دستورالعمل جامع سوابق پرداخت حق بيمه

شماره: ۸۷۶۵‏/۹۹‏/۱۰۰۰ تاريخ: ۲۵‏/۰۹‏/۱۳۹۹ «دستورالعمل تجميع، تنقيح و تلخيص» حوزه: معاونت بيمه‌اي موضوع: دستورالعمل جامع سوابق پرداخت حق بيمه معاونين محترم ‏/مديران كل مستقل ستادي مديران كل تأمين اجتماعي استان با سلام در راستاي تنقيح، تجميع و تلخيص بخشنامه ها و دستورهاي اداري، شفاف سازي مقررات، تسهيل در ارائه خدمات و ارتقاي امور، پاسخگويي متكي به فرآيندهاي هوشمند و بهنگام، رضايتمندي ذينفعان، ايجاد وحدت رويه و همچنين بازنگري به عمل آمده در ضوابط مربوط به شناسايي، استخراج، بررسي و تاييد سوابق پرداخت حق بيمه كه در ارائه حمايت هاي مقرر در قانون تامين اجتماعي، تعهدات كوتاه مدت و بلندمدت و همچنين حمايت هاي برون سازماني نقش بسزايي را ايفا مي نمايد توجه ادارات كل استان ها و واحدهاي تابعه را به رعايت و اجراي دقيق مفاد اين بخشنامه جلب مي نمايد. فصل اول: مباني و تعاريف ۱- سابقه پرداخت حق بيمه سابقه پرداخت حق بيمه مدت زماني است كه براساس قانون تامين اجتماعي و يا ساير قوانين و مقررات مرتبط، حق‌بيمه آن پرداخت و يا به حكم قانون ايجاد و حق بيمه آن پرداخت شده تلقي مي گردد و به صورت روز سابقه محاسبه و حسب مورد داراي مولفه هاي مختلف از جمله: هويت بيمه شده، كاركرد، دستمزد ماخذ كسر حق بيمه، نوع شغل، نوع سابقه، نرخ و وضعيت مي باشد.(پيوست شماره ۱) تذكر : اصطلاح "سابقه پرداخت حق بيمه "در اين بخشنامه، به اختصار "سابقه " ناميده مي شود. ۲- مولفه هاي سابقه به اجزا و عناصر مرتبط با سابقه پرداخت حق بيمه حسب مورد شامل هويت بيمه شده، كاركرد، دستمزد ماخذ كسر حق بيمه، شغل، نوع سابقه، نرخ، اطلاعات كارگاه و... مولفه هاي سابقه اطلاق مي گردد. ۳- هويت بيمه شده شامل نام، نام خانوادگي، شماره شناسنامه،كدملي، نام پدر و تاريخ تولد مي باشد. ۴- كاركرد ميزان سابقه بر حسب روز در بازه ‏/ مقطع زماني معين. ۵- دستمزد ماخذ كسرحق بيمه وجوهي كه براساس قوانين و مقررات، مبناي كسر حق بيمه قرار گرفته است. ۶- نرخ حق بيمه عبارت است از ضريبي از دستمزد ماخذ كسر حق بيمه كه به حكم قوانين و مقررات مشخص گرديده و بر اساس آن مبلغ حق بيمه مشمولين تعيين ومحاسبه مي گردد. ۷- نوع و ارزش تاثير سابقه مولفه ايست كه بيانگر منشا قانوني ايجاد و فرآيند توليد سابقه بوده و معرف نوع بيمه، تاثير در نحوه بهره برداري به صورت عادي و ارفاقي (ضريبي از صفر تا دو) مي باشد.(پيوست شماره ۱) ۸- كارگاه كارگاه محلي است كه بيمه شده به دستور كارفرما يا نماينده او در آنجا كار مي كند كه در اين بخشنامه مبين مكان كاركرد و توليد سابقه و ويژگي هاي بهره برداري از آن مي باشد. ۹- شغل عبارت است از مجموعه اي از وظايف و فعاليت هايي كه شخص به منظور كسب درآمد يا اخذ دستمزد انجام مي‌دهد و داراي كد شغلي خاص مي باشد. ۱۰- وضعيت سابقه وضعيت سابقه به دو نوع قطعي و غيرقطعي تقسيم بندي مي گردد. ۱۱- سابقه پرداخت حق بيمه قطعي به سوابقي اطلاق مي شود كه حق بيمه مربوطه براساس ضوابط و مقررات پرداخت و يا پس از طي مراحل و مواعد قانوني، تعيين تكليف شده و يا بدهي آن قطعيت يافته و مبناي ارائه تعهدات قانوني قرار گيرد. ۱۲- سابقه پرداخت حق بيمه غيرقطعي آن دسته از سوابق كه حق بيمه آن پرداخت نشده يا بدهي مربوط به آن قطعي نگرديده و فرآيندهاي وصول وپيگيري قانوني آن نهايي نگرديده و هم چنين ايامي كه بيمه شدگان صاحبان حرف و مشاغل آزاد، اختياري و انواع بيمه هاي انفرادي و... حق بيمه آن را پيش پرداخت نموده اند (تا سپري شدن زمان مربوطه) جزء سوابق غيرقطعي محسوب مي شود. ۱۳- شماره بيمه دايم شماره هشت رقمي پيوسته اي است كه به بيمه شده اصلي اختصاص داده مي شود و كليه اطلاعات مربوط به مشخصات هويتي وسوابق آنان تحت شماره مذكور نگهداري مي گردد. ۱۴- شماره بيمه موقت شماره هشت رقمي پيوسته اي است كه از زمان مكانيزاسيون واحدهاي اجرايي (تاريخ مكانيزه شعب) به بيمه-‌شدگان اصلي كه در ليست هاي پرداخت حق بيمه يا گزارشات بازرسي، اطلاعات هويتي آنها ناقص بوده (فقدان كد ملي، شماره شناسنامه، نام پدر و...) تخصيص داده شده و معمولا با يك حرف الفباي انگليسي شروع مي شود . ۱۵- سابقه فعال ‏‏‏/كارا به سوابقي كه قابليت استفاده از آنها جهت بهره برداري و ارائه خدمات و تعهدات قانوني مختلف مهيا باشد، سابقه فعال‏‏‏/كارا اطلاق مي شود. ۱۶- سابقه غيركارا به سوابقي كه قبلا مورد بهره برداري قرار گرفته و يا به دلايلي همچون انتقال به ساير صندوقها، راي صادره از مراجع قضايي و ذيصلاح، انتقال پرونده مطالباتي و... قابليت بهره برداري مجدد ندارد سوابق غيركارا اطلاق مي‌گردد. ۱۷- شعبه بهره بردار سابقه شعبه اي كه نسبت به ارائه تعهدات و خدمات به استناد سوابق پرداخت حق بيمه اقدام مي نمايد . ۱۸- شعبه نگهدارنده سند شعبه اي كه سند مولد سابقه در آن وجود دارد. ۱۹- تلفيق سوابق خام بيمه شده فرايند بررسي و محاسبه مجموع سوابق يك فرد با لحاظ مولفه هاي سابقه و رعايت تقويم زماني كه مجموع سوابق خام بيمه شده طي آن اعلام مي گردد. ۲۰- سيستم مولد سابقه برنامه اي است كه بر اساس قوانين و مقررات، اجراي آن منتج به توليد سابقه پرداخت حق بيمه مي گردد. ۲۱- سند مولد سابقه سندي است كه حسب مورد از سوي واحدهاي مرتبط يا از طريق سيستم هاي مولد سابقه، ايجاد و در پايگاه سوابق نگهداري مي گردد. ۲۲- سابقه پرداخت حق بيمه با نرخ جزئي به مدت زماني اطلاق مي شود كه حق بيمه آن حسب مقررات قانوني وقت (ليست يا بازرسي) صرفا جهت استفاده ازحمايت درمان در زمان خود بر اساس نرخ هاي ۵%، ۵‏/۸% ،۹% و۱۱% پرداخت است و تبديل آن به سوابق كامل، مستلزم پرداخت مابه التفاوت حق بيمه توسط بيمه شده مي باشد. (جدول پيوست شماره ۲) ۲۳- سوابق فاقد بازه تاريخي سوابقي كه بدليل فقدان دوره و بازه زماني علي رغم پرداخت حق بيمه متعلقه مطابق قوانين و مقررات، قابليت نمايش در پايگاه سابقه را نداشته و در پايگاهي جداگانه به همين نام ذخيره و نگهداري مي گردند. (مانند سوابق مازاد سني قالي بافان، سنوات ارفاقي آموزش وپرورش استثنايي كشور و...)(جدول پيوست شماره۳)همچنين مي بايست ساير سوابقي كه در سنوات گذشته به عنوان ارفاق در ارائه تعهدات بلندمدت لحاظ و مورد بهره برداري قرار گرفته و در پايگاه مستمريها نگهداري مي گردد در پايگاه فوق الاشاره قابل مشاهده باشد (مانند سوابق ارفاقي سخت و زيان آور، سنوات ناشي از بخشنامه تعيين تكليف مستمري ها و ...) دراين خصوص لازم است قابليت مذكور حداكثر ظرف مهلت يكسال توسط شركت مشاور مديريت و خدمات ماشيني تامين در پايگاه سابقه ايجاد گردد. فصل دوم : توليد و استخراج توليد سوابق بر اساس اسناد مولد سابقه صورت مي پذيرد كه اين اسناد داراي سيستم مولد سابقه يا فاقد سيستم مولد سابقه مي باشند و برمبناي طرح هاي مكانيزاسيون و سامان سوابق بيمه شدگان، نحوه توليد (ايجاد) و اصلاح در واحدهاي اجرايي به دو دسته قبل از تاريخ مكانيزه و بعد از تاريخ مكانيزه تقسيم بندي مي‌گردد. ۲۴- اسناد داراي سيستم مولدسابقه به اسنادي گفته مي شوند كه براساس آن و وفق ضوابط و مقررات، حق بيمه مربوطه پرداخت و از طريق سيستم نرم افزاري ، سابقه مرتبط با آن توليد مي گردد كه عمده ترين آنها عبارتند از : ۲۵- ليست و پرداخت حق بيمه ليست هاي مزد، حقوق و پرداخت حق بيمه كارگاه هاي مشمول قانون تامين اجتماعي كه از تاريخ ۱۸‏/۳‏/۱۳۲۸ تاكنون به روش هاي متفاوتي شامل كاغذي (دستي)، ديسكت، لوح فشرده و الكترونيكي (اينترنتي) دريافت گرديده است كه سوابق آنها بر اساس تاريخ مكانيزه شعب به دو گروه ليست هاي قبل ازمكانيزه با كدنوع سابقه «۲۱» و ليست هاي جاري با كدنوع سابقه«۰۱ » (كاركرد عادي ليست ) تفكيك و توليد شده است. ۲۶- محاسبه پرونده مطالباتي اسناد پرونده مطالباتي شامل گزارش هاي بازرسي،كارگاهي و تحقيقي، محاسبات پرونده مطالباتي و آراي صادره از سوي هيات هاي تشخيص مطالبات سازمان مي‌باشد كه سابقه توليد شده از اين اسناد قبل از تاريخ مكانيزه شعب، در قالب فرم هاي ۱‏/۳و۶ توسط واحد وصول حق بيمه شعب استخراج و از طريق سيستم هاي ساماندهي(طرح سامان سوابق) با كد نوع سابقه «۲۲» ايجاد و بعد از تاريخ مذكور با عنوان سابقه ناشي از بازرسي با كد نوع سابقه« ۰۴ » توليد مي گردد. ۲۷- قرارداد ادامه بيمه اختياري و صاحبان حرف و مشاغل آزاد اين دسته از سوابق بر اساس قراردادهاي منعقده بيمه اختياري و حرف و مشاغل آزاد بيمه شدگان پس از پرداخت مبلغ حق بيمه ايجاد و به دو دسته قبل و بعد از تاريخ مكانيزه تقسيم مي گردد. سوابق قبل از تاريخ مكانيزه توسط واحد وصول حق بيمه و در قالب فرم ۳ (لغايت سال ۱۳۷۴) و فرم ۸ (از سال ۱۳۷۴ لغايت تاريخ مكانيزه شعب) توسط واحد امور بيمه شدگان استخراج و در زمان ساماندهي (سامان سوابق)در قالب فرم هاي مذكور(كد نوع سابقه ۰۹و۰۸) توليد و سوابق بعد از تاريخ مكانيزه با صدور برگ پرداخت مكانيزه و وصول حق بيمه مربوطه با همان كدهاي نوع سابقه ايجاد و در سيستم توليد گرديده است. ۲۸- اسناد پرونده فني سوابق اسناد مرتبط با پرداخت غرامت دستمزد ايام بيماري، بارداري، مقرري بيمه بيكاري و...(جدول انواع سابقه پيوست شماره ۴) مربوط به قبل از تاريخ مكانيزه در زمان ساماندهي كه بر اساس دستورالعمل ها و نرم افزارهاي مربوطه توليد و پس از آن از طريق سيستم هاي مولد مرتبط ايجاد مي گردد. ۲۹- پرداخت حق بيمه رانندگان (فاقد رابطه دستمزد) سوابق اسناد مرتبط با پرداخت حق بيمه رانندگان در سه مقطع قبل از تيرماه ۱۳۷۲(بر اساس دفاتر پرداخت حق‌بيمه از سال ۱۳۵۴)، تير۱۳۷۲ لغايت شهريور ۱۳۸۰ (براساس صورت وضعيت مسافر يا بارنامه) با كد نوع سابقه «۳۷» و بعداز مهر ۱۳۸۰ (براساس برگه پرداخت حق‌ بيمه، ليست انفرادي و گردش‌حساب به استناد قانون بيمه‌هاي اجتماعي رانندگان) با كد نوع سابقه هاي «۱۷» رانندگان باربري، «۱۸» رانندگان مسافربري و كاركرد عادي ليست «۰۱» ايجاد مي گردد. ۳۰- ساير اسناد با گسترش پوشش بيمه اي و تحت پوشش قرار گرفتن طيف هاي مختلف نظير قالي بافان،گروه هاي توافقي، كارگران ساختماني و... سيستم هاي مولد سابقه براي اين گروه از بيمه شدگان بر اساس سندهاي مختلف نظير برگ پرداخت، ليست انفرادي و... ايجاد گرديده است (جدول پيوست شماره ۴) ۳۱- تذكر مهم : بديهي است در صورت هرگونه تغيير در اسناد مولد و سوابق مرتبط بر اساس قوانين و مقررات، لازم است كليه موارد متعامل ازجمله بهره برداري هاي صورت گرفته، خسارات وارده و... با همكاري اداره كل حقوقي و قوانين صورت پذيرد. ۳۲- اسناد فاقد سيستم مولد اسنادي كه تاكنون براي آنها سيستم مكانيزه مولد سابقه ايجاد نگرديده است در اين گروه از اسناد قرار مي گيرند نظير كميته هاي رسيدگي به ادعاي اشتغال، آراي اداره كار، راي ديوان عدالت اداري، توافقنامه ها و مجوزات خاص و... از جمله اسناد فاقد سيستم مولد مي باشند كه در حال حاضر سوابق مربوطه از طريق نرم افزار كاربرگ اسناد فاقد سيستم مولد توليد مي گردند. ۳۳- سيستم هاي توليد سابقه سيستم توليد سابقه به دو گروه اصلي سيستم هاي مولد سابقه و كاربرگ اسناد فاقد سيستم مولد تقسيم مي شوند : ۳۴- سيستم هاي مولد سابقه