلاً به شهرباني محل دلالت نموده در صورتي كه اداره نامبرده او را ايراني معرفي نمايد با رعايت تشريفات مقرر اسناد تنظيم و شناسنامه صادر مي‌شود.

ايرانياني كه از خارجه مراجعت و شناسنامه ندارند مي‌توانند با ارائه گذرنامه كه از مقامات صلاحيت‌دار ايراني صادر شده باشد براي تنظيم اسناد ثبت احوال خود به نماينده مراجعه نمايند. نماينده ثبت احوال مكلف است اسناد اين قبيل اشخاص را با انجام تشريفات مقرره تنظيم شماره و تاريخ و محل صدور گذرنامه را در اسناد قيد و شناسنامه صادر نمايند.

هرگاه اشخاص مذكور در ماده 87 گذرنامه مراتب در دست نداشته باشند و موضوع تابعيت آنها مورد ترديد نماينده واقع شود نماينده قبلاً آنها را به شهرباني محل دلالت و پس از آنكه شهرباني آنها را ايراني معرفي نمود به تنظيم شناسنامه مربوط مبادرت مي‌نمايند.

نماينده ثبت احوال مكلف است در آخر هر ماه دفتر اظهارنامه‌هاي خاتمه يافته را به مركز آمار و ثبت احوال محل ارسال و رسيد دريافت دارد.

آمار و ثبت احوال محل بايد پس از وصول دفتر اظهارنامه وضعيت اسناد را در كميسيون رسيدگي به اسناد مورد رسيدگي قرارداده هرگاه نقصي مشاهده شد در صورت مجلس مربوط قيد و به دفتر اظهارنامه الصاق مي‌نمايد.

در نام خانوادگي

هر يك از افراد بدون شناسنامه كه به سن 18 سال تمام رسيده‌اند موظفند در موقع تنظيم اسناد نام‌خانوادگي مخصوصي كه بلامعارض بودن آن مورد تصديق دفتر محل باشد براي خود انتخاب نمايد.

قلمرو دفتري كه نبايد نام خانوادگي در آن تكرار شود عبارت است از كليه حوزه‌هاي تابعه آن دفتر اعم از حوزه‌هاي شهري و دهستاني.

براي ثبت حق تقدم نامهاي خانوادگي و جلوگيري از تكرار آن در قلمرو هر يك از ادارات آمار و ثبت احوال دفاتر مخصوصي كه نمونه آن ضميمه اين آئيننامه است (25) تهيه شده و به وسيله اداره بازرسي سرب و پس از تعيين حروف مختصه و امضاء رئيس اداره ثبت احوال در دسترس دفاتر آمار و ثبت احوال گذاشته مي‌شود.

رؤساي ادارات آمار و ثبت احوال مكلفند براي تنظيم دفاتر مزبور متصدي مخصوصي تعيين و به مركز معرفي نمايند متصدي موصوف موظف است به مسئوليت مشترك مدير بايگاني با مراجعه به اسناد سجلي كليه حوزه‌هاي قلمرو يك اداره آمار و ثبت احوال مشخصات دارندگان حق تقدم نامهاي خانوادگي را استخراج و با رعايت حروف تهجي در دفاتر ثبت كنند.

اسناد سجلي نوزادگاني كه در غير محل صدور شناسنامه پدر متولد مي‌شوند با نام خانوادگي پدر تنظيم خواهد شد ولو اينكه حق تقدم نام خانوادگي مزبور در قلمرو آن دفتري به نام ديگري ثبت نشده و بلامعارض باشد طفل موصوف دارند. حق تقدم شناخته نمي‌شود و اگر كسي بخواهد از آن نام استفاده كند مانعي نخواهد داشت.

چنانچه دارنده حق تقدم نام خانوادگي خود را طبق تشريفات مقرره تغيير دهد در حاشيه دفاتر نامهاي خانوادگي مراتب قبل و ديگر شخص مزبور نمي‌تواند از حق تقدم نام خانوادگي پيشين خود استفاده نمايد ولي در عين حال اين نام خانوادگي بلامعارض نبوده و غير از كساني كه قبلاً استفاده مي‌نموده‌اند اشخاص ديگري نمي‌توانند آن نام را براي خود انتخاب كنند.

