در بايگاني اوراق

طبق گزارشي كه به وزارت دادگستري رسيده است مأمورين بايگاني كه مسئول نگاهداري پرونده ها مي باشند و همچنين منشيان در موقعي كه برگهاي مربوط به پرونده به آنان تسليم مي شود قواعدي را كه براي حفظ برگها از قبيل رونوشت اسناد و لوايح طرفين احضار و اخطار و غيره لازم مي باشد رعايت نمي نمايند و به اين جهت غالباً پرونده ها بي نظم و ممكن است به سهولت برگهاي پرونده عمداً از بين برود چون فقدان برگهاي قطعاً سبب تأخير رسيدگي و احياناً متضمن خسارت اطراف دعوي خواهد شد لزوماً رعايت مراتب زير مقرر و ابلاغ مي شود برگهايي كه به دفتر دادگاه و شعب بازپرسي و دادسراها داده مي شود بايد با رعايت ترتيب از حيث تاريخ ورود در دفتريكه براي ثبت آنها معين است ثبت و فوراً خصوصيات آنها با قيد اينكه از كجا رسيده است و چند شماره مي باشد با تاريخ در لفاف پرونده از طرف بايگان فهرست شود بطوريكه هيچ پرونده بدون فهرست برگهاي مربوط در لفاف آن به دادگاه يا شعب بازپرسي يا مرجع ديگري كه بايد نسبت به آن اقدام نمايد فرستاده نشود نسبت به برگهايي كه مستقيماً به مراجع مزبور تسليم مي شود بايد پس از وصول پرونده به دفتر دستور فوق از طرف بايگان اجراء شود منشي دادگاه و يا شعب بازپرسي و هر مرجع ديگري كه پرونده براي اقدام به آنجا فرستاده شده است مكلف است خصوصيات برگهايي را كه در آن موقع تسليم مي شود و يا مربوط به جلسه و قبلاً تسليم دفتر و پيوست پرونده شده است در صورتمجلس با قيد تاريخ هر برگ و شماره آن (اگر داراي شماره باشد) قيد نمايد بطوريكه صورتمجلس كاملاً حاكي از وصول هر نوع برگ به مراجع رسيدگي بوده باشد كه در صورت فقدان اشكال در رسيدگي از اين جهت فراهم نيايد آقايان رؤساء دادگاه ها و دادستانها مراقب اجراء اين دستور بوده و در هر مورد كه بي ترتيبي در نگاهداري برگهاي منظور مشاهده نمايند مكلف خواهند بود كه چگونگي را با ذكر اسم مسئول به اداره بازرسي اداري گزارش دهند.

وزير دادگستري