با توجه به تاريخ مكانيزه شعب سيستم هاي توليد سابقه به قبل و بعد از مكانيزه تقسيم بندي مي گردد. انواع اسناد قبل ازمكانيزه : فرمهاي ۱‏/۳و۶ : بر حسب ضوابط دستورالعمل ۳۵- سيستم توليد سابقه قبل از مكانيزه (نرم افزار اخذ مجوز ساماندهي) سوابق قبل از تاريخ مكانيزه از طريق اجراي دستورالعمل هاي ساماندهي و نرم افزارهاي مربوطه در سيستم ايجاد گرديده است. در خصوص اسناد بجامانده از ساماندهي و يا اسنادي كه نياز به اصلاح آن وجود دارد مي-بايست از طريق نرم افزار اخذ مجوز ساماندهي به شرح ذيل اقدام گردد : ۳۶- واحد اجرايي مكلف است جهت اخذ مجوز ثبت، حذف و يا اصلاح هر يك از انواع اسناد مولد سابقه قبل از مكانيزه (انواع ليست قبل از مكانيزه، فرم ۱‏‏‏/۳ و۶، اسناد پرونده فني، فرم ۳ و ۸ اختياري و حرف و مشاغل آزاد) در دفتر «اخذ مجوز ساماندهي اسناد گذشته » نسبت به ثبت درخواست، ذخيره سازي ريز اطلاعات سند ساماندهي نشده يا اشكال دار و ارسال درخواست به اداره كل استان اقدام نمايد كه پس از تاييد توسط اداره كل استان و اعمال آن توسط واحد نامنويسي وحسابهاي انفرادي واحد اجرايي، سوابق در سيستم ايجاد مي گردد. ۳۷- در زمان ثبت ليست هاي قبل از مكانيزه، ليست ها برحسب وضعيت و ارزيابي كيفيت آن، فرسودگي كاغذها، جوهر قلم و فرسايش طبيعي و... به سه دسته تقسيم و در سيستم ثبت گرديده اند: ليست دسته يك : ليست هايي كه كاملا خوانا بوده و به طور كامل قابل بهره برداري مي باشند. ليست دسته دوم: ليست هايي كه كاملا ناخوانا و غيرقابل بهره برداري مي باشند. ليست دسته سوم: ليست هايي كه برخي از رديف هاي آن خوانا و قابل بهره برداري و بخشي از آن قابل بهره‌برداري نمي باشد. ۳۸- ثبت سيستمي درخواست و ريز اطلاعات سند مي بايست حسب مورد توسط كارشناسان واحدهاي نامنويسي و حسابهاي انفرادي (ليست هاي پرداخت حق بيمه قبل از مكانيزه )، وصول حق بيمه (فرمهاي ۱‏‏‏/۳ و ۶) و امور بيمه شدگان (اسناد پرونده فني و فرم هاي۳ و۸) انجام و پس از تاييد مسئولين واحدهاي ذيربط، از طريق مسئول واحد نامنويسي و حسابهاي انفرادي و رييس ‏‏‏/ معاون بيمه اي شعبه تاييد نهايي گردد. تذكر : سوابق موردي ناشي از بازرسي (كد نوع سابقه۴۳)كه قبلا توسط واحد وصول حق بيمه اعلام و در زمره اسناد پرونده فني به شمار مي آيند پس از تاييد آن توسط واحد وصول حق بيمه در سيستم قابل ثبت خواهد بود. ۳۹- مسئول نامنويسي وحسابهاي انفرادي مي بايست نسبت به اخذ مجوز درخواست هايي كه مراحل ثبت و تاييد آن به اتمام رسيده (از طريق گزينه درخواست مجوز) اقدام نمايد. ۴۰- رييس اداره نامنويسي و حسابهاي انفرادي اداره كل استان مكلف است درخواست هاي واصله از شعب تابعه را بررسي و حسب نوع سند عنداللزوم با هماهنگي روساي ادارات وصول حق بيمه و امور بيمه شدگان نسبت به تعيين تكليف هر درخواست (تاييد ، عدم تاييد ، ارسال مستندات) در حداقل زمان ممكن و حداكثر تا پايان وقت اداري روز بعد اقدام نمايد. ۴۱- مرحله و وضعيت درخواست هايي كه توسط اداره كل استان تاييد شده اند در دفتر«اخذ مجوز ساماندهي اسناد گذشته» شعبه با عنوان «تاييد ستاد» نمايش داده مي شوند و در اين حالت مسئول واحد نامنويسي و حسابهاي انفرادي مي بايست از طريق گزينه« اعمال درخواست» نسبت به استخراج سابقه و يا انجام تغييرات در سيستم در اسرع وقت اقدام نمايد . ۴۲- واحدهاي اجرايي مكلفند در اسرع وقت نسبت به ارسال مستندات مربوط به درخواست هايي كه داراي وضعيت «نياز به مستندات» مي باشند به اداره كل استان اقدام تا امكان اتخاذ تصميم ميسر گردد. تذكر : واحدهاي اجرايي مكلفند در زمان ثبت‏/ اصلاح اسناد، ابتدا كليه اسناد را با دقت مورد بررسي قرار داده سپس نسبت به ثبت درخواست مجوز اقدام و از ثبت و تاييد درخواست هاي تكراري خودداري نمايند. ۴۳- سيستم هاي توليد سابقه بعد از مكانيزه سيستم هاي مذكور به نرم افزارهاي توليد سابقه اي كه بر اساس قوانين و مقررات جاري، سوابق مربوطه را با اعمال كنترل هاي لازم(بخش كنترل ها) نظير كنترل مشخصات هويتي، شماره بيمه و... ايجاد مي نمايند اطلاق مي گردد. ۴۴- كاربرگ سوابق اسناد فاقد سيستم مولد( نحوه ايجاد، اصلاح و حذف ) همان طور كه در بخش اسناد فاقد سيستم مولد سابقه بيان شد در حال حاضر باتوجه به فقدان سيستم مكانيزه برخي از انواع سوابق از طريق نرم افزار كاربرگ فاقد سيستم مولد توليد مي گردد. ضمنا اصلاح اسناد مولدي كه فاقد سيستم اصلاح مي باشند نظير ليست هاي پرداخت حق بيمه، نيز از طريق نرم افزار مذكور صورت مي پذيرد. (جدول پيوست شماره ۵) گردش عمليات صدور و ثبت كاربرگ سوابق ۴۵- واحد درخواست كننده مي بايست نسبت به تكميل فرم درخواست مجوز كاربرگ (پيوست شماره۶) و اخذ دستور رييس‏‏‏/ معاون شعبه اقدام و پس از ثبت در دبيرخانه شعبه، اطلاعات فرم را در منوي مربوطه ثبت و ذخيره نمايد كه در اين حالت به هر درخواست به طور سيستمي يك سريال اختصاص داده مي شود. ۴۶- از آنجاييكه حيطه دسترسي بر اساس شرح وظايف واحدها تعريف گرديده، لذا فرآيند ثبت، ايجاد، اصلاح، تاييد اوليه، حذف، لغو و تاييد نهايي توسط كاربران و مسئول واحد توليد كننده سابقه انجام، سپس مسئول نامنويسي و حسابهاي انفرادي شعبه با اخذ مستندات دستي و تطابق درخواست و مستندات ارسالي با اطلاعات سيستم و دقت در نوع سابقه انتخابي، پارامترهاي ثبت شده و دوره آن و در چارچوب ضوابط و مقررات سازمان، عمليات مربوطه را با استفاده از كليد«اعمال» تاييد نموده كه در اين حالت موارد درخواستي در پايگاه سابقه لحاظ و قابل مشاهده خواهند بود . ۴۷- يك نسخه از فرم