ممهور ننمودن اسناد به مهر باطله در صورت فسخ معامله و يا انجام تعهد

چون اغلب مشاهده و معلوم شده است كه دفاتر اسناد رسمي در استعمال مهر باطله روي ثبت اسناد در دفتر كاملا دقت ننموده و روي اسنادي كه ممگن [ممكن] است در آتيه مورد احتياج و استفاده طرفين معامله يا يكي از آن ها بشود مهر باطله زده و بعد كه اصحاب معامله براي استفاده از حقوقي كه حق مطالبه و استفاده دارند مراجعه مي نمايند بواسطه زدن مهر باطله روي ثبت در انجام تقاضاهاي آن ها دچار اشكال ميشوند. لذا لزوما اشعار مي دارد بطور كلي بمحض اينكه معامله فسخ مي شود و يا تعهدي انجام مي كردد [مي گردد] نبايد بسند و ثبت آن مهر باطله زده شود و فقط بايد فسخ يا انجام تعهد را در ستون ملاحظات دفتر و حاشيه سند به ترتيب مقرر قيد نموده و مهر باطله منحصرا بايد در مواردي استعمال كردد [گردد] كه سند و مفاد آن بكلي از حيز انتفاع و اثر و اعتبار افتاده باشد و تصور استفاده و ضرورتي در آتيه از حيث مطالبه حقي يا اخذ سواد و غيره براي طرفين معامله و اشخاص ذي نفع در معامله نشود مثل اين كه اجاره بتراضي طرفين فسخ گردد و طرفين صريحا رسيد تمام مال الاجاره تا يوم تخليه و تخليه عين مستاجره و تصرف آن را بموجر تصديق و در ستون ملاحظات دفتر قيد و امضاء نمايند و يا آن كه وجه سندي تاديه شده است و طرفين صريحا در ستون ملاحظات دفتر تصديق نمايند كه از بابت سند مزبور عينا يا منفعتا و يا بعناوين ديكر [ديگر] چيزي باقي نمانده و طرفين هيچگونه حقي بيگديكر [بيكديگر] از بابت اين معامله ندارند و اشخاص ذي نفعي هم در معامله دخالت نداشته باشند و الا در مواردي كه احتمال داشته باشد ممكن است احداز [احراز] اشخاص مذگوره [مذكوره] در آتيه احتياج بمراجعه پيدا نمايند مثل مواردي كه معلوم نباشد شرايط معامله كاملا ملغي شده و اثرات و اعتبار آن بكلي مرتفع كرديده [گرديده] و يا عين مستاجره تخليه و بتصرف موجر داده شده و اجرت المثل و منافع تا روز تصرف تاديه كرديده [گرديده] و با اموال مورد معامله تماما بدون نقص تسليم صاحب آن شده است نبايد مهر باطله روي سند و ثبت آن زده شود گه [كه] در صورت مراجعه توليد اشگال و زحمت نمايد و اكيداً خاطر نشان مي نمايد كه لازم است دفاتر اسناد رسمي اين نگته [نكته] را كاملا دقت و رعايت نمايند و چنانچه از اين تاريخ ببعد برخلاف اين دستور عملي بشود متخلف تعقيب خواهد شد.

مديركل ثبت مملكتي – كاظم سميعي