دستورالعمل تكميلي رسيدگي به مغايرت هاي سجلي

14 /7 / 83 82 /ش / ع اداره كل ثبت احوال استان به پيوست دستورالعمل تكميلي رسيدگي به مغايرت هاي سجلي مصوب 21 /5 / 83 شوراي عالي ثبت احوال جهت اطلاع و ابلاغ به واحدهاي تابعه ارسال مي گردد. مقتضي است ضمن نظارت بر حسن اجراي دستورالعمل مذكور،‌وصول آن را نيز به دبيرخانه شورايعالي اعلام فرماييد. سيدمحمدرضا آيت الهي رئيس سازمان و رئيس شوراي عالي ثبت احوال دستورالعمل تكميلي رسيدگي به مغايرتهاي سجلي مقدمه : عليرغم اينكه اجراي دستورالعمل شماره 2201/1-2/8/80 رفع مغايرتهاي سجلي اثرات مثبتي در كاهش حجم فعاليت هياتهاي حل اختلاف و مكاتبات مربوط داشته است بدليل فراواني مغايرتهاي سجلي به ويژه كلمات زائد و اسناد فاقد روز و ماه تولد و در جهت تسهيل و تسريع بيشتر در روند صدور كارت شناسايي ملي هموطنان موارد ذيل در جلسه مورخ 21/5/83 شورايعالي ثبت احوال مورد تصويب قرار گرفت: الف : 1ـ معاونت حقوقي و سجلي سازمان نمونه هاي كلمات زائد را تعيين و به معاونت آمار و انفورماتيك اعلام مي نمايد. 2- معاونت آمارو انفورماتيك فهرست اسنادي كه كلمات زائد بعنوان پيشوند يا پسوند نام صاحب سند يا پدر وي در آنها وجود دارد از پايگاه اطلاعات جمعتي استخراج و به اداره كل ثبت احوال ذيربط ارسال تا به تدريج و براي اجرا براساس مفاد اسن دستورالعمل به ادارات ارسال گردد رونوشت مكاتبات همراه با آمار مربوطه به معاونت حقوقي و سجلي اعلام مي گردد. 3- هيات حل اختلاف اداره ذيربط با گزارش مسئولين(مستند به ماده 2 آئين نامه طرز رسيدگي هياتهاي حل اختلاف) مبني بر اينكه كلمات مستخرجه در اجراي ناقص ماده 102 آيين نامه قانون سال 1319 از شناسنامه حذف ولي مراتب در اسناد سجلي مربوط اجرا نشده وارد رسيدگي شده و به استناد بند 5 ماده 3 قانون ثبت احوال و با توجه به وحدت موضوع با صدور يك راي جهت كليه اسناد مندرج در فهرست ارسالي تصميم مقتضي اتخاذ مي نمايد. 4- مسئول بايگاني اسناد سجلي هر اداره موظف است پس از ابلاغ راي هيات به وي نسبت به اجراي تصميم متخذه در اسناد سجلي مربوط اقدام و بلافاصله فهرست آنها را با امضاء رئيس اداره ،مسئول بايگاني و مامور اجراي راي در اسناد به مسئول سايت جهت بهنگام كردن پايگاه اعلام نمايد. ب : 1-فهرست كليه اسنادي كه تاريخ تولد(از حيث روز و ماه) در آنها نانويس مي باشد به تفكيك هر اداره ثبت احوال توسط معاونت آمار و انفورماتيك استخراج و به ادراه كل ثبت احوال استان ارسال مي گردد. اداره كل استان اينگونه فهرستاها را به اداره ثبت احوال ذيربط ارسال مي نمايد هيات حل اختلاف هر اداره موظف است با گزارش مسئولين(مستند به ماده 2 ائين نامه طرز رسيدگي هياتهاي حل اختلاف )وارد رسيدگي شده و وفق قسمت اخير بند 4-ج دستورالعمل هيات حل اختلاف با صدور يك راي نسبت به تكميل تاريخ تولد در اسناد اعلامي به اول مهرماه(1/7) اتخاذ تصميم نمايد. در اينگونه موارد چنانچه تاريخ صدور سند، مقدم بر تاريخ تولد گردد هيات حل اختلاف تاريخ تولد را مطابق تاريخ صدور سند تعيين و تكميل خواهد نمود. 2- مسئول بايگاني مكلف است پس از ابلاغ راي هيات نسبت به اجراي تصميم متخذه در اسناد سجلي مربوط اقدام و بلافاصله فهرست آنها را با امضاء شخص مذكور در بند قبل جهت اقدام مشابه به مسئول سايت اعلام نمايد. ج: چنانچه پس از حذف كلمه زائد(و يا تكميل تاريخ تول) متقاضي با ارائه شناسنامه(يا مدارك مكتسبه) خواهان ابقاء كلمه حذف شده (يا تغيير روز و ماه تولد مطابق مدارك مكتسبه)باشد طرح مجدد موضوع در هيات حل اختلاف به لحاظ رفع اثار حذف كلمه زائد و يا تغييرر (روز و ماه تولد) بلااشكال خواهد بود. نمونه برگ درخواست و صورتجلسه هيات حل اختلاف پيوست مي باشد. مديران كل ضمن نظارت بر حسن اجراي اين دستور موظفند گزارش اقدامات انجام شده را حداكثر ظرف 3 ماه به معاونت حقوقي و سجلي اعلام نمايند. برگ درخواست رسيدگي از هيات حل اختلاف خواهان : مسئول بايگاني اداره ثبت احوال ..................... خوانده : اداره ثبت احوال ................. خواسته : حذف كلمات زائد و غيرضروري از اسناد سجلي (به شرح پيوست) دلائل و مدارك :مستخرجه پايگاه اطلاعات جمعيت كشور (به شرح پيوست) مستند به دستورالعمل شماره .............. شوراي عالي ثبت احوال چون در اجراي ناقص ماده 102 آيين نامه قانون سال 1319 كلمات زائد و غيرضروري مربوط به صاحب سند يا پدرش از شناسنامه هاي صاحبان اسناد حذف لكن از اسناد سجلي حذف نشده است لذا تقاضاي رسيدگي و اتخاذ تصميم مقتضي مبني بر حذف كلمات زائد از نام صاحبان اسناد يا پدران آنها صادره از اداره ثبت احوال ................... مشتمل بر ................... رديف را به شرح فهرست ضميمه دارم. سمت و نام خانوادگي و امضاء درخواست كننده: امضاء و تاريخ ثبت درخواست: برگ صورت مجلس تصميم هيات حل اختلاف اداره ثبت احول تاريخ صدور تصميم : مقدمه و شرح خواسته : با توجه به درخواست شماره ................ مسئول بايگاني ،جلسه هيات حل اختلاف اداره ثبت احوال ........... با حضور امضاءكنندگان تشكيل و به شرح ذيل اتخاذ تصميم گرديد: متن تصميم : به استناد بند 5 ماده 3 ق.ث.ا و گزارش مسئول بايگاني اداره ثبت احوال ....................... راي به حذف كلمه زائد ............... از نام صاحبان اسناد با حذف كلمه زائد مربوط به نام پدر كه در سند متقاضي قيد گرديده به شرح فهرست ضميمه كه توسط اداره كل خدمات ماشيني استخراج و برابر نامه شماره ............ ارسال گرديده مشتمل بر .................. رديف صادر مي شود. بايگاني اسناد سجلي مكلف به اجراي راي صادره در اسناد مزبور مي باشد مهلت شكايت از اين تصميم 10 روز از تاريخ ابلاغ در دادگاه صالحه مي باشد. نام نام خانوادگي سمت امضاء رئيس هيات حل اختلاف عضو هيات حل اختلاف عضو هيات حل اختلاف تاريخ ابلاغ : روز ماه سال نام و نام خانوادگي گيرنده : امضا: محل گواهي مامور ابلاغ