كاربرگ به همراه كليه اسناد مرتبط با ايجاد آن، نظير صورتجلسات كميته هاي احتساب سوابق و بررسي صحت سوابق(دستوراداري ۵۳۹‏/۵۰۰۰ مورخ ۲۱‏/۶‏/۸۸ و دستورالعمل۴۲ سوابق) و... مي بايست علاوه بر نگهداري در پرونده فني‏/ الكترونيك، در پرونده مطالباتي كارگاه (تا زمان توليد نرم افزار مربوطه) و در زونكني جداگانه بايگاني گردد. ۴۸- گروهي از سوابق توليد شده به صورت كلي كه براساس توافقنامه هاي ستادي پذيرفته شده (كاركنان بانك رفاه كارگران، راه آهن، ايران اير و شركت نفت و...) از طريق نرم افزار كاربرگ در پايگاه سوابق شعب اعمال شده اند. تذكر۱: واحدهاي متولي توليد سابقه (سيستم باجه دريافت و...) مي بايست ترتيبي اتخاذ نمايند تا حداكثر ۶ ماه پس از صدور اين دستورالعمل سيستم هاي مولد سابقه جهت اسناد فاقد سيستم مولد ايجاد گردد.ضمنا امكان اصلاح سوابق از طريق سيستم هاي توليد كننده سابقه نيز ميسر گردد. سوابق رانندگان ۴۹- سوابق رانندگان از نظر زمان و نحوه توليد به سه گروه قبل از ۱‏/۴‏/۱۳۷۲ ، از ۱‏/۴‏/۱۳۷۲ تا ۳۱‏/۶‏/۱۳۸۰ و بعداز ۳۱‏/۶‏/۱۳۸۰ تقسيم بندي مي گردد. ۵۰- در خصوص بررسي سوابق رانندگان قبل از ۱‏/۴‏/۱۳۷۲ در صورت وجود اعتراض به سوابق پرداخت حق بيمه، مدارك و مستندات بيمه شده مبني بر اشتغال و پرداخت حق بيمه به اداره كل نامنويسي وحسابهاي انفرادي ارسال گردد. سوابق رانندگان از ۱‏/۴‏/۱۳۷۲ تا ۳۱‏/۶‏/۱۳۸۰ ۵۱- واحد هاي اجرايي مي بايست فرآيند درخواست سوابق پرداخت حق بيمه رانندگان مربوط به بازه زماني ذكر شده را از طريق سامانه خدمات بين شعب ‏- سامانه استعلام سوابق رانندگان مبتني بر وب انجام دهند و اين مهم لازم است توسط آخرين شعبه محل بيمه پردازي صورت پذيرد . ۵۲- واحدهاي اجرايي موظفند در صورت مراجعه رانندگان و يا بازماندگان آنان و عدم آگاهي ازآخرين محل بيمه پردازي و يا شماره بيمه، با استفاده از سامانه هوشمند سوابق متمركز(سامانه خدمات بين شعب)، نسبت به ارائه اطلاعات بيمه اي و راهنمايي لازم در خصوص درخواست سابقه پرداخت حق بيمه رانندگان وفق ضوابط و مقررات جاري اقدام نمايند. ۵۳- واحد هاي اجرايي مكلفند به هنگام مراجعه متقاضيان سوابق پرداخت حق بيمه رانندگي با بررسي پرونده فني و ساير مدارك مرتبط نسبت به احراز شغل رانندگي در بازه زماني مربوطه اقدام و در صورت لزوم، درخواست سوابق پرداخت حق‌بيمه رانندگي براي بيمه شده اخذ و حتي الامكان از ارسال درخواست هاي غير ضروري و يا درخواست سابقه براي بيمه شدگاني كه فاقد سوابق پرداخت حق بيمه رانندگي مي باشند، خودداري گردد. ۵۴- در صورتي كه سوابق رانندگان قبلا طي مكاتبه با شركت مشاور مديريت و خدمات ماشيني تامين از طريق منوي سوابق ساير شعب (سوابق غير مكانيزه) در سيستم سبا ثبت گرديده مي بايست ابتدا از طريق وب سرويس مذكور نسبت به ثبت درخواست و دريافت سوابق اقدام، سپس سوابق قبلي را حذف نمايند (از طريق منوي سوابق ساير شعب ، سوابق قبلي از حالت استخراج و تاييد خارج گردد). ۵۵- تمامي درخواست هايي كه توسط واحدهاي اجرايي و از طريق سامانه موصوف ثبت گرديده اند به ستاد مركز (اداره كل نامنويسي و حسابهاي انفرادي) واصل و پس از كنترل و تطبيق شماره بيمه و اطلاعات هويتي مندرج در درخواست ها با اطلاعات موجود در بانك اطلاعات بارنامه ‏/ صورت وضعيت رانندگان، سوابق مرتبط نيز مورد بررسي وپالايش قرار گرفته و پس از رفع خطاها و مغايرت هاي احتمالي، سوابق پرداخت حق بيمه رانندگان به واحدهاي اجرايي ارسال مي گردد. در اين مرحله واحدهاي اجرايي مي بايست مطابق سيستم مربوطه نسبت به دريافت سوابق اعلام شده و بهره برداري از آن اقدام نمايند . نحوه رسيدگي اعتراض بيمه شدگان راننده دوره ۱۳۷۲‏-۱۳۸۰ناشي از صورت وضعيت مسافر و بارنامه به سوابق اعلام شده : ۵۶- در صورت اعتراض بيمه شده به سوابق اعلام شده، ارائه يك نسخه از اسناد بارنامه ‏‏/ صورت وضعيت هاي مسافربري كه در همان دوره به شعبه ارسال گرديده ، توسط بيمه شده الزامي بوده و بشرح ذيل اقدامات لازم انجام پذيرد : ۵۷- واحدهاي اجرايي مي بايست از وجود اسناد بارنامه ‏‏/ صورت وضعيت هاي مسافربري كه در مهلت مقرر و قبل از مهر ماه سال ۱۳۸۰ توسط موسسات حمل و نقل بار و مسافر به شعب سازمان ارائه گرديده و نسخه اي از آن نزد بيمه شده مي باشد (نسخه مخصوص رانندگان)، اطمينان حاصل نموده و سپس به منظور تطابق اسناد نزد بيمه شده و اسناد ارائه شده به سازمان (در مهلت مقرر قانوني)، نسبت به دريافت ريز اسناد از اداره كل نامنويسي و حسابهاي انفرادي اقدام نمايند. دقت شود كه اسناد ارائه شده مربوط به بازه زماني ۱‏‏/۴‏‏/۱۳۷۲ لغايت ۳۱‏‏/۶‏‏/۱۳۸۰ و تماما ممهور به مهر راننده، خوانا و غير مخدوش باشد. ۵۸- واحدهاي اجرايي پس از بررسي و تطابق اسناد ارائه شده توسط بيمه شده با اسناد نزد سازمان (صورت ريز اعلام شده توسط اداره كل نامنويسي وحسابهاي انفرادي از طريق سامانه مذكور) در صورتي كه مغايرتي از لحاظ تعداد اسناد و مبالغ حق بيمه هاي مندرج در اسناد مذكور مشاهده نشد، مراتب را به بيمه شده اعلام نمايند و ليكن چنانچه برخي از اسناد ارائه شده در همان دوره درسوابق بيمه شده منظور نشده باشد، مي بايست مراتب را از طريق ادارات كل استان ها به اداره كل نامنويسي وحسابهاي انفرادي منعكس تا وفق مقررات، اقدام لازم صورت پذيرد. ۵۹- در نهايت چنانچه محرز شود صورت وضعيت مسافر ‏/ بارنامه توسط راننده به شركت مسافربري ‏/ باربري پرداخت ليكن مراتب به سازمان تامين اجتماعي واصل نگرديده باشد موضوع از طريق دستورالعمل ۵۳۹‏/۵۰۰۰ مورخ ۲۱‏/۶‏/۸۸ قابل بررسي