اشخاص در موارد ذيل مي‌توانند درخواست تغيير نام‌خانوادگي خود را بنمايند: 1ـ هرگاه نام خانوادگي در قلمرو يكي از ادارات آمار و ثبت احوال تكرار شده باشد. 2ـ هرگاه منظور وحدت نام خانوادگي باشد (در مورد اشخاصي كه قرابت نسبي يا قرابت سببي درجه اول يا دوم با اجازه دهنده دارند) با ارائه اجازه‌نامه گواهي شده از كلانتري يا دفتر اسناد رسمي يا بخشداري يا از دارنده حق تقدم. 3ـ هرگاه نام خانوادگي از واژه‌هاي زشت و ناپسند و مستهجن بوده و يا از سه كلمه يا بيشتر تركيب شده باشد و يا با شغل و شئون اشخاص مناسب نباشد. 4 ـ هرگاه محكوميت جزائي به استثناي خلاف براي يكي از افراد خانواده پيش آمده و داشتن نام خانوادگي پيش موجب ننگ و سرافكندگي باشد. 5 ـ اگر نام خانوادگي از اسامي ممنوع‌الاستعمال و قابل حذف بوده و يا با آنها تركيب شده باشد.

كساني كه بخواهند نام خانوادگي خود را تغيير دهند بايد دلائل خود را در درخواست چاپي نمونه (25) ذكر و به فرمانداري و يا اداره آمار محل اقامت خود تسليم نمايند هرگاه درخواست نامه به فرمانداري داده‌شده باشد فرمانداري آن را به اداره آمار محل خواهد فرستاد و اداره نامبرده مكلف است چگونگي را با اظهار نظريه فرمانداري و اداره كل آمار و ثبت احوال گزارش دهد فرمانداري گزارش اداره آمار را به وزارت كشور مي‌فرستد تا مورد بررسي قرار گيرد در صورتي كه درخواست نامه مستقيماً به اداره آمار محل تسليم شده باشد اداره نامبرده بايد مراتب را با اظهارنظر به اداره كل آمار و ثبت احوال گزارش دهد تا طبق مقررات ماده 42 قانون ثبت احوال اقدام شود.

نام خانوادگي جديد در متن صفحه مخصوص خلاصه ولادت درج و در صفحه سفيد برگ شناسنامه نوشته مي‌شود (نام خانوادگي دارنده شناسنامه شماره .... بر طبق مقررات ماده 42 قانون ثبت احوال كه ضمن شماره .... از طرف اداره كل آمار و ثبت احوال ابلاغ گرديده از ..... به ...... تغيير يافته است به تاريخ ..... امضاء مهر اداره آمار و ثبت احوال .....) و همچنين در حاشيه مستندات مراتب به شرح فوق قيد خواهد شد.

نام‌هاي ذيل را به عنوان نام خانوادگي نمي‌توان انتخاب نمود و اشخاصي كه قبلاً آنها را انتخاب نموده‌اند مكلف به درخواست تغيير آن مي‌باشند: 1ـ نام‌هاي منتسبه به خاندان سلطنت و القاب و اسامي مربوط به‌عناوين مناسب دولتي و بنگاههاي همگاني بطور كلي اعم از بسيط يا مركب. 2ـ نامهاي مشاهير و دانشمندان معروف كه اسامي آنها از طرف وزارت فرهنگ معين و ابلاغ شده باشد. 3ـ نامهائي كه صورت لقب را دارند. 4ـ واژه‌هاي منتسب به زبانهاي بيگانه. 5ـ نامهائي كه حق تقدم آنها با ديگران است ولو با اضافه نمودن اسم محلي يا يك حرف به آن به طوري كه در معني هيچگونه تغيير حاصل نشده و موجب اشتباه باشد.

هيچ كس حق ندارد نام خانوادگي شخص ديگري را در قلمرو آمار و ثبت احوال آن محل نام مؤسسه شخصي يا عنوان تلگرافي خود قراردهد ولي شعب مؤسسات در ساير نقاط نام مركز اصلي را مي‌توانند داشته باشند ولو اينكه شخص ديگري نام مزبور را در محل تأسيس آن شعبه قبلاً براي نام خانوادگي خود ثبت كرده باشد.

