بخشنامه بانك كشاورزي درخصوص ارزيابي مستقل استقرار نظام كنترل هاي داخلي

بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران بر اساس استانداردهاي بين المللي در زمينه نظام كنترل هاي داخلي و سند چهارچوب سيستم كنترل داخلي براي بانك ها، دستورالعمل حداقل الزامات ناظر بر استقرار نظام كنترل هاي داخلي در مؤسسات اعتباري را تدوين و طي بخشنامه ۳۱۸۹۴۹/۰۲ مورخ ۲۷/۱۲/۱۴۰۲ به مؤسسات اعتباري ابلاغ و به نظارت دقيق بر حسن اجراي آن تأكيد نمود. لذا به منظور جلوگيري از اعمال مجازات هاي مقرر در قوانين و مقررات (ماده ۶۱ دستورالعمل) اهم احكام و وظايف واحدهاي بانك در ارتباط با مديريت حسابرسي داخلي به شرح ذيل براي اطلاع و اقدام ابلاغ مي گردد:

تعاريف:

1 - نظام كنترل هاي داخلي يك فرايند مستمر و پويا بوده و همواره بايد كارايي و اثربخشي آن توسط خود مجريان (واحدهاي عملياتي) مورد بررسي قرار گرفته و راهكار مناسب جهت ارتقاي آن ارائه گردد.

2 - لايه اول: تمامي اركان بانك به غيراز واحدهاي حاكميت شركتي كه مسئوليت كسب وكار و عمليات بانك را توأم با مديريت ريسك و استقرار نظام كنترل داخلي مناسب بر عهده دارند و امكان فعاليت بانك، بدون اين واحدها ميسر نبوده و آنان صاحبان اصلي فرايندهاي كسب وكار و ريسك هاي مرتبط هستند.

3 - لايه دوم: واحدهاي مديريت ريسك و تطبيق كه نحوه مديريت ريسك ها و رعايت قوانين و مقررات (تطبيق) توسط لايه اول را پايش و نظارت نموده و گزارش هاي مربوط به مخاطرات كنترل نشده و عدم رعايت قوانين و مقررات را به كميته هاي مربوطه، هيئت مديره و لايه سوم (حسابرسي داخلي) گزارش مي نمايند.

4 - لايه سوم (واحد حسابرسي داخلي) كه به صورت مستقل اطمينان بخشي لازم در زمينه كفايت اثربخشي و كارايي راهبري عمليات، مديريت ريسك (شامل كنترل داخلي) و رعايت قوانين و مقررات را در حمايت از دستيابي بانك به اهداف و نيز ارتقا و بهبود آن ، به كميته حسابرسي و هيئت مديره گزارش مي نمايد.

5 - لايه چهارم: واحدهاي نظارتي برون سازماني (بانك مركزي، حسابرس مستقل و...)

وظايف لايه هاي اول و دوم در قبال مديريت حسابرسي داخلي:

1 - براي استقرار صحيح نظام كنترل هاي داخلي، حوزه كسب وكار بايستي در چهارچوب ماده ۲ دستورالعمل، سطوح و نحوه تعاملات تمامي لايه هاي دفاعي به شرح بند ۱ را مورد بازنگري، طراحي مجدد و به روزرساني قرار داده و حداكثر ظرف مدت شش ماه به كليه واحدهاي بانك ابلاغ نمايد.

2 - در راستاي اهداف گزارشگري، تمامي واحدهاي لايه اول و دوم ملزم به ارائه اطلاعات مفيد و سودمند براي افزايش آگاهي، اتخاذ تصميم هاي صحيح توسط ذي نفعان از طريق تهيه و ارائه گزارش هاي مالي و غيرمالي (به موقع، قابل اتكا، مربوط، قابل فهم و شفاف) درون و برون سازماني بوده و هم زمان بايستي نسخه اي از آن ها را براي ارزيابي مستقل به مديريت حسابرسي داخلي (لايه سوم) ارائه نمايند.