خواهد بود. مواردي كه در رسيدگي به فرآيند اعتراض بيمه شدگان راننده مذكور به سوابق اعلام شده مي بايست مد نظر قرار گيرد: ۶۰- ميزان كسر حق بيمه از هر بارنامه تا پايان سال ۱۳۷۳ براي كرايه حمل تا ۱۵۰،۰۰۰ ريال مبلغ ۲،۵۰۰ ريال و براي كرايه حمل ۱۵۰،۰۰۰ ريال و بالاتر، مبلغ حق بيمه معادل ۵،۰۰۰ ريال مي باشد. ۶۱- از تاريخ ۱‏‏/۱‏‏/۱۳۷۴ لغايت پايان طرح (۳۱‏‏/۶‏‏/۱۳۸۰) مبالغ حق بيمه معادل ۴ درصد كل هر بارنامه مي‌باشد. ۶۲- ميزان كسورات از هر صورت وضعيت مسافربري ۵ درصد كل صورت وضعيت مي باشد كه در صورت دو راننده بودن حق بيمه به صورت مساوي بين دو راننده تقسيم مي گردد . ۶۳- مبالغ حق بيمه مكسوره از بارنامه ها ‏‏/ صورت وضعيت هاي محاسبه شده مطابق بندهاي فوق، نسبت به دستمزد روزانه مصوب هر سال، تبديل به روز كاركرد و سابقه مي گردد. تبصره : لازم بذكر است مبالغ كسر حق بيمه مي بايست در همان دوره و با رعايت بخشنامه ها و دستورهاي اداري صادره به حساب سازمان واريز گرديده باشد. سوابق رانندگان بعد از ۳۱‏/۶‏/۱۳۸۰ : براساس قانون بيمه هاي اجتماعي حمل بار و مسافر بين شهري و ضوابط مربوطه اقدام مي گردد. تبديل سوابق جزيي (نرخ جزيي) ۶۴- درخواست تبديل سابقه جزيي به كامل مي بايست از سوي بيمه شده به واحد امور بيمه شدگان آخرين شعبه محل پرداخت حق بيمه ‏/ نزديك ترين شعبه محل سكونت ارائه گردد. ۶۵- اخذ درخواست تبديل سابقه پرداخت حق بيمه جزيي به كامل صرفا براي بيمه شدگان (صرفنظراز اينكه در زمان تقاضا بيمه پرداز باشند) وتا قبل از قرار گرفتن در رديف مستمري بگيران مجاز خواهد بود. ۶۶- پس از اخذ درخواست درصورتي كه سابقه جزيي بيمه شده درشعبه محل ارائه درخواست موجود باشد، مي-بايست بدوا واحد نامنويسي و حسابهاي انفرادي سابقه مورد نظر را (از طريق منوي حسابهاي انفرادي‏‏ ساماندهي سوابق‏‏‏-ثبت ليست با نرخ هاي جزيي) درسيستم ثبت و تاييد نموده تا متعاقب آن زمينه انجام ساير اقدامات مربوطه توسط واحد امور بيمه شدگان فراهم شود. ۶۷- چنانچه سوابق پرداخت حق بيمه جزيي بيمه شده مربوط به ساير شعب باشد (اعم از يك يا چند شعبه) واحد اموربيمه شدگان مي بايست بدوا مراتب را به واحد نامنويسي و حسابهاي انفرادي اعلام تا واحد اخيرالذكر سوابق جزيي را از ساير شعب درخواست نمايد. ۶۸- شعبه اي كه سوابق پرداخت حق بيمه جزيي در آن موجود است پس از دريافت استعلام سابقه مي بايست نسبت به اعلام سابقه جزيي بيمه شده بصورت غيرمكانيزه به شعبه درخواست كننده اقدام نمايد تا بر همين اساس امكان محاسبه مابه التفاوت حق بيمه دوره مربوطه به صورت غير مكانيزه توسط شعبه اخيرالذكر (محل ارائه درخواست بيمه شده) و ابلاغ آن فراهم گردد. ۶۹- درصورت پرداخت مبلغ مابه التفاوت ناشي ازتبديل سوابق جزيي به كامل در مهلت مقرر قانوني از سوي بيمه ‏- شده، شعبه محل ارائه درخواست كه نسبت به محاسبه و وصول مبلغ مابه التفاوت اقدام نموده است مي‌بايست مراتب را طبق فرم شماره دو بخشنامه مربوطه (پيوست شماره ۷) به شعبه اعلام كننده سابقه جزيي منعكس نمايد تا شعبه اخيرالذكر سوابق كامل شده را از طريق منوي حسابهاي انفرادي‏‏‏- ساماندهي سوابق–دفتر اسنادپرونده فني و با كد ۱۹ تحت عنوان «جزيي تبديل شده به كلي» با رعايت ضوابط ثبت اسناد ساماندهي قبل از مكانيزه در سيستم ايجاد و به شعبه محل ارائه درخواست متقاضي ارسال نمايد. چگونگي استخراج عناوين شغلي ۷۰- در صورت نياز به عناوين شغلي، كارشناس حسابهاي انفرادي موظف است پس از دريافت درخواست، گزارش عناوين شغلي بيمه شده را از سيستم اخذ و به واحد درخواست كننده ارجاع نمايد. بديهي است نحوه بررسي و رسيدگي به عناوين شغلي مذكور متعاقبا طي دستور العمل جداگانه ابلاغ خواهد گرديد. دفترتغيير وضعيت سابقه (فعال و غيركارا ) ۷۱- همان طوري كه در فصل تعاريف عنوان شد سوابق از نظر بهره برداري به دو نوع فعال و غيركارا (انواع وضعيت سوابق غير كارا به شرح جدول پيوست شماره ۸) تقسيم بندي مي گردند. به منظورتغيير وضعيت سوابق، دفتري به نام «دفتر تغيير وضعيت سوابق » طراحي گرديده كه گردش كار و عمليات آن بشرح ذيل مي باشد: ۷۲- در صورت ضرورت تغيير وضعيت سوابق از«غير كارا» به «فعال» لازم است درخواست مورد نظر توسط واحد ذيربط (با توجه به نوع بهره برداري) ثبت و تاييد وپس از تاييد معاون يا مسئول شعبه و حسب مورد تاييد اداره كل استان از طريق گزينه «اعمال»، سوابق تغيير وضعيت مي يابد. ۷۳- چنانچه سوابق بيمه شدگان به دلايلي مانند ارسال ليست خلاف ، سابقه غير واقعي و احراز موضوع مطابق ضوابط دستورالعمل ۴۲سوابق خارج از ضوابط و مقررات تامين اجتماعي تشخيص داده شود موضوع مي بايست تا تعيين تكليف نهايي ازطريق دستورالعمل ۴۲ سوابق در دفتر تغيير وضعيت سوابق از «فعال»به «غيركارا ناشي از تعليق سوابق» با ذكر دلايل مربوطه در قسمت «توضيحات» دفتر ثبت و تاييد و نهايتا توسط مسئول نامنويسي و حسابهاي انفرادي از طريق گزينه «اعمال» سوابق غيركارا گردد. ۷۴- غيركارا ناشي از تعليق: در مواردي كه مطابق ضوابط و مقررات نياز به حذف و يا اصلاح سوابق باشد لازم است صرفا تا صدور حكم مراجع قضايي و يا قطعيت حكم و تعيين تكليف آن، سوابق مذكور در زمره سوابق غير كارا ناشي از تعليق سوابق قرار گيرد .