در موقعي كه بعضي از كلمات بايد بر طبق ساير قوانين و مقررات از اسامي اشخاص حذف شود صفحه مخصوص خلاصه ولادت با حذف كلمه مزبور تنظيم و در صفحه سفيد برگ شناسنامه نوشته مي‌شود مثلاً كلمه (ميرزا ـ آقا ـ خان ـ شيخ ـ ملا و غيره) يا صنيع‌السلطنه و غيره طبق دستور شماره .... از ا سم صاحب سند يا اسم پدر حذف گرديده است به تاريخ .... امضاء و مهر اداره آمار و ثبت احوال .... و همچنين در حاشيه مستندات به شرح بالا توضيح داده مي‌شود.

نسبت به اشخاصي كه نام شخصي آنها به جهت قانوني يا طبق مقررات تغيير مي‌كند نام جديدي را كه اختيار مي‌نمايند در حاشيه مستندات ثبت احوال مربوط و در متن برگ شناسنامه ذكر و در صفحه سفيد شناسنامه اولاد يا عيال او نيز نوشته مي‌شود (نام صاحب سند برطبق دستور شماره ..... از .... به ..... تبديل شده به تاريخ .... امضاء و مهر اداره ....) همچنين مراتب در اسناد سجلي اولاد و دفاتري كه نام او مندرج است بعد از نام پيشين با مركب قرمز درج و در صفحه سفيد شناسنامه اولاد يا عيال او نيز نوشته مي‌شود (نام پدر يا نام شوهر صاحب سند از .... به .... تغيير يافته است به تاريخ .... امضاء و مهر اداره ....).

اداره آمار مكلف است پس از اعلام وقوع طلاق به زن اخطار نمايد كه در مدت پانزده روز اجازه شوهر سابق خود را براي بقاء نام خانوادگي او تسليم نمايد و يا نام خانوادگي ديگري براي خود اختيار كند و اگر اجازه شوهر را در مدت مقرره تسليم نموده اداره آمار در حاشيه مستندات مربوطه قيد خواهد كرد كه ديگر زن به نام خانوادگي شوهر سابق خود باقي نخواهد بود.

در اختلافات و اشتباهات اسناد سجلي

اختلافات و اشتباهات در اسناد سجلي بر دو قسم است: 1ـ اشتباهاتي كه در موقع تنظيم اسناد ناشي از اظهارات اظهاركننده باشد رفع اختلاف و اشتباه با دادگاه صالحه است. 2ـ اشتباهاتي كه در موقع تنظيم اسناد سجلي ناشي از اشتباه تنظيم‌كننده اسناد بوده است هرگاه مأمور قبل از امضاء متوجه اشتباه گردد طبق قسمت اول ماده 48 قانون ثبت احوال اشتباه را اصلاح مي‌نمايد و در صورتي كه بعد از امضاء به اشتباه متوجه گرديد بايد موارد اشتباه را بطور واضح و روشن به اداره كل آمار و ثبت احوال گزارش دهد و پس از وصول دستور يا موافقتنامه صاحب سند اشتباه را تصحيح نمايد.

در مواردي كه اشخاص براي رفع اختلاف موجوده در اسناد سجلي با ابطال سند مكرر به دادگاه مراجعه مي‌نمايند ادارات آمار و ثبت احوال مكلفند با مراجعه به اسناد مورد دعوي به وسيله اعزام نماينده اقدام نمايند.

مدلول دادنامه صادره از دادگاه داير بر تصحيح يا ابطال اسناد مكرر پس از قطعي شدن آن در اسناد سجلي و ستون ملاحظات دفاتر مربوطه درج مي‌گردد و هرگاه اسناد تصحيح شده باشد بر طبق رأي دادگاه المثني صادر شده و مندرجات قبل از تصحيح با ذكر شماره و تاريخ دادنامه در صفحه سفيد شناسنامه يادداشت و به امضاء و مهر مي‌رسد.

خلاصه دادنامه و قرار صادره از دادگاه بايد در دفتر مخصوص ثبت خلاصه دادنامه‌ها كه نمونه آن ضميمه اين آئين‏نامه اسـت (26) يادداشت شود.

در صدور المثني و رونوشت

المثني شناسنامه وقتي به اشخاص داده مي‌شود كه شناسنامه اولي از بين رفته و يا به كلي از حيز انتفاع خارج يا مندرس گرديده باشد در صورت اخير پس از اخذ شناسنامه مستعمل المثني صادر و تسليم مي‌شود.