3 - لايه هاي اول و دوم در راستاي پاسخگويي در قبال مسئوليت كنترل داخلي خود، بايستي ضمن همكاري لازم، اطلاعات موردنياز لايه سوم (حسابرسي داخلي) را به موقع تهيه و ارائه نمايند.

4 - در راستاي ماده ۵۰ دستورالعمل، واحدهاي سازماني و افراد مسئول اجراي كنترل هاي داخلي موظف اند، گزارش موارد عدم رعايت كنترل هاي تعريف شده را در مقاطع زماني (حداكثر سه ماهه) به مديريت حسابرسي داخلي ارائه نمايند.

5 - در راستاي ماده ۲۱ دستورالعمل، واحد مديريت ريسك بايستي نتايج حاصل از ارزيابي ريسك تقلب را براي بهره برداري در طراحي و اجراي برنامه حسابرسي و پيگيري و نظارت لازم، بلافاصله در اختيار مديريت حسابرسي داخلي بانك قرار دهد.

وظايف تعيين شده براي مديريت حسابرسي داخلي:

1 - مديريت حسابرسي داخلي بايستي طبق برنامه عملياتي مصوب، نسبت به ارزيابي مستقل اثربخشي و كارايي نظام كنترل هاي داخلي بانك اقدام و اطمينان بخشي لازم را به هيئت مديره بانك و كميته حسابرسي گزارش نمايد.

2 - برنامه عملياتي ساليانه مديريت حسابرسي داخلي مبتني بر ريسك و با اولويت اهداف راهبردي مصوب هيئت مديره خواهد بود و در صورت تغيير اهداف، اجزا و سطوح نظام كنترل داخلي آن اصلاح و به روز رساني خواهد شد.

3 - در راستاي اجراي ماده ۱۱ دستورالعمل، مديريت حسابرسي داخلي براي تهيه و ارائه گزارش هاي اطمينان بخشي، دسترسي مستقيم به هيئت مديره و اعضاي كميته حسابرسي خواهد داشت.

4 - مديريت حسابرسي داخلي موظف است گزارش موارد با اهميت عدم اجراي صحيح فعاليت هاي كنترلي مرتبط با اجراي سياست ها، خط مشي ها و رويه هاي اجرايي مصوب هيئت مديره را در مقاطع زماني سه ماهه به كميته حسابرسي ارائه نمايد (ماده ۵۲).

5 - مديريت حسابرسي داخلي موظف است، نقاط ضعف كنترل هاي داخلي را تحت عنوان گزارش يافته ها به مسئولين واحدهاي عملياتي و هيئت عامل بانك ارائه نموده و پاسخ و اقدامات اصلاحي آنان را در خصوص رفع نواقص و ضعف ها مستندسازي و در صورت عدم رفع نواقص و ضعف ها، مراتب را به كميته حسابرسي گزارش نمايد (ماده ۵۴).

6 - مديريت حسابرسي داخلي در صورت بروز تقلب و سوءاستفاده از دارايي ها، مراتب را به واحد مديريت ريسك گزارش و واحد مذكور موظف است موضوع را در فرايند مديريت ريسك عملياتي مدنظر و مورداستفاده قرار دهد تا از بروز مجدد تقلب و سوءاستفاده مذكور ممانعت به عمل آيد (ماده ۵۵).

وظايف تعيين شده براي كميته حسابرسي:

1 - نظارت بر اثربخشي نظام كنترل هاي داخلي در خصوص گزارشگري مالي، ارزيابي ريسك ها و بررسي ناكارآمدي هاي قابل توجه و ضعف هاي با اهميت آن.

2 - ارزيابي عملكرد مديران در زمينه موضوعات با اهميت كنترل هاي داخلي و اقدامات اصلاحي.

3 - ايجاد ارتباط صحيح و مؤثر في مابين بخش هاي مختلف بانك و مديريت حسابرسي داخلي.

4 - نظارت بر كيفيت گزارشگري ها (اعم از مالي و غيرمالي) و افشاء اطلاعات.

5 - تعامل با بانك مركزي و حسابرس مستقل.

وهب متقي نيا