بديهي است واحدهاي اجرايي مكلفند در سريعترين زمان ممكن نسبت به تعيين تكليف اينگونه سوابق اقدام نمايند . ۷۵- امكان تبديل، تغيير و يا ادغام شماره بيمه و اصلاحات معمول براي سوابق غيركارا وجود ندارد. تذكر: باتوجه به اهميت وضعيت سوابق، واحدهاي اجرايي مي بايست دقت نظر لازم در تبديل وضعيت سوابق غير كارا به فعال را مد نظر قرار دهند. نكات مهم ۷۶- اصلاح وضعيت سوابق غيركارا ناشي از برقراري مستمري‏/ تعليق به فعال، مي بايست با مجوز اداره كل استان و ضبط مدارك در پرونده فني‏/ الكترونيك فرد صورت پذيرد. ۷۷- چنانچه در زمان بررسي و اعلام سابقه مشخص گردد سوابق بيمه شده اي كه قبلا مستمري بگير (بازنشسته، ازكارافتاده كلي و بازماندگان) شده، بنا بر دلايلي هنوز غيركارا نگرديده مي بايست بلافاصله نسبت به غيركارا نمودن آن اقدام گردد. ۷۸- نحوه بهره برداري و ثبت ريز دستمزد بيمه شدگان قبل از سال ۱۳۷۰ در اجراي بند «۲۰» يك هزار و دويست و سومين جلسه هيات مديره محترم مورخ ۲۱‏/۱۲‏/۱۳۸۹مصوبه شماره ۲۳‏/۲۰۱‏/۸۹۹۳۷۱ مورخ ۲۸‏/۱۲‏/۱۳۸۹ در مواردي كه ضرورت ايجاب نمايد (از جمله مستمري هايي كه نسبت به سنوات پرداخت حق بيمه برقرار مي گردد)، لازم است ريز دستمزد اين قبيل بيمه شدگان توسط واحد امور بيمه شدگان و بر اساس اسناد و مدارك مربوطه استخراج و مورد بهره برداري قرار گيرد. ۷۹- نظر به اينكه در سنوات گذشته و قبل از سيستم مكانيزه دريافت ليست پرداخت حق بيمه، برخي كارفرمايان كارگاه هاي دولتي به صورت ماهانه (۳۰ روز و ۳۱ روز در ۶ ماهه اول سال) نسبت به پرداخت حق بيمه كاركنان خود اقدام نموده اند چنانچه در برخي از ماهها به طور متناوب۳۰ يا ۳۱ روزه ليست ارسال نموده اند در صورت تمايل دستگاه به پرداخت مابه التفاوت حق بيمه براي ماه هايي كه صرفا اقدام به ارسال ليست به مدت ۳۰ روز نموده اند با ارائه مدارك از سوي دستگاه و متقاضي، رسيدگي به موضوع توسط واحد اجرايي بلامانع خواهد بود . ۸۰- اداره كل نامنويسي و حسابهاي انفرادي با همكاري اداره كل وصول حق بيمه و امور بيمه شدگان ظرف مهلت حداكثر يكسال نسبت به ايجاد سامانه حسابهاي انفرادي افراد اقدام نمايد. ۸۱- در اجراي ماده ۳۹ ق.ت.ا و الزام سازمان به رسيدگي به نقص يا اختلاف و يا هرگونه مغايرت در صورت مزد و حقوق ارسالي كارفرمايان، واحدهاي وصول حق بيمه و نامنويسي و حسابهاي انفرادي مكلفند ضمن هماهنگي نسبت به بررسي و كنترل ليست ها و سوابق ناشي از ليست هاي دريافتي اقدام نمايد. ۸۲- در راستاي اجراي بند ما قبل، ادارات كل مزبور مكلفند شيوه نامه مربوطه را متعاقبا تهيه و ارسال نمايند. فصل سوم شناسايي ،كنترل و احراز سوابق كنترل ها كنترل هاي توليد سابقه مي بايست در زمان توليد (سيستم هاي توليد كننده سابقه )، تغيير (سيستم هاي اصلاح سوابق) يا بررسي و تاييد سابقه جهت بهره برداري برروي سوابق بيمه شدگان صورت پذيرد. ۸۳- كنترل اطلاعات هويتي و تغييرات آن لازم است كنترل اطلاعات هويتي بيمه شدگان شامل نمايه هاي اصلي هويتي با لحاظ تغييرات و كدملي در زمان توليد، اصلاح، بررسي و تاييد سابقه مد نظر قرار گيرد. ۸۴- كنترل سند و سابقه با توجه به اينكه الزامي است به ازاي هر ركورد سابقه، سندي متناظر با آن وجود داشته باشد بديهي است براي هر نوع سابقه اي مي بايست مطابقت بين سند توليد شده با سابقه ايجاد شده برقرار باشد در غير اينصورت با توجه به نوع سند لازم است اقدامات ذيل صورت پذيرد : اگر نوع سابقه، ليست باشد مي بايست از طريق منوي پايگاه سابقه ‏‏‏/ پيمايش سند، اطلاعات لازم را وارد نموده و عمليات پيمايش را انجام داد اگر با اين اقدام سابقه ايجادي در سوابق خام بيمه شده مشاهده نگرديد لازم است با واحد توليد كننده سابقه مكاتبه گردد . چنانچه نوع سابقه، از نوع سند توليد سابقه انفرادي باشد مي بايست از طريق منوي سوابق ماهانه بيمه شدگان ‏‏‏/ پيمايش سند فردي سوابق، اطلاعات مورد نياز را وارد و عمليات پيمايش را انجام داد كه در اين مرحله نيز اگر در سوابق خام بيمه شدگان، سابقه مد نظر رويت نگردد مي بايست با واحد توليد كننده سابقه مكاتبه گردد. ۸۵- كنترل سن با سابقه و شغل اين كنترل مي بايست در زمان توليد، بررسي و تاييد سابقه مدنظر قرار گرفته و نسبت به بررسي احراز اشتغال و رابطه مزدبگيري بيمه شده اقدام گردد. ۸۶- كنترل نوع سابقه و نرخ مربوط به آن : با توجه به ماده ۲۸ قانون تامين اجتماعي و همچنين آيين نامه و بخشنامه ها، حق بيمه هاي دريافتي داراي نرخ‌هاي متفاوتي مي باشند لذا مي بايست نرخ پرداخت حق بيمه با توجه به نوع سابقه بررسي و كنترل و اصلاح گردد. (جدول نرخ پيوست) ۸۷- كنترل تغييرات سابقه در حال حاضر تغيير سابقه بيمه شدگان از دو طريق ۱‏- سيستم هاي توليد و اصلاح سابقه (تاييد ليست، اخذ مجوز و كاربرگ ) ۲‏- تغيير شماره بيمه امكان پذير مي باشد بنابراين در توليد و استخراج و يا بررسي و تاييد سابقه مي‌بايست كليه تغييرات مد نظر قرار گرفته ومدارك مرتبط با هر نوع تغيير، وفق فرايندهاي مربوطه در پرونده فني قابل رويت و مشاهده باشد. ۸۸- كنترل وضعيت سوابق (فعال و غيركارا ) همان گونه كه در تعاريف عنوان گرديد سوابقي كه به نحوي غيركارا گرديده اند غير قابل بهره برداري مي باشند بنابراين در زمان تغيير، بررسي و تاييد سوابق مي بايست وضعيت سوابق بررسي گردد. ۸۹- بررسي و كنترل تداخل هاي سابقه(مجاز يا غير مجاز) لازم است كنترل و بررسي تداخل و رفع همپوشاني در زمان توليد، بررسي و تاييد سوابق صورت پذيرد كه با توجه به نوع تداخل، روش هاي رفع آن متفاوت و بعضا بلامانع مي باشد (وفق ماتريس همپوشاني ) ۹۰- بررسي و كنترل سوابق اسناد پرونده فني لازم است سوابق مستند به اسناد پرونده فني مانند سوابق ايام بيماري، بارداري، سوابق منتقله، سربازي، فرم ۳ و ۸ اختياري و مشاغل آزاد و... در زمان توليد، بررسي و تاييد سابقه، با اسناد و فرم هاي مربوطه مطابقت