شخصي كه المثني مي‌خواهد بايستي درخواست نامه خود را نوشته در دهات به نماينده ثبت احوال حوزه و در شهرها به مركز آمار و ثبت احوال تسليم نمايد.

نماينده ثبت احوال مكلف است عين درخواست نامه را به مركز اداره متبوع خود بفرستد.

اداره مزبور مكلف است پس از وصول درخواست نامه چنانچه اسناد در قلمرو مأموريت او صادر شده باشد درخواست نامه را عيناً به بايگاني اسناد احاله دهد و متصدي بايگاني بايستي مندرجات درخواست را با مستندات سجلي درخواست كننده تطبيق و در صورتي كه اختلاف بين مفاد درخواست نامه و اسناد نباشد به صدور المثني مبادرت نمايد.

هرگاه در موقع صدور المثني اختلاف يا خدشه مشاهده شود و درخواست‌كننده قبل از رفع اختلاف المثني بخواهد قسمت مورد اختلاف در صفحه ولادت نوشته شده و در حاشيه همان صفحه توضيح داده خواهد شد راجع به .... به صفحه سفيد مراجعه گردد و شرح اختلاف يا خدشه در صفحه سفيد نوشته مي‌شود و مراتب به اداره كل آمار و ثبت احوال گزارش مي‌گردد.

در صورتي كه اسناد درخواست‌كننده المثني از دفتر ديگري صادر شده باشد دفتر مكلف است عين درخواست‌نامه و منضمات آن را براي صدور المثني به دفتر مربوط ارسال دارد و امضاء المثني از وظائف مختصه رئيس دفتر و مدير بايگاني است.

اداره ثبت احوال مي‌تواند نسبت به اشخاصي كه در كشورهاي بيگانه شناسنامه تحصيل نموده‌اند از روي اسناد سجلي موجوده در مركز با انجام تشريفات مقرره المثني صادر نمايد.

اشخاصي كه با تسليم شناسنامه مستعمل درخواست المثني مي‌نمايند چنانچه اختلافي بين اسناد و شناسنامه مشاهده شود دفتر مكلف است مطابق مندرجات اسناد المثني صادر و اختلافات را در صفحه سفيد آن توضيح دهد.

رونوشت مصدق شناسنامه را اگر از محل صدور اسناد درخواست شود پس از مقابله مندرجات شناسنامه با اصل مستندات داده مي‌شود و هرگاه خارج از محل صدور اسناد درخواست به عمل آيد پس از وصول ته سوش درخواست‌نامه براي تطبيق با اسناد به اداره محل صدور ارسال مي‌شود. اداره مربوطه مكلف است پس از وصول ته سوش در ظرف پنج روز با اسناد درخواست‌كننده رونوشت مقابله نموده در صورتي كه اختلاف داشته باشد به اداره صادركننده رونوشت اطلاع دهد. نمونه‌هاي رونوشت ضميمه اين آئين‏نامه است (27 ـ 28)

صدور رونوشت از طرف نمايندگان حوزه‌هاي دهستاني مانعي ندارد. نماينده حوزه بايد پس از صدور رونوشت ته سوش درخواست‌نامه را به‌اداره متبوع خود بفرستد.

المثني و رونوشت اسناد سجلي به صاحب آن يا وكيل ثابت‌الوكاله و در صورتي كه صغير باشد به ولي يا قيم مادر و يا سرپرست صغير داده مي‌شود.

مواد متفرقه

متولدين 1284 به بعد در دفتر ثبت شهرستان كه نمونه آن ضميمه اين آئيننامه است (29) درج مي‌شوند دفتر مزبور در 3 نسخه تنظيم خواهد شد كه يك نسخه آن آزاد و دو نسخه ديگر سرب شده مي‌باشد نسخه اول پيش‌نويس ناميده شده و دو نسخه ديگر پاكنويس است كه يك نسخه در اداره آمار و ثبت احوال محل باقي‌مانده و نسخه ديگر آن به اداره مركزي ارسال مي‌شود.

براي نوشتن دفاتر نامبرده در هر اداره آمار و ثبت احوال يك نفر به عنوان سرپرست نويسندگان دفتر ثبت شهرستان برگزيده شده و بقدر كافي كارمند خواهند داشت.