و در صورت مشاهده هرگونه مغايرت، نسبت به اصلاح آن اقدام گردد . ۹۱- بررسي و كنترل سوابق مازاد سقف ماه وسوابق تكراري منظور از سوابق مازاد سقف ماه سوابقي است كه در يك ماه جمع آن از بازه تقويمي بيشتر باشد و سوابق تكراري سوابقي است كه يك سند سابقه با دو شماره سريال مختلف ثبت گرديده باشد كه براي اصلاح هر كدام مي بايست وفق مقررات، هر سند از طريق سيستم هاي اصلاح سابقه نظير كاربرگ يا اخذ مجوز ساماندهي يا پيمايش سند اقدامات لازم صورت گيرد. ۹۲- كنترل سوابق غيرقطعي در صورت مشاهده رديف هاي سابقه غير قطعي در گزارشات سوابق خام كه مربوط به سال هاي قبل از آخرين بيلان كارگاهي باشد لازم است مراتب از واحد وصول حق بيمه استعلام گردد. ۹۳- بررسي وكنترل توليد سوابق ناشي از اجراي راي ماده ۱۴۸قانون كار ، ادعاي اشتغال موضوع دستورالعمل ۵۳۹‏‏‏/۵۰۰۰ مورخ ۲۱‏‏‏/۶‏‏‏/۸۸ و دادنامه ۷۲۰ هيات عمومي ديوان عالي كشور مورخ ۳‏/۳‏/۱۳۹۰، آراء ديوان عدالت اداري و توافقنامه ها و مجوزات خاص كنترل مدارك و مستندات توليد سوابق از طريق اجراي آراي ماده ۱۴۸ قانون كار و يا كميته رسيدگي به ادعاي اشتغال بيمه شدگان و يا توافقنامه هاي صورت پذيرفته و مطابقت آن با فرايندهاي مقرر. ۹۴- بررسي وكنترل فرايندهاي ناقص (كاربرگ ناتمام، اخذ مجوز ساماندهي ناتمام) و ليست هاي تاييد نشده و يا از تاييد خارج شده در زمان بررسي و تاييد سابقه مي بايست فرايندهاي ناتمام توليد و اصلاح سابقه مد نظر قرار گرفته و وفق مقررات نسبت به تكميل آن اقدام گردد. ۹۵- بررسي و كنترل قراردادهاي بيمه شدگان اختياري و مشاغل آزاد و اطمينان از ثبت سوابق آنها جهت بررسي سوابق بيمه شدگان خاص يا بيمه شدگاني كه به صورت انفرادي و با عقد قرارداد، حق بيمه خود را به سازمان پرداخت مي نمايند الزامي است كه قراردادهاي منعقده در پرونده الكترونيك فني درج و دوره سوابق آنها نيز در سيستم به صورت كامل ثبت شده باشد در صورتي كه سوابق مذكور در سيستم ثبت نشده و يا به صورت ناقص و بعضا به اشتباه ثبت شده باشد مي بايست با واحد توليد كننده سابقه (واحد اموربيمه شدگان) مكاتبه گردد. ۹۶- بررسي وكنترل سوابق رانندگان و كارگران ساختماني چنانچه نوع سابقه ايجادي، مربوط به بيمه شدگان مذكور باشد مي بايست مدارك و مستندات لازم جهت عقد قرارداد‏/درخواست حسب مورد در بدو ورود، وفق دستورالعمل هاي مربوطه در پرونده فني درج شده باشد و چنانچه در سوابق آنها خلا مشاهده گردد ضروري است اخذ گردش حساب مربوطه وفق ضوابط مقرر در بخشنامه موضوعي مورد بررسي قرار گيرد. ۹۷- كنترل سوابق نامتجانس (كاركرد منفي و ايام بيماري دوره ۰۱‏/۰۴‏/۱۳۵۴ لغايت ۳۱‏/۰۳‏/۱۳۵۹) سوابق نامتجانس به سوابقي اطلاق مي شود كه طبق قانون امكان تعلق آن به بيمه شده وجود نداشته باشد نظير سوابق ايام بارداري براي بيمه شدگان مرد يا سوابق سربازي بعداز سال ۱۳۵۷ براي بيمه شدگان زن. ۹۸- بررسي و كنترل فواصل سوابق چنانچه بين سوابق ايجادي مانند ليست و ايام بيماري‏‏‏/ ليست و بيكاري و... فاصله رويت شود، مي بايست با توجه به نوع سند موجود در پرونده بررسي گردد . ۹۹- بررسي و كنترل تاريخ نامنويسي و تاريخ استخدام با توجه به فرم اظهارنامه و همچنين مستندات مربوط به اشتغال فرد(گواهي اشتغال و...) خصوصا سوابق قديمي جهت بررسي سوابق با توجه به تاريخ استخدام مندرج در اظهارنامه و مستندات موجود در پرونده فني، مي بايست طبق آدرس كارگاه مدنظر، شماره بيمه هاي ناشناس موجود بررسي و در صورت نياز مكاتبه با واحدهاي ذيربط در اين خصوص انجام شود . ۱۰۰- اصول كلي تلفيق سوابق بيمه شدگان در سطح يك كارگاه ۱‏-۱۰۰‏- عمليات تلفيق سوابق كارگاهي بايستي به صورت ماهانه باشد . ۲‏-۱۰۰‏- حاصل جمع سوابق تلفيقي درشش ماهه اول هر سال نبايد از ۱۸۶ روز (به ازاي هر ماه ۳۱ روز) و در شش ماهه دوم هر سال از ۱۸۰ روز (به ازاي هر ماه ۳۰ روز ) بيشتر باشد .در اسفند سال كبيسه ۳۰ و غير كبيسه ۲۹ روز كه در شش ماهه دوم در سال غير كبيسه ۱۷۹ روز خواهد شد . ۳-۱۰۰- چنانچه كاركرد بيمه شده در هر ماه مستند به ليست پرداخت حق بيمه كامل باشد، ديگر نيازي به تلفيق كاركرد مزبور با ساير سوابق نمي باشد. ۴-۱۰۰- در صورتي كه در يك ماه براي بيمه شده اي بيش از يك ليست در يك كارگاه ثبت شده باشد لازم است، روزهاي كاركرد با رعايت تاريخ ترك كار بيمه شده در ليستهاي ارسالي جمع جبري و سپس تلفيق گردد . ۵-۱۰۰- كليه سوابق توليد شده توسط سيستم هاي جاري در واحدهاي اجرايي، قبل از ذخيره شدن در فايل سوابق بيمه شدگان به صورت بازه تقويمي تجزيه مي شود . ۶-۱۰۰- براي هر بيمه شده بايستي ابتدا سابقه مستند به ليست يا مستند به فرمهاي ۱‏‏‏/۳ و ۶ مربوط به همان ماه مشخص و سپس با سوابق بيماري، بارداري، بيكاري و ... مربوط به همان ماه و همان كارگاه تركيب و جمع شود. ۷-۱۰۰- زمان تلفيق سوابق مستند به ليست ماهانه كارگاه، فرمهاي ۱‏‏‏/۳ و۶، سوابق مستند به پرونده فني بيمه شده (بيماري، بارداري، بيكاري و...) براي هر يك از بيمه شدگان پس از اتمام عمليات تجزيه سوابق هر يك از موارد فوق در كارگاه مورد نظر مي باشد . فصل چهارم : بررسي و تاييد سابقه بررسي و تاييد سابقه، به مجموعه اي از اقدامات شامل بررسي و كنترل ، شناسايي ، احراز و اعلام در جهت بهره برداري از سوابق اطلاق مي گردد كه انجام هريك از اين فرآيندها نياز به بررسي هاي تخصصي مختص به خود مي باشند كه بدون بهره برداري از سوابق ميسر نمي گردد. لذا با توجه به نقش، اهميت و تاثير مستقيم سوابق پرداخت حق بيمه در ارائه كليه خدمات سازمان از جمله تعهدات كوتاه مدت و بلند مدت، در زمان بررسي و تاييد سابقه (اعلام سابقه) مي بايست كنترل هاي مربوطه در حداقل زمان ممكن ( ۱۰ روز كاري ) صورت پذيرد. به همين منظور لازم است رعايت نكات ذيل مورد توجه كارشناسان و مسئولين حوزه نامنويسي و حسابهاي انفرادي قرار گيرد. ۱۰۱- انجام كنترل ها انجام كنترل ها نظير وضعيت سوابق ازنظر كارا وغيركارا، تداخل ها وهمپوشاني هاي مربوط به سوابق ايجاد شده و... (كه در بخش كنترل ها به تفصيل به آن پرداخته شد) بر روي كليه سوابق بيمه شده. ۱۰۲- شناسايي سوابق انجام فرايند شناسايي و بررسي و كنترل اطلاعات هويتي، تغيير شماره بيمه،تغيير هويتي، سوابق شماره هاي موقت و فرضي مطابق پيوست شماره ۹ اين دستورالعمل. ۱۰۳- احراز سوابق احراز سابقه به مفهوم انجام كليه عمليات بازرسي و تشخيصي براساس مدارك و مستندات (اظهارنامه نام نويسي، گواهي اشتغال، فرم ها و مكاتبات مربوط به سوابق و...) و يا بازرسي ها كه منتج به اطمينان از صحت سوابق و تعلق آن به بيمه شده مي باشد. تذكر۱:در صورت عدم احراز سوابق و اطمينان از عدم بهره برداري ( برقراري تعهدات كوتاه مدت و بلندمدت و ساير حمايت هاي قانوني) نسبت به تفكيك و نگهداري سابقه وفق ضوابط و مقررات (تفكيك سابقه بر اساس فرايند اصلاح سابقه ‏-تغيير شماره بيمه) اقدام گردد. تذكر۲:در صورت استفاده من غيرحق از سوابق وفق ضوابط و مقررات اقدام گردد. ۱۰۴- سامانه هوشمند متمركز سوابق به منظور بررسي و تاييد سوابق جهت برخورداري از حمايت هاي مقرر در قانون با قابليت بهره برداري برخط از سوابق (حذف درخواست، جمع آوري و انتقال سوابق بين شعب و...) سامانه هوشمند متمركز سوابق مجهز به كنترل هاي هوشمند سيستمي (بيش از ۲۰كنترل) طراحي و عملياتي گرديده كه گردش كار آن بصورت ذيل مي باشد: ۱۰۵- ‌ پس ازثبت درخواست بيمه شده درسامانه هاي متعامل با سامانه هوشمند متمركز سوابق(سامانه مستمري) ركوردي در دفتر درخواست تاييد سابقه ايجاد مي گردد. ۱۰۶- كارشناسان و مسئولين نامنويسي و حسابهاي انفرادي مي بايست پس از كنترل اطلاعات هويتي و مدارك و مستندات پرونده الكترونيك (پرونده فني) نظير فرم درخواست بازنشستگي، ريز سوابق بيمه شده را با استفاده از گزارشات متنوع سابقه (گزارش سوابق سال به سال، سوابق تلفيقي و تراكنشي ) به دقت بررسي نموده، با استفاده از راهنماي كاربران نسبت به تاييد درخواست طبق مراحل ذيل اقدام نمايند. ۱۰۷- با انتخاب گزينه بررسي و تاييد نرم افزار موجود در اين سيستم بطور هوشمند، سوابق بيمه شده در تمامي شعب را پردازش،كنترل نموده و نتيجه كنترل ها و اشكالات سابقه را (به صورت هشدار) گزارش مي نمايد. ۱۰۸- كارشناس نامنويسي و حسابهاي انفرادي مي بايست رديف هاي گزارش شده را به دقت بررسي نموده، در صورت عدم نياز به بررسي موضوع توسط ساير شعب (شعبه توليد كننده سابقه )، نسبت به تاييد كليه رديف ها اقدام و سپس درخواست را تاييد و در صورتي كه نياز به تاييد يا رفع اشكال توسط ساير شعب باشد نسبت به ايجاد ريز درخواست و تاييد آن اقدام نمايد. (درخواست مذكور پس از تاييد مسئول نامنويسي و حسابهاي انفرادي در كارتابل شعبه مذكور ايجاد مي گردد). تذكر: در صورتي كه برخي از سوابق مورد ادعاي بيمه شده در ريز سوابق مشاهده نگرديد، كارشناس نامنويسي و حسابهاي انفرادي مي بايست در بخش ريز درخواست، نسبت به ثبت درخواست جديد جهت شعبه مربوطه اقدام نمايد. ۱۰۹- شعبه توليد كننده سابقه(شعبه مقصد)، درخواست شعبه مبدا را بررسي نموده، حسب مورد نسبت به تهيه پاسخ مطابق راهنما اقدام و در صورت نياز به مستندات بطور سيستمي با شعبه مربوطه مكاتبه مي نمايد. لازم به ذكر است در صورتي كه درخواست مربوط به اشكالات سابقه باشد مي بايست طبق فرايندهاي جاري نسبت به رفع آن اقدام گردد. ضمنا در صورت عدم رفع اشكال سيستم اجازه مختومه نمودن درخواست را نمي دهد. ۱۱۰- مسئول نامنويسي و حسابهاي انفرادي(مسئول حسابهاي انفرادي) پس از بررسي سوابق و مطابقت آن با مدارك و مستندات، حسب مورد نسبت به تاييد يا بررسي مجدد اقدام و سوابق در واحد درخواست كننده سابقه قابليت بهره برداري را خواهد داشت. تذكر: به منظور لزوم نظارت وكنترل هر چه بهتر و حصول اطمينان از صحت سوابق بيمه شده، مي بايست در زمان بررسي و تاييد سابقه ( اعلام سابقه) ضمن انجام كليه اقدامات لازم جهت جلوگيري از بروز هرگونه خطا و اشتباه (عمدا يا سهوا)، همواره كنترل هاي لازم توسط كارشناسان ومسئولين ذيربط مد نظر قرار گرفته و به كنترل هاي سيستمي و گزارشات آن اكتفا نگردد. اين دستورالعمل ضمن بازنگري در مفاد دستورالعمل هاي شماره ۲۷ ساماندهي به شماره ۱۱۱۵۷۳‏/۲۰۴۴ مورخ ۸‏/۱۱‏/۱۳۸۵ ،۳۴ ساماندهي به شماره ۱۲۵۵۳۱‏/۵۰۰۰ مورخ ۲۸‏/۱۱‏/ ۱۳۸۶، ۳۶ ساماندهي به شماره ۴۱۸‏/۵۰۱۱ مورخ ۹‏/۷‏/۱۳۸۷، ۳۷ انتقال مكانيزه به شماره ۶۲۵۵‏/۵۰۱۱ مورخ ۲۵‏/۱۱‏/۱۳۸۹، ۱‏/۳۷ انتقال مكانيزه به شماره ۱۱۶۲‏/۹۲‏/۵۰۱۱ مورخ ۱۶‏/۴‏/۱۳۹۲،۴۰ سوابق به شماره ۵۸۵‏/۹۲‏/۵۰۱۱ مورخ ۵‏/۳‏/۱۳۹۲، ۴۱ ساماندهي به شماره ۵۸۶‏/۹۲‏/۵۰۱۱ مورخ ۵‏/۳‏/۱۳۹۲، ۱‏/۴۱ساماندهي به شماره۲۱۹۰‏/۹۳‏/۵۰۱۱مورخ۹‏/۷‏/۱۳۹۳، ۶ خدمات نوين (رانندگان)به شماره۱۱۵۷۲‏/۹۴‏/۱۰۰۰ مورخ۳‏/۱۱‏/۱۳۹۴ تهيه شده كه از تاريخ صدور جايگزين دستورالعمل هاي مذكور مي گردد. مسئول حسن اجراي اين دستورالعمل مديران كل، معاونين، روساي اداره نامنويسي و حسابهاي انفرادي، امور بيمه شدگان، مستمري ها و وصول حق بيمه ادارات كل استان ها، روسا ، معاونين و مسئولين ذيربط در شعب و شركت مشاور مديريت و خدمات ماشيني تامين مي باشد. مصطفي سالاري