كارمندان نامبرده مكلفند بدواً در پيش‌نويس مشخصات اشخاص را استخراج نموده و پس از مقابله اسناد و تطبيق مندرجات آنها را با يكديگر ذيل هر برگ را امضاء و شماره‌گذاري كرده و شماره ترتيب را در مستندات مربوطه قيد سپس به نوشتن دفاتر سرب شده مبادرت نمايند.

اگر در موقع نوشتن دفاتر ثبت شهرستان اختلافي در اسناد باشد بايد چگونگي اسناد در ستون ملاحظات دفتر توضيح داده شده و به امضاء كارمندان مربوطه و رئيس آمار و ثبت احوال محل برسد.

ذيل صفحات نخستين دفاتر سرب شده بايستي به امضاء رئيس آمار و ثبت احوال محل و سرپرست نويسندگان دفاتر ثبت شهرستان برسد.

مواليد هر سال با تفكيك ذكور اناث در دفتر ثبت شهرستان مخصوص به آن سال نوشته خواهد شد و يك نسخه آن به مركز ارسال مي‌شود چنانچه در طي سالهاي بعد مولودي از آن سال يافت شود مشخصات او ذيل اسم آخرين نفر ثبت شده در دفتر همان سال تعقيب شماره ترتيب سابق درج و صورت مشخصات براي ثبت در دفتر مركزي به اداره كل آمار و ثبت احوال فرستاده مي‌شود.

كليه تحولات اشخاص از قبيل ازدواج ـ طلاق ـ رجوع ـ فوت و تولد بايد در دفتر ثبت شهرستان قيد گردد (نمونه 29) و ادارات آمار و ثبت احوال مكلفند كليه وقايع مزبور را اعم از آنكه در قلمرو آنها واقع شده يا در شهرستانهاي ديگر اتفاق افتاده و به اداره آمار و ثبت احوال مربوط اعلاميه فرستاده شده باشد پس از ثبت در دفتر شهرستان در روي نمونه‌هائي كه ضميمه اين آئين‏نامه است (30 ـ 31 ـ 32 ـ 33) براي ثبت در دفاتر ثبت شهرستان موجود در مركز اعلام نمايند.

ادارات آمار و ثبت احوال مكلفند گزارش تعداد وقايع چهارگانه ولادت ـ ازدواج ـ طلاق ـ فوت و همچنين تعداد برگهاي صادره هر ماه را در برگ مخصوصي تنظيم و تا دهم ماه بعد به مركز ارسال نمايند در مركز نيز گزارشهاي مزبور را در دفاتر مربوطه به ثبت مي‌رسانند.

ادارات آمار و ثبت احوال مكلفند هويت كساني را كه به‌تابعيت دولت شاهنشاهي نائل مي‌شوند براي ثبت در دفتر تابعيت كه نمونه آن ضميمه آئين‏نامه است (34) به مركز ارسال دارند.

رؤساء و نمايندگان ادارات آمار و ثبت احوال محل و بازرسان اداره كل آمار و ثبت احوال جز در موردي كه نسبت به شناسنامه سوءظن حاصل شده و تصور ارتكاب بزه مي‌رود حق ندارند شناسنامه را كه در دست مردم است از آنها اخذ نمايند در صورت اول هرگاه به اخذ شناسنامه مبادرت نموده‌اند بايد بلافاصله مراتب را با فرستادن شناسنامه به‌اداره كل آمار و ثبت احوال گزارش دهند.

هرگاه مرجع صلاحيت‌دار قضائي ملاحظه برگها و دفاتر ثبت احوال را لازم بدانند دفاتر يا برگهاي مزبور به وسيله نماينده ارسال خواهند گرديد و پس از ملاحظه به محل اصلي اعاده داده مي‌شود.

براي بازرسي اعمال نمايندگان و حصول اطمينان به صحت طرز ثبت وقايع همچنين براي تقصير كساني كه وظايف خود را نسبت به مقررات ثبت احوال انجام نداده‌اند چند تن نماينده فني از طرف اداره كل آمار و ثبت احوال معين خواهند شد كه وظايف محوله را طبق دستور انجام نمايند.

كليه آئين‏نامه‌ها و مقررات و تصميمات راجعه به ثبت احوال كه مخالف با مقررات اين آئين‏نامه باشد ملغي و اين آئيننامه كه مشتمل بر 131 ماده است از تاريخ تصويب به موقع اجراء گذارده